7 Enkla Tips för att rensa ditt kontor

i många kontor, ju livligare du är, desto mer rörig och mindre produktiv blir din arbetsmiljö. För att förbättra effektiviteten är det viktigt att du integrerar ett system som säkerställer att ditt kontor förblir de-rörigt. Det här kan verka som en enkel uppgift, men när du är på ditt kontor varje dag kan du bli van vid och nästan immun mot röran. Detta kan därefter orsaka organisatoriska problem utan att ens inse holdup. Användningen av organisationssystem kan ha en direkt korrelation till produktiviteten, oavsett om det gäller att hålla kontoret rent eller som det gör för att skapa den perfekta distributionsprocessen.

varför ska du Declutter

så förutom att hålla ett kontor rent och snyggt, vad är fördelarna med att hålla ditt kontor rörigt?

ökad produktivitet-ju mindre tid du spenderar på att hitta objekt och specifika dokument, desto mer tid kan du spendera på att fokusera på ditt arbete. Att söka efter dina dokument i molnet kan också ge dig större kontroll och tillgång till dokument samtidigt som du håller ditt kontor rent.

sinnesro-röran påverkar inte bara ditt fysiska utrymme, utan också ditt mentala utrymme. Med andra ord, när ditt sinne är oroad över tillståndet på ditt kontor, tenderar du att bli distraherad och saknar fokus och koncentration som behövs. Ett rörigt kontor tenderar att vara representativt för en arbetares sinnestillstånd.

Varumärkesrepresentation-om du gick in på en kunds kontor och fann det oorganiserat, vad skulle du tänka? Sannolikt skulle du projicera den miljön till hur kunden hanterar verksamheten. Detsamma gäller för ditt eget varumärke. Att hålla ditt kontor eller coworking space rent ger inte bara en bättre representation, men det är också ett sätt att hålla respekt för utrymmet och de andra som delar det.

låt oss undersöka några tips för att rensa ditt kontor och därmed bli mer produktiva.

1. Behåll bara de saker du behöver
2. Organisera ditt kontor baserat på praktiska
3. Sortera efter keep, recycle / trash, och tillhör någon annanstans
4. Få dina kablar under kontroll
5. Ta ett foto
6. Digitalisera dina anteckningar och dokument
7. Utveckla starkare organisatoriska vanor

behåll bara de saker du behöver

snarare än att försöka fatta enskilda beslut om vad du ska spara och kassera, ibland är det bäst att bli av med allt och sedan långsamt lägga till saker tillbaka som du behöver dem. Tänk på det som datorns skrivbord. Ju fler program du installerar, desto fler genvägar visas på skrivbordsbakgrunden. Det är först när du tar bort alla genvägar som du inser hur få av dem du faktiskt använde.

samma princip gäller för ditt kontor eller hemmakontor. Det är mycket troligt att det finns många objekt i ditt utrymme som inte har berörts i flera månader, och ändå tar de upp värdefulla fastigheter samtidigt lägga ingenting till din produktivitet. Genom att bli av med allt och sedan lägga till saker igen efter behov kan du mer effektivt och objektivt hålla på de väsentliga kontorsmaterialen. Även om denna metod är extrem, är det ett utmärkt sätt att identifiera objekt som inte tjänar ett syfte eller hindrar din produktivitet (även om vi inte kommer att döma dig för att hålla några objekt av sentimentala skäl).

kolla in den här videon från organizing consultant Marie Kondo om hur du organiserar ditt skrivbord.

organisera ditt kontor baserat på praktiska egenskaper

när du har minskat röran genom att följa start från början-metoden är nästa steg att ordna de återstående objekten i din arbetsyta i ordning efter hur regelbundet du använder dem. Du kan använda din reservoarpenna dagligen, men du läser förmodligen din personalhandbok en gång var sjätte månad.

för att förbättra ditt arbetsflöde, placera dina mest använda objekt i de övre skrivbordslådorna (t.ex. laddare och bärbara datorer), där åtkomst är snabb och enkel. Ha pennor och pennor i en kopp i närheten och förvara andra förnödenheter (som hörlurar, häftklamrar, gummiband) i nedre lådor. Ordna resten av kontoret på samma sätt så att dina minst använda föremål är längst bort. Detta enkla system kommer att öka produktiviteten och se till att dina mest använda saker är alltid i närheten, medan dina andra personliga saker kan undanstoppad och utanför skrivbordet.

Sortera efter keep, recycle / trash, och tillhör någon annanstans

om du vill ha en snabbare process för att organisera dina leveranser och tillhörigheter, skapa tre lådor eller påsar: keep, recycle eller kassera, och placera någon annanstans. Du borde kunna hitta en plats för allt. Även de som är sentimentala och tenderar att hålla fast vid vissa föremål kan hitta en ny plats för sina föremål och lyckas fortfarande ta bort röran från kontoret. Tänk också på vilka föremål du kan återvinna (papper och plast) och vilka du kan kasta bort (tomma flaskor, flygblad och broschyrer).

få dina kablar under kontroll

från telefon-och bärbara laddare till HDMI-sladdar och hörlurdonglar verkar antalet kablar på varje kontor multiplicera exponentiellt. Oavsett om dessa kablar är på toppen av, eller under skrivbordet, det kan vara en aldrig sinande kamp för att hålla dessa kablar under kontroll. Vissa människor väljer att ignorera det här problemet, men när ett problem utvecklas med någon av din elektronik kan denna brist på organisation orsaka betydande förseningar när det gäller att identifiera och korrigera problemet.

en utmärkt lösning på problemet är att investera i ett Dymo-märkningssystem och sedan märka varje kabel när du installerar den på ditt kontor. Nästa steg är då att investera i ett Cablox-system som snabbt och enkelt kan ordna dina kablar och sedan kanske, lika viktigt, se till att de håller sig organiserade snyggt och snyggt framåt. Om du vill vara kreativ och spara pengar kan du också skapa etiketter och organisationslådor med filmbehållare, pappershållare, skokartonger och andra hushållsartiklar.

ta ett fotografi (Du kan bli chockad)

har du någonsin besökt andra kontor och märkt röran som din kollega är lyckligt omedveten om? Detsamma gäller troligen för ditt kontor. Dina besökare ser ditt kontor med ett nytt perspektiv och är mer uppmärksamma på röran på ditt kontor som du kanske inte ens märker.

ett bra sätt att testa denna synopsis är att ta ett fotografi av ditt kontor från dörren. Detta gör att du kan se din arbetsmiljö i samma ljus som dina gäster gör, vilket gör att du blir chockad över resultatet. Om du har problem med att hitta röran, försök ta bilder från olika vinklar. Fotografier ger ett helt annat perspektiv, och potentiella problem kan dyka upp ur bilden, vilket hjälper dig att snabbt identifiera de områden som behöver rengöras.

digitalisera dina anteckningar och dokument

det mesta av din rodnad är förmodligen pappersbaserad: dokument, visitkort, klisterlappar, mötesanteckningar och mer. Problemet är att dessa inte bara tar plats, men de flesta av dessa dokument är inte något du tittar på regelbundet. Istället för att hålla dem runt på off-chans kan du behöva det en dag, digitalisera dina dokument genom att skapa elektroniska kopior, antingen genom att skanna dem eller skriva ut dem istället.

det finns många appar tillgängliga på din smartphone som snabbt och enkelt kan skanna dokument och lagra nödvändiga uppgifter på din telefon. Ta bilder av viktiga dokument som du inte kan riskera att förlora och kassera eller återvinna pappersversionerna. Du kan också byta till andra notetaking-appar, till exempel Evernote, Google Docs, Google Keep (en anteckning) och notes-apparna på iOS-och Android-telefoner. Med dessa appar kan du inte bara digitalisera anteckningar utan synkronisera dem över flera enheter via molnet. Om du har hundratals visitkort på skrivbordet utrymme, antingen ta bilder eller lägga till personer som kontakter, sedan kasta bort dem. En fördel med att digitalisera dina dokument är att du kan söka igenom dem snabbt och bekvämt.

utveckla starkare organisatoriska vanor

den största förändringen du kan anta för att hålla dig rörig är att utveckla en ny vana med renlighet och organisation. När ett nytt objekt introduceras på kontoret, till exempel en post eller ett nytt dokument, bestäm vad du planerar att göra med det just nu, eller åtminstone före slutet av dagen. Gå tillbaka till keep, trash/recycle eller place elsewhere för att avgöra var dokumentet ska placeras. Att förhindra röran är det bästa sättet att hålla ditt kontor rent.

på Novel Coworking fokuserar vi på att tillhandahålla de bästa faciliteterna för att göra det möjligt för företag att växa, expandera och utveckla sin organisation. Vi letar ständigt efter lösningar för att öka effektiviteten och förbättra produktiviteten. Om du är fast besluten att växa ditt företag och leta efter innovativa ideer, håll dig uppdaterad med vår blogg för veckovisa affärstips & inspiration.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.