Servizi contenuti

Che cosa sono i servizi contenuti?

I servizi di contenuto acquisiscono informazioni in modo intelligente ed efficiente e le inviano alla persona, al reparto o al processo giusti utilizzando i canali digitali, di solito attraverso il cloud. Poiché i servizi di contenuto sono basati nel cloud, garantiscono che la tua azienda soddisfi le normative di conformità in evoluzione, pur rimanendo economica e scalabile. Forniscono un ampio set di funzionalità per la gestione dei contenuti per soddisfare specifiche esigenze aziendali caratterizzate da un approccio modulare e orientato ai risultati. La principale società di ricerca e analisi Gartner ha coniato il termine nel 2017, definendolo come “un insieme di servizi e micro servizi, incarnati come una suite di prodotti integrata o come applicazioni separate che condividono API e repository comuni, per sfruttare diversi tipi di contenuti e per servire più circoscrizioni e numerosi casi d’uso in un’organizzazione.”

Il termine sostituisce enterprise Content management (ECM), che i leader del settore hanno ritenuto inadeguato per descrivere le dinamiche di mercato in via di sviluppo e le esigenze organizzative. I servizi di contenuto aumentano l’ideologia ECM, ampliando l’attenzione per includere l’accesso alle informazioni, la collaborazione e la condivisione.

Nuovo modo di affrontare nuove sfide

I processi aziendali non esistono isolatamente; contribuiscono a una catena di valore complessa. Le loro prestazioni possono essere misurate in base all’efficienza con cui i contenuti si spostano tra processi, reparti e organizzazioni. L’acquisizione e l’integrazione efficace dei dati grezzi nelle applicazioni aziendali è un ostacolo importante nella corsa all’automazione intelligente. Le soluzioni ECM tradizionali, che enfatizzano i processi ad alta intensità di documenti, non possono accogliere nuove e pressanti sfide nell’utilizzo dei dati. I servizi di contenuti mirano a mitigare la minaccia del caos informativo e soddisfare le esigenze in continua evoluzione della gestione dei contenuti.

Con un crescente spostamento verso il cloud, i servizi di contenuto stanno giocando un ruolo sempre più integrale nel business digitale e sul posto di lavoro. Tuttavia, questo non richiede uno sconvolgimento totale dei sistemi ECM. I servizi di contenuto sono un approccio più strategico che si adatta ai contenuti agli obiettivi aziendali. In questa prospettiva, le esigenze e gli obiettivi organizzativi (piuttosto che i mandati IT) guidano la gestione dei contenuti.

Facets of Content Services

Content services è un termine generico per un intreccio di piattaforme, applicazioni e componenti che gestiscono i contenuti.

Piattaforme di servizi di contenuti

Piattaforme di servizi di contenuti espandi le soluzioni ECM. Laddove ECM comprende un repository monolitico e singolo, queste piattaforme hanno un repository primario e si collegano con altri repository per facilitare l’accesso alle informazioni a livello aziendale, la governance e la gestione del ciclo di vita.

Applicazioni Content Services

Le applicazioni Content services forniscono soluzioni per usi specifici in tutta l’azienda. Le applicazioni abilitate al contenuto coinvolgono anche applicazioni focalizzate verticalmente come quelle per l’ingegneria, la contabilità, le risorse umane o la sottoscrizione di assicurazioni sulla vita. Le applicazioni Content services hanno un raggruppamento più mirato di servizi relativi ai contenuti rispetto alle piattaforme ECM. Gli esempi includono:

  • Gestione contratti
  • Gestione fatture fornitori
  • Gestione casi e sinistri
  • Gestione informazioni dipendenti

Componenti Content Services

I componenti Content services sono servizi basati su utilità che estendono la funzionalità delle applicazioni esistenti. In genere vengono utilizzati dalle API piuttosto che dall’utente finale. Gli esempi includono:

  • Document capture
  • Elaborazione delle Fatture
  • Gestione dei Record
  • Esterni di condivisione di file utilities
  • la traduzione in Lingua
  • Automatizzato segnalibri

Il termine ECM è ancora in uso, ma il concetto si è evoluto nel contenuto di servizi che permettono alle aziende di integrare nuove funzionalità nel loro ECM soluzioni per migliorare l’automazione, la condivisione delle informazioni, e altre funzioni vitali. La tecnologia dei servizi di contenuto consente alle organizzazioni di sfruttare l’immensa conoscenza e gli investimenti di capitale già disponibili. Offre semplicemente un approccio diverso alla gestione delle informazioni.

Vantaggi dei servizi di contenuto

I servizi di contenuto consentono alle aziende di ottimizzare il valore dei dati e dei contenuti a loro disposizione. Invece di separare i contenuti in un repository separato a cui è difficile accedere, i servizi di contenuto fanno di più per connettere persone, contenuti e processi tra le organizzazioni e con clienti, partner commerciali e fornitori.

I vantaggi chiave includono:

Empowerment of Knowledge Workers

Le applicazioni Content services consentono agli utenti giusti di ottenere e lavorare con i contenuti di cui hanno bisogno. Le piattaforme consentono lo sviluppo di plug – in senza o a basso codice. Ciò consente di migliorare l’esperienza utente senza modifiche al repository di contenuti primario. Gli utenti hanno accesso a contenuti dinamici inseriti nel contesto delle applicazioni che utilizzano. Dotati di informazioni personalizzate, i dipendenti possono lavorare in modo più efficiente e concentrarsi su attività di profitto.

Compatibilità cloud

I servizi di contenuto sono basati sul Web, quindi sono facilmente implementabili e scalabili. Gli utenti possono accedervi su qualsiasi dispositivo da qualsiasi posizione. Le piattaforme di servizi di contenuti consentono agli utenti di combinare nuovi servizi di contenuti con i sistemi ECM esistenti per creare servizi di contenuti ibridi unici.

Maggiore accesso e condivisione delle informazioni

Il potenziale di indicizzazione e categorizzazione automatizzato e intelligente consente agli utenti di gestire meglio qualsiasi contenuto dalla creazione alla rimozione. Ovunque il contenuto è ospitato, può essere rapidamente e senza sforzo cercato e recuperato. Le piattaforme di servizi per i contenuti ti aiutano ad automatizzare e controllare il flusso di contenuti all’interno e tra reparti, partner esterni e clienti per soddisfare le tue particolari esigenze aziendali.

Governance e conformità delle informazioni rafforzate

Le piattaforme Content services possono fornire un’unica fonte affidabile di funzionalità integrate di gestione dei record, controllo delle versioni e ricerca sui dati aziendali, sia che siano archiviati all’interno della piattaforma o in altri repository come ERP, accounting systems, SharePoint e Salesforce. La creazione di un’unica origine per qualsiasi contenuto aiuta a garantire che tutte le attività sui contenuti aderiscano a procedure e politiche interne, esterne e governative.

Repository-Agnostic

Le organizzazioni hanno spesso informazioni memorizzate in diversi archivi diversi. Mentre ECM richiederebbe l’identificazione, l’acquisizione e la centralizzazione dei dati, una piattaforma di servizi di contenuti mantiene i contenuti da dove sono stati originati, consentendo un facile accesso e una corretta governance. Una piattaforma indipendente dal cloud può supportare lo storage cloud privato, pubblico e ibrido. Con un maggiore controllo di tutti i contenuti distribuiti in tutta l’organizzazione, i knowledge worker e i leader possono applicare analisi avanzate per affinare il processo decisionale.

Cosa cercare in Content Services Technologies

Il mercato dei content services continua a dare sempre maggiore importanza al cloud, all’intelligence, all’esperienza utente e alla configurabilità. È importante ricercare oltre la verbosità del marketing e guardare agli aspetti differenzianti. Alcune importanti distinzioni hanno a che fare con termini commerciali, strutture sottostanti, funzionalità supportate e cicli di rilascio. Gartner raccomanda i dirigenti responsabili dell’acquisto di contenuti di servizio tecnologie per:

  • Ricerca dettagli sulla parità tra funzionalità cloud e on-premise, così come l’accesso a tutti gli aggiornamenti di prodotto
  • Verificare che il fornitore, AI architettonico si inserisce con l’organizzazione AI implementazione della strategia
  • almeno, chiedere dimostrazioni che mostrano chiaramente come i servizi in alcuni scenari di business

Come Usare le Informazioni vs. Dove metterlo

Essenzialmente, ECM offre centralizzata metodologia per realizzare gli obiettivi operativi. I servizi di contenuto attingono da molteplici strumenti e strategie per migliorare l’efficienza. Ad esempio, ECM si concentra su come convertire i documenti cartacei in informazioni digitali per la diffusione. I servizi di contenuto si concentrano maggiormente su chi ha bisogno di tali informazioni, sezionando i dati in modo che gli utenti finali ottengano esattamente e solo ciò di cui hanno bisogno per eseguire attività e raggiungere gli obiettivi.

Le esigenze aziendali sono cresciute e cambiate drasticamente dai tempi dei repository ECM. Le aspettative dei lavoratori della conoscenza e dei datori di lavoro, della catena di fornitura, dei clienti e delle autorità di conformità richiedono una maggiore flessibilità nell’accesso e nella consegna delle informazioni. I fondamenti di accesso, aggregazione e governance di ECM continuano a sostenere una gestione delle informazioni di successo, ma i servizi di contenuto forniscono soluzioni sempre più efficienti ed efficaci per gli utenti finali.

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