Projektkostnadshantering: vad du behöver veta och göra

Projektkostnadshantering sätter ofta människor av. Det känns komplicerat och har den mystiska luften av matematisk magi och trolldom. Men det finns lite din projektsponsor, din klient eller deras finansdirektör bryr sig om mer än din budget och hur nära du kan hålla fast vid det.

Projektkostnadsövergångar är vanliga.

men detta är inte en orsak till en defeatistisk attityd.

Nej. Istället måste du agera med beslutsamhet för att förstå projektkostnadshantering och implementera alla verktyg till ditt förfogande för att kontrollera kostnader och ta in dina utgifter för budget.

när Projektkostnadshantering är viktigt

vi vet att projekt har olika prioriteringar – bäst förstås genom Järntriangeln av tid, kostnad och kvalitet. Vissa projekt handlar om att leverera ditt räckvidd till en absolut uppsättning kvalitetsstandarder. Och andra har en absolut fast tidsfrist som gör schemat till deras väsentliga prioritet.

men för vissa projekt kan kvaliteten böjas lite och tidsskalor kan glida om de måste. Det som inte är förhandlingsbart är budgeten. När du är inställd måste du respektera det och leverera till det.

så, i den här artikeln kommer vi att titta på:

  • vilken projektkostnadshantering är
  • din ’Projektkostnadshanteringsplan’
  • fastställa dina kostnader – processerna för uppskattning och budgetering
  • styrningsöverväganden för projektkostnadshantering
  • övervakning och kontroll av projektutgifter
  • skräddarsy din projektkostnadshanteringsprocess

så, få set. Vi har mycket att täcka.

TL;DR titta på en Video istället

Vad är Project Cost Management?

Projektkostnadshantering

Projektkostnadshantering är en process som har två principkomponenter:

  1. uppskatta och planera kostnader och skapa en projektbudget från dem
  2. övervakning och kontroll av projektutgifter för att följa din budget

dessa komponenter visas i vilken metod eller metod du väljer för ditt projekt. I vilken utsträckning du kommer att tillämpa dem kan dock variera. Till exempel tar många Agila projektledningsmetoder en mycket lätt beröring när det gäller kostnadsberäkning och planering.

alla större projektledningsmetoder bör ta itu med Projektkostnadshantering

Projektledningsinstitutets (PMI: s) Projektledningsorgan (PMBOK-guiden) har länge haft Projektkostnadshantering som ett av sina tio kunskapsområden (eller KAs). Det var en av de ursprungliga 9 KAs i den första upplagan. Det kan ändras med publiceringen av den 7: e upplagan av PMBOK-guiden.

den 7: e upplagan av APM Body of Knowledge är mer en pekare till vad du behöver lära dig än en referenskälla. Men i avsnitt 4.8.2 hittar vi kostnadsplanering. APMBoK hoppar dock i stor utsträckning över hela ämnet kostnadskontroll-spara för en passande hänvisning till Earned Value Management (EVM). Mer om EVM senare.

med sitt starka fokus på projektstyrning finner jag PRINCE2 chockerande och beklagligt lätt på ämnet kostnadshantering. Det visas i guiden för den första av de 7 PRNCE2-teman: Business Case. PRINCE2 har dock lite att säga om hur man utför ekonomisk och kostnadshantering. Detta är till och med i omfattningen av dess frånvaro från ordlistan!

det finns få sätt på vilka jag tror att PMBOK-guiden utmärker sig över liknande metodguider. Detta är dock en. Och jag hoppas att PMI hittar ett sätt att behålla allt bra innehåll, när det svänger till vad jag förväntar mig att vara en radikalt annorlunda PMBOK 7.

PMBOK 6 delar Projektkostnadshantering i fyra processer

den 6: e upplagan av PMBOK-guiden har 4 processer inom kunskapsområdet Projektkostnadshantering.

  1. planera kostnadshantering
    som vi ska titta på nästa
  2. uppskatta kostnader
    som vi ska titta på tillsammans med…
  3. Bestäm Budget
  4. kontrollkostnader
    som faktiskt täcker övervakning, kontroll, rapportering och svar på kostnadsvariationer och de problem som länkar till dem

jag ser projektkostnadshantering som en huvudprocess, som du skulle dokumentera i din projektkostnadshanteringsplan. Detta anger ’regler för vägen’ för hur du ska etablera och hantera dina projektkostnader. Det är ett av två primära kontrolldokument för de ekonomiska aspekterna av ditt projekt – tillsammans med ditt affärsfall. Vi har också en stor guide till projektet Business Case.

din Projektkostnadshanteringsplan

om ditt projekt kommer att spendera betydande mängder av någon annans pengar måste du visa att du kan:

  • ge dem en klar uppfattning om hur mycket de behöver för att begå
  • kontrollera hur mycket av sina pengar du spenderar
  • konto för att utgifterna

din Projektkostnadshanteringsplan anger allt detta. Du kan betrakta det antingen som en del av din projekthanteringsplan eller som ett tillhörande dokument. Hur som helst måste du se till att alla aspekter integreras väl och är helt konsekventa.

vad du ska inkludera i din Projektkostnadshanteringsplan

här är några av de saker som ska inkluderas:

budgetering och uppskattning

resultatet från detta är en kostnadsplan. Detta är det ekonomiska komplementet till ditt projektschema.

  1. de grundläggande mätbara kvantiteterna som du kommer att använda för att budgetera och sedan spåra kostnader inkluderar:
    1. kontanter
    2. tid för människor
    3. vikter, längder, områden och volymer för material
  2. grunden för hur du kommer att uppskatta olika aspekter av kostnaden. Detta måste inkludera:
    1. hur mycket noggrannhet du behöver
      se avsnittet om att skräddarsy din projektkostnadshanteringsprocess nedan)
    2. storleken på dina uppskattningar
      Enpunktsuppskattningar är dålig praxis på stora projekt)
    3. konfidensnivåer
      dessa kommer att länka till hur breda dina intervall är
    4. kanske till och med de precisionsnivåer som du kommer att uttrycka dina uppskattningar med.
  3. Bank, upplåning och valutapolitik (forex) och processer
  4. hur projektet kommer att finansieras och mekanismen för att begära och dra ner finansiering

övervakning och kontroll

resultatet från detta är en uppsättning processer och procedurer för hur du kommer att hålla fast vid din budget – eller återställa situationen vid tryck på din budget.

  1. hur du kommer att övervaka dina utgifter
  2. variansnivån (eller avvikelse från baslinjebudgeten-PMBOK Guide hänvisar till dessa som ’Kontrolltrösklar’ eller ’Varianströsklar’) du tillåter innan:
    1. rapportera variansen
    2. vidta korrigerande åtgärder
  3. hur du planerar att mäta projektprestandanivåer
  4. din rapporteringsprocess – när, hur ofta, till vem och i vilket format

något annat…

du vill också lägga till i allt annat ditt Projektledningskontor (PMO), din projektstyrelse eller din projektsponsor ber dig att inkludera

fastställa dina kostnader: uppskatta och budgetera

PMBOK-guiden har två processer:

  1. uppskatta kostnader
  2. Bestäm Budget

men dessa är så djupt sammanflätade att jag föredrar att tänka på dem tillsammans. Det är inte alltid klart hur man fördelar ett verktyg eller en metod till en eller annan av dessa processer.

lyckligtvis har vi redan publicerat en annan av våra stora guider för att uppskatta: det är ett stort och viktigt ämne. Ta en titt på det: Projektuppskattning: behärska verktygen och teknikerna.

du kanske också gillar:

  • 3 sätt att producera din nästa projektbudget
  • allt du behöver veta om Project Business Case

och följande videor:

  • hur man beräknar projektkostnader
  • Tryck för att minska din projektbudget
  • Project Business Case: Skriv ett effektivt projektförslag

varför du behöver en Budget

resultatet av uppskattning och budgetering kommer att vara en Budget som anger dina baslinjekostnader. Du kommer att använda detta som grund för:

  • slutföra ditt affärsfall och investeringsbedömning
    (för mer information, se länkarna i den orange rutan ovan)
  • bestämma ditt finansieringskrav
  • vinnande godkännande
  • inramning av eventuella kontraktsförhandlingar
  • kontroll av kostnader
  • rapportering om kostnadshantering
  • bestämning av framgångsåtgärder för ditt projekt, efter avslutad

uppskattning och budgetering görs bäst uppgift för uppgift. För varje uppgift skapar du en uppskattning och sedan en budgetfigur för varje kostnadsklass.

så du behöver ett rutnät (kalkylblad som Excel, Numbers eller Google Sheets är perfekta) med en lista över uppgifter längs sidan och en lista över kostnadskategorier längst upp.

vägledande projektbudget kalkylblad

ta en titt på vår artikel: 3 sätt att producera din nästa projektbudget.

uppgifter

den bästa källan till din uppgiftslista är din arbetsfördelningsstruktur* (WBS). Genom att lägga till kostnader för varje uppgift skapar du en Kostnadsfördelningsstruktur.

fördelen med detta tillvägagångssätt är att när du flyttar in i leveransstadiet kommer du att kunna spåra utgifter per uppgift och jämföra det direkt med budgeten.

* Observera att jag lärde mig min projektledning i Storbritannien. Här innehåller en WBS ’arbete’ – det vill säga uppgifter eller aktiviteter. I USA, till exempel, en WBS bryter ner arbetet i produkter. Detta tillvägagångssätt kommer också att fungera som grund för din budget, men är mer komplex, så ofta bidrar många uppgifter till leveransen av en eller flera produkter. Så detta tillvägagångssätt kräver ofta både aggregering av uppgiftskostnader till produktnivå och uppdelning av ackumulerade kostnader mellan flera uppgifter.

förhållandet mellan produkter och uppgifter

kostnadskategorier

typiska kostnadskategorier inkluderar:

  • tidskostnader för:
    • entreprenörer och konsulter på timpriser
    • organisationens personal, om du behöver redogöra för det (det är klokt att)
  • materialkostnader
    dessa uttrycks vanligtvis som en enhetskostnad multiplicerad med antalet enheter
  • hyra och leasingkostnader för utrustning och ibland anläggningar
  • andra direkta kostnader, såsom:
    • resor
    • utskrift
    • inköp av utrustning
  • skatter på varor och tjänster som inte kan återvinnas direkt, eller för vilka det kan finnas en betydande försening (t. ex. från andra internationella handelsblock)

indirekta kostnader

du kan också behöva inkludera indirekta kostnader som endast delvis kan hänföras till ett specifikt projekt. Vanliga exempel inkluderar:

  • lokalkostnader
  • programvarulicenser
  • kontorsutrustning
  • telekomavgifter
  • försäkringar
  • bankkostnader
  • allmänna administrativa kostnader

osäkerhetsfaktorer att överväga

när du förbereder dina uppskattningar och budget kommer det att finnas många osäkerheter. Viktiga att komma ihåg är:

  • Inflation och materialkostnadsförändringar
    …särskilt på internationellt handlade råvaror som järn och stål
  • valutakurser
    …om du köper varor och tjänster från utlandet
  • betydande risker
    …som väder, händelser, politiska
  • tid och material (T&m) kontrakt har stora osäkerheter jämfört med fastkostnadsavtal. Ta en titt på vår korta video: ett fast Priskontrakt för ditt projekt: Fördelar och nackdelar

ditt svar på dessa typer av osäkerhet är att lägga till beredskapsbelopp till din budget. PMBOK-guiden kallar detta ’reserver’.

Projektanskaffning

en viktig del av projektkostnaderna kommer alltid från inköpta material, tillgångar, Personal och tjänster. Så, en nära allierad disciplin för Projektkostnadshantering är Projektanskaffningshantering.

faktum är att detta är en annan av 10 Knowledge Aress i den 6: e upplagan av PMBOK Guide. Så, självklart, vi har en av våra stora guider för dig:

  • Project Procurement Management

och ta också en titt på vår video, ett fast Priskontrakt för ditt projekt: fördelar och nackdelar.

styrning av projektutgifter

PMI: s PMBOK-Guide är svag när det gäller styrning hela tiden. Så det är liten överraskning att det inte har något (som jag kan hitta) att säga om styrningen av Projektkostnadshantering.

oj!

men som alltid har den brittiska regeringens PRINCE2-metodik styrning som en viktig styrka och pekar oss i rätt riktning.

Financial Review

klart ditt projekt styrelse och Sponsor har en avgörande roll att spela i övervakningen av dina utgifter. Det bör vara på Projektstyrelsens ständiga agenda att granska budgetrapporteringen, och jag föredrar att se till att en medlem av projektstyrelsen har tillräckliga ekonomiska färdigheter för att kompetent övervaka och ge råd till Styrelsekollegor om den ekonomiska situationen. För ett betydande projekt (när det gäller utgifter, profil eller risk) föreslår jag att detta måste vara någon med ekonomisk kvalifikation.

Senior Financial Officer Roll

vissa brittiska statliga projekt utser en Senior Finance Officer (SFO) till de största projekten. Dessa utför samma nivå av tillsyn och har samma nivå av ansvarsskyldighet som Senior Responsible Officer (SRO – i stort sett sponsorn), men inom området för projektets ekonomi. I andra modeller är SFO en rådgivare för att stödja SRO. Jag rekommenderar att du noggrant överväger dessa typer av modeller. Särskilt om ditt projekt har stora utgifter och betydande risk eller profil.

Observera att SFO-rollen inte uttryckligen nämns i PRINCE2-publikationer.

Stage Gates

det andra enormt värdefulla bidraget till finansiell styrning som PRINCE2 mandat är genom Gateway-granskningsprocessen. Detta används också i icke-PRINCE2-projekt, så det är väl värt att överväga.

här kan du länka Stage-Gate-processen direkt till frisläppandet av finansiering till projektet. Trancher av budgeterad finansiering kan endast släppas för utgifter för framgångsrikt slutförande av en stage-gate-granskning och godkännande av granskningsgruppen eller projektstyrelsen. Du hittar att vi har en fullängdsartikel om projektstadiet-Gate – processen-och varför det kommer att göra dig till en bättre projektledare.

övervakning och kontroll av utgifter

det här är dina aktiviteter för att hålla ditt projekt på budget.

övervakning

spåra faktiska utgifter mot din budget. Helst, gör detta så nära realtid som möjligt. Ju mer ditt projekt spenderar, desto oftare behöver du övervaka.

kontroll

att vidta korrigerande åtgärder är att utgifterna ser ut att överstiga budgeten eller redan har gjort det.

övervaknings-och kontrollverktyg

för de flesta små projekt, om jag är ärlig, kommer ett kalkylblad att göra! Men detta tillvägagångssätt är full av risker. Om du leder ett större projekt behöver du ett verktyg byggt för jobbet.

denna typ av verktyg kallas ett Projektledningsinformationssystem (eller PMIS – var försiktig med hur du säger Det!). Det finns många sorter.

  • fristående verktyg för ekonomisk förvaltning, byggd för projektmiljön
  • Projektledningstillägg till enterprise financial management tools (som Oracle, Sage eller SAP)
  • omfattande Projektplanerings-och övervakningsverktyg som kan hantera project financial reporting

vad en PMI behöver göra

det är vägen (vägen, sätt) utöver omfattningen av denna artikel för att granska alternativen där ute. Men för projektkostnadshantering behöver du ett verktyg som kan:

  • samla
  • spela in
  • spara säkert
  • Sortera
  • analysera
  • presentera
  • Förbered rapporter om

alla dina finansiella data. Och helst kommer det att vara lätt att använda och integrera bra med andra viktiga projektledningssystem och processer du använder.

Earned Value Management (EVM)

ett annat ämne som ligger utanför ramen för denna artikel är Earned Value Management (EVM) – ibland känd som EVA (Earned Value Analysis). Detta är en kraftfull verktygslåda för att analysera budget och schema prestanda, och deras avvikelser mot varandra. Det låter dig också projicera trender och beräkna prognoser till slutförande.

för mer information om Earned Value management, Vi har du täckt med vår Earned Value Primer: grunderna i EVM. Detta täcker praxis att använda Earned Value Analysis (EVA) på ditt projekt och alla matematiska formler du behöver veta.

TCPI

en särskilt allmänt använd siffra är To-Complete Performance Index (TCPI). Detta är ett mått på hur den återstående budgeten jämfört med det arbete du fortfarande behöver göra. Ett antal större än 1 betyder att du har mer budget än vad du förväntade dig när du förberedde din budget. Om det är mindre än en, måste du skapa besparingar genom att arbeta mer effektivt eller ekonomiskt än du planerat.

trendanalys och prognoser till slutförande

oavsett vilken metod du använder kan du behöva förbereda en bedömning av dina utgifter genom tiden. Detta kommer att ge dig en trend, från vilken du måste förutse utgifterna. Om din beräknade kostnad vid slutförandet överstiger din budget, du har två val:

  1. korrigerande åtgärder för att åtgärda dina överutgifter
  2. söker godkännande för en budgetförlängning

vad händer om din prognos överstiger budgeten men fortfarande ligger inom din beredskap?

det är därför du behöver en Projektkostnadshanteringsplan och god styrning. Din plan ska ge dig svaret på den här frågan. Åtminstone säger jag alltid att du måste meddela din sponsor och styrelse om så är fallet.

rapportering

rapportering är ett viktigt komplement till din bildskärm och kontrollprocess. Du måste rapportera om:

  1. budgetresultat (ibland under nyckelrubriker eller arbetsströmmar)
  2. prognoser som kommer att informera styrelsens beslutsfattande

vi har också skrivit en artikel om rapportering som kommer att ställa in din budgetrapportering i ett större sammanhang, samt visa varför det är så viktigt.

Skift händer: svara på verkligheten

som projektledare förväntar vi oss att allt går perfekt smidigt!

Tyvärr, jag skriver det igen …

som erfarna projektledare förväntar vi oss aldrig att allt ska gå perfekt smidigt!

så du behöver göra ett antal uppdateringar av projektdokumentation och kontrollverktyg under hela projektets livscykel.

Vanliga uppdateringar som härrör från övervakning av dina projektkostnader inkluderar:

  • din budget, plan och baslinjer
  • risker, problem och händelser
  • lärdomar

ändra kontroll

behovet av att göra ändringar skapar ett behov av att justera din budget och prognoser. Så din Förändringskontrollprocess måste integreras fullt ut med din projektkostnadskontroll. Vi har skrivit en annan av våra jätteguider om Förändringskontroll.

skräddarsy din Projektkostnadshanteringsprocess

slutligen, när vi börjar ta slut på utrymme (kan du göra det på en webbsida? … Ed), jag vill kortfattat ta itu med behovet av att skräddarsy din projektkostnadshanteringsmetod till arten av ditt specifika projekt.

hur stort är ditt projekt?

skala alltid din kostnadshanteringsprocess för att matcha omfattningen och risken för ditt projekt. Många verktyg och metoder är irrelevanta för små projekt. Men på samma sätt, för de största projekten, behöver du sofistikerade mjukvaruverktyg för att ge dig någon chans att hålla reda på dina projektutgifter. Och de kommer att behöva vara tillräckligt robust för att ge kvaliteten på verifieringskedja dina finansavdelning mandat.

vilken strategi tar du till ditt projekt?

jag har skrivit mycket av den här artikeln för att anta att ditt projekt kommer att ta ett prediktivt eller planerat tillvägagångssätt. Men vad händer om du behöver använda en adaptiv (smidig) metodik?

Här Vill du ha en mer lätt uppskattningsprocess. Du kan inte överge uppskattningen helt och hållet. Det skulle göra det omöjligt för sponsringsorganisationen att fatta ett robust beslut. Men du kan använda hög nivå metoder för att göra ’storleksordning uppskattningar’ som en grund för välgrundat beslutsfattande.

senare kan du sedan göra mer detaljerade uppskattningar vid varje iteration för att utnyttja de större säkerhetsnivåerna över kortsiktiga planeringshorisonter.

för mer information om jämförelsen mellan traditionell prediktiv projektledning och meradaptiva smidiga tillvägagångssätt, se vår artikel: Agile vs Waterfall: vilken är rätt för ditt projekt?. Detta täcker också när var och en är lämplig.

vad är din erfarenhet av Projektkostnadshantering?

låt mig veta dina erfarenheter, dina favoritverktyg eller några frågor du har. Jag kommer att svara på alla kommentarer nedan.

mer Information om relaterade ämnen

Projektkostnadshantering är en av de mer matematiskt intensiva aspekterna av Projektledning. Oavsett om du studerar för en formell PM-examen eller bara vill vara säker på att du känner till alla formler som vi vanligtvis använder, Ta en titt på:

  • PM-formler: förstå matematiken för projektledning

om du vill ha några tips om bra PM-kostnadskontroll kommer du att gilla vår video:

  • projekt ekonomisk förvaltning – 5 Tips för god kostnadskontroll

och slutligen finns det två former av kostnader som folk ofta frågar mig om. I dessa två videor svarar jag på frågan, Vad är…

  • möjlighetskostnad?
  • Sunk Cost? … och Sunk Cost-felaktigheten?
Som Att Ladda…

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.