Managementul costurilor proiectului: ceea ce trebuie să știți și să faceți

managementul costurilor proiectului deseori pune oamenii în afara. Se simte complicat și are aerul mistic al magiei matematice și al vrăjitoriei. Dar există puține sponsorul proiectului, clientul sau directorul lor de Finanțe pasă mai mult decât bugetul și cât de strâns vă puteți lipi de ea.

depășirile costurilor proiectului sunt comune.

dar aceasta nu este o cauză pentru o atitudine defetistă.

nu. În schimb, trebuie să acționați cu hotărâre pentru a înțelege gestionarea costurilor proiectului și să implementați toate instrumentele de care dispuneți pentru a controla costurile și a vă aduce cheltuielile la buget.

când managementul costurilor proiectului este esențial

știm că proiectele au priorități diferite – cel mai bine înțelese prin triunghiul de fier al timpului, costului și calității. Unele proiecte sunt toate despre livrarea domeniul dumneavoastră de aplicare la un set absolut de standarde de calitate. Și alții au un termen absolut ferm care face ca programul să fie prioritatea lor esențială.

dar, pentru unele proiecte, calitatea se poate flexa puțin, iar termenele pot aluneca dacă trebuie. Ceea ce nu este negociabil este bugetul. Odată stabilit, trebuie să-l respecte, și să livreze la ea.

Deci, în acest articol caracteristică, ne vom uita la:

  • ce este managementul costurilor proiectului
  • ‘planul de Management al costurilor proiectului’
  • stabilirea costurilor – procesele de estimare și bugetare
  • considerațiile de guvernanță pentru managementul costurilor proiectului
  • monitorizarea și controlul cheltuielilor proiectului
  • adaptarea procesului de management al costurilor proiectului

deci, fiți gata. Avem multe de acoperit.

TL;DR viziona un videoclip în schimb

ce este managementul costurilor proiectului?

managementul costurilor proiectului

managementul costurilor proiectului este un proces care are două componente principale:

  1. estimarea și planificarea costurilor și crearea unui buget de proiect de la ei
  2. monitorizarea și controlul cheltuielilor de proiect pentru a adera la bugetul

aceste componente apar în orice metodologie sau abordare pe care o alegeți pentru proiectul dumneavoastră. Cu toate acestea, măsura în care le veți aplica poate varia. De exemplu, multe abordări Agile de management de proiect adoptă o abordare foarte ușoară a estimării și planificării costurilor.

toate abordările majore de management de proiect ar trebui să abordeze managementul costurilor de proiect

organismul de management de proiect al Institutului de Management de proiect (PMI) (Ghidul PMBOK) a avut mult timp Managementul Costurilor de proiect ca unul dintre cele zece domenii de cunoaștere (sau KAs). A fost unul dintre cele 9 KAs originale din prima ediție. Acest lucru se poate schimba odată cu publicarea celei de-a 7-a ediții a Ghidului PMBOK.

a 7-a ediție a corpului de cunoștințe APM este mai mult un indicator pentru ceea ce trebuie să înveți, decât o sursă de referință. Dar, la secțiunea 4.8.2, găsim planificarea costurilor. Cu toate acestea, APMBoK omite în mare măsură întregul subiect al controlului costurilor – cu excepția unei referințe trecătoare la managementul valorii câștigate (EVM). Mai multe despre EVM mai târziu.

cu un accent puternic pe guvernanța proiectelor, găsesc PRINCE2 șocant și lamentabil lumină pe tema gestionării costurilor. Apare în ghidul primei dintre cele 7 teme PRNCE2: Business Case. Cu toate acestea, PRINCE2 nu are prea multe de spus despre cum să efectueze gestionarea financiară și a costurilor. Acest lucru este chiar în măsura absenței sale din glosar!

există câteva moduri în care cred că Ghidul PMBOK excelează peste ghiduri metodologice similare. Aceasta, totuși, este una. Și sper că PMI găsește o modalitate de a păstra tot conținutul bun, atunci când pivotează la ceea ce mă aștept să fie un PMBOK 7 radical diferit.

PMBOK 6 împarte managementul costurilor proiectului în patru procese

ediția a 6-A a Ghidului PMBOK are 4 procese în zona de cunoștințe a managementului costurilor proiectului.

  1. planul de gestionare a costurilor
    pe care îl vom analiza în continuare
  2. estimați costurile
    pe care le vom analiza împreună cu…
  3. determinați bugetul
  4. costurile de Control
    care acoperă de fapt monitorizarea, controlul, raportarea și răspunsul la variațiile costurilor și problemele care le leagă

eu văd managementul costurilor de proiect ca un proces de master, pe care le-ar documenta în planul de management al costurilor de proiect. Aceasta stabilește regulile drumului pentru modul în care veți stabili și gestiona costurile proiectului. Este unul dintre cele două documente principale de control pentru aspectele financiare ale proiectului dvs. – alături de cazul dvs. de afaceri. Avem, de asemenea, un ghid mare pentru cazul de afaceri al proiectului.

planul dvs. de gestionare a costurilor proiectului

dacă proiectul dvs. va cheltui sume semnificative din banii altcuiva, trebuie să demonstrați că puteți:

  • dați-le o idee clară despre cât de mult trebuie să se angajeze
  • controlați cât de mult din banii lor cheltuiți
  • cont pentru aceste cheltuieli

planul dvs. de gestionare a costurilor proiectului stabilește toate acestea. Îl puteți considera fie ca parte a planului dvs. de gestionare a proiectului, fie ca document asociat. În orice caz, trebuie să vă asigurați că toate aspectele se integrează bine și sunt pe deplin consecvente.

ce să includeți în planul dvs. de gestionare a costurilor proiectului

iată câteva dintre lucrurile care trebuie incluse:

Bugetarea și estimarea

ieșirea din acesta este un Plan de costuri. Acesta este complementul financiar al programului dvs. de proiect.

  1. cantitățile măsurabile de bază pe care le veți utiliza pentru a bugeta și apoi urmări costurile acestea includ:
    1. numerar
    2. timp pentru oameni
    3. greutăți, lungimi, zone și volume pentru materiale
  2. baza pentru modul în care veți estima diferite aspecte ale costului. Aceasta trebuie să includă:
    1. câtă precizie aveți nevoie
      consultați secțiunea privind adaptarea procesului de gestionare a costurilor proiectului, de mai jos)
    2. dimensiunea intervalelor dvs. de estimări
      estimările cu un singur punct sunt o practică slabă pe proiecte mari)
    3. niveluri de încredere
      acestea se vor lega de cât de largi sunt intervalele dvs.
    4. poate chiar nivelurile de precizie cu care vă veți exprima estimările.
  3. politicile și procesele bancare, de împrumut și de schimb valutar (forex)
  4. modul în care proiectul va fi finanțat și mecanismul de solicitare și extragere a finanțării

monitorizarea și controlul

rezultatul este un set de procese și proceduri pentru modul în care veți rămâne la bugetul dvs. – sau veți recupera situația în cazul presiunii asupra bugetului dvs.

  1. cum vă veți monitoriza cheltuielile
  2. nivelul de variație (sau abaterea de la bugetul de bază-Ghidul PMBOK se referă la acestea ca ‘praguri de Control’ sau ‘praguri de variație’) pe care le veți permite înainte de:
    1. raportarea varianței
    2. luarea de măsuri corective
  3. cum intenționați să măsurați nivelurile de performanță ale proiectului
  4. procesul dvs. de raportare – când, cât de des, cui și în ce format

orice altceva…

veți dori, de asemenea, să adăugați în orice altceva biroul dvs. de Management de proiect (PMO), Consiliul de proiect sau sponsorul proiectului vă solicită să includeți

stabilirea costurilor: estimarea și bugetarea

Ghidul PMBOK are două procese:

  1. estimați costurile
  2. determinați bugetul

dar acestea sunt atât de profund interconectate, încât prefer să mă gândesc la ele împreună. Nu este întotdeauna clar cum să alocați un instrument sau o metodă unuia sau altuia dintre aceste procese.

din fericire, am publicat deja un alt dintre ghidurile noastre mari privind estimarea: este un subiect mare și important. Nu aruncați o privire la ea: estimarea proiectului: stăpânește instrumentele și tehnicile.

ați putea dori, de asemenea:

  • 3 Modalități de a Produce următorul buget al proiectului
  • tot ce trebuie să știți despre cazul de afaceri al proiectului

și următoarele videoclipuri:

  • cum să estimați costurile proiectului
  • presiunea de a Reduce bugetul proiectului
  • cazul de afaceri al proiectului: scrieți o propunere eficientă de proiect

de ce aveți nevoie de un buget

rezultatul estimării și bugetării va fi un buget care stabilește costurile de bază. Veți folosi acest lucru ca bază pentru:

  • finalizarea cazului dvs. de afaceri și evaluarea investițiilor
    (pentru mai multe informații, consultați linkurile din caseta portocalie de mai sus)
  • determinarea cerinței dvs. de finanțare
  • aprobarea câștigătoare
  • încadrarea oricăror negocieri contractuale
  • controlul costurilor
  • raportarea privind gestionarea costurilor
  • determinarea măsurilor de succes pentru proiectul dvs., la finalizare

estimarea și bugetarea se realizează cel mai bine sarcină cu sarcină. Pentru fiecare sarcină, creați o estimare și apoi o cifră bugetară, pentru fiecare clasă de cost.

deci, veți avea nevoie de o grilă (foi de calcul precum Excel, numere sau foi de calcul Google sunt perfecte) cu o listă de sarcini în partea laterală și o listă de categorii de costuri în partea de sus.

foaie de calcul orientativă a bugetului proiectului

aruncați o privire la articolul nostru: 3 moduri de a Produce următorul buget al proiectului.

activități

cea mai bună sursă a listei dvs. de activități este structura de defalcare a muncii* (WBS). Prin adăugarea costurilor la fiecare sarcină, veți crea o structură de defalcare a costurilor.

beneficiul acestei abordări este că, odată ce vă deplasați în stadiul de livrare, veți putea urmări cheltuielile în funcție de sarcină și le puteți compara direct cu bugetul.

* rețineți că am învățat managementul de proiect în Marea Britanie. Aici, un WBS conține ‘muncă’ – adică sarcini sau activități. În SUA, de exemplu, un WBS descompune munca în produse. Această abordare va funcționa și ca bază a bugetului dvs., dar este mai complexă, de multe ori multe sarcini contribuie la livrarea unuia sau mai multor produse. Deci, această abordare necesită adesea atât agregarea costurilor sarcinilor la nivelul produsului, cât și dezagregarea costurilor acumulate între mai multe sarcini.

relația dintre produse și sarcini

categoriile de costuri

categoriile tipice de costuri includ:

  • costurile de timp pentru:
    • contractori și consultanți cu privire la tarifele orare
    • personalul organizației, în cazul în care aveți nevoie pentru a ține cont de faptul că (este înțelept să)
  • costurile materialelor
    acestea sunt de obicei exprimate ca un cost unitar înmulțit cu numărul de unități
  • costuri de închiriere și închiriere pentru echipamente și uneori instalații
  • alte costuri directe, cum ar fi:
    • călătorie
    • imprimare
    • achiziționarea de echipamente
  • impozite pe bunuri și servicii care nu pot fi recuperate direct sau pentru care poate exista o întârziere substanțială (cum ar fi din alte blocuri comerciale internaționale)

costuri indirecte

de asemenea, este posibil să fie necesar să includeți costuri indirecte care pot fi atribuite doar parțial unui anumit proiect. Examinările comune includ:

  • costurile spațiilor
  • licențe software
  • echipamente de birou
  • taxe pentru telecomunicații
  • asigurări
  • Costuri bancare
  • cheltuieli administrative generale

incertitudini pentru a lua în considerare

atunci când vă pregătiți estimările și bugetul, vor exista o mulțime de incertitudini. Cele importante de reținut includ:

  • inflație și modificări ale costurilor materialelor
    …în special pe mărfuri tranzacționate la nivel internațional, cum ar fi fierul și oțelul
  • cursuri de schimb valutar
    …dacă cumpărați bunuri și servicii din străinătate
  • riscuri semnificative
    …cum ar fi vremea, evenimentele, politice
  • timp și materiale (T&M) contractele au incertitudini în comparație cu contractele cu costuri fixe. Aruncați o privire la videoclipul nostru scurt: un Contract cu preț fix pentru proiectul Dvs: Pro și contra

răspunsul dvs. la aceste tipuri de incertitudine este să adăugați sume de urgență la bugetul dvs. Ghidul PMBOK numește acest ‘rezerve’.

achiziții de proiecte

un element important al costurilor proiectului va proveni întotdeauna din materialele, activele, personalul și serviciile achiziționate. Deci, o disciplină strâns legată de managementul costurilor proiectului este Managementul achizițiilor de proiect.

într-adevăr, aceasta este o altă dintre cele 10 cunoștințe din ediția a 6-a a Ghidului PMBOK. Deci, desigur, avem unul dintre ghidurile noastre mari pentru tine:

  • Managementul achizițiilor de proiect

și, de asemenea, aruncați o privire la videoclipul nostru, un Contract cu preț fix pentru proiectul dvs.: argumente pro și contra.

guvernanța cheltuielilor proiectului

Ghidul PMBOK al PMI este slab în ceea ce privește guvernanța pe tot parcursul. Deci, nu este o surpriză faptul că nu are nimic (pe care îl pot găsi) de spus despre guvernanța gestionării costurilor proiectului.

Oops!

dar, ca întotdeauna, metodologia PRINCE2 a Guvernului britanic are guvernanța ca un punct forte cheie și ne indică în direcția cea bună.

Financial Review

în mod clar Consiliul de proiect și sponsorul dvs. au un rol crucial de jucat în supravegherea cheltuielilor dvs. Ar trebui să fie pe agenda permanentă a Consiliului de proiect revizuirea raportării bugetare și sunt în favoarea asigurării faptului că un membru al Consiliului de proiect are suficiente abilități financiare pentru a monitoriza și consilia în mod competent colegii din Consiliu cu privire la situația financiară. Pentru un proiect substanțial (în ceea ce privește cheltuielile, profilul sau riscul), sugerez că acesta trebuie să fie cineva cu o calificare financiară.

Senior Financial Officer rol

unele proiecte guvernamentale din Marea Britanie numesc un senior Finance Officer (SFO) la cele mai mari proiecte. Acestea efectuează același nivel de supraveghere și au același nivel de responsabilitate ca și ofițerul responsabil superior (SRO – în general, sponsorul), dar în domeniul finanțelor proiectului. În alte modele, SFO este un consilier pentru a sprijini SRO. Vă recomandăm să acordați o atenție deosebită acestor tipuri de modele. Mai ales dacă proiectul dvs. are o cheltuială mare și un risc sau un profil semnificativ.

rețineți că rolul SFO nu este menționat în mod explicit în publicațiile PRINCE2.

Stage Gates

cealaltă contribuție extrem de valoroasă la guvernanța financiară pe care PRINCE2 o mandatează este prin procesul de revizuire a Gateway-ului. Acest lucru este, de asemenea, utilizat în proiecte non-PRINCE2, deci este bine în valoare de vedere.

aici, puteți lega procesul etapă-poarta direct la eliberarea de finanțare a proiectului. Tranșele de finanțare bugetată pot fi eliberate numai pentru cheltuieli pentru finalizarea cu succes a unei revizuiri a etapei și aprobarea de către echipa de revizuire sau Consiliul de proiect. Veți găsi că avem un articol complet despre etapa proiectului – procesul de poartă-și de ce vă va face un manager de proiect mai bun.

monitorizarea și controlul cheltuielilor

acestea sunt activitățile dvs. pentru a vă menține proiectul la buget.

monitorizarea

urmărirea cheltuielilor reale față de bugetul dvs. În mod ideal, faceți acest lucru cât mai aproape de timp real. Cu cât proiectul dvs. cheltuiește mai mult, cu atât mai frecvent trebuie să monitorizați.

Control

luarea de măsuri corective este cheltuieli pare că va depăși bugetul sau a făcut deja acest lucru.

instrumente de monitorizare și Control

pentru majoritatea proiectelor mici, dacă sunt sincer, o foaie de calcul va face! Dar această abordare este plină de riscuri. Dacă conduceți un proiect mai mare, aveți nevoie de un instrument construit pentru lucrare.

acest tip de instrument se numește sistem informațional de management de proiect (sau PMI – aveți grijă cum îl spuneți!). Există multe soiuri.

  • Stand alone instrumente de management financiar, construit pentru mediul de proiect
  • management de proiect add-on-uri pentru instrumente de management financiar întreprindere (cum ar fi Oracle, Sage, sau SAP)
  • cuprinzătoare de planificare a proiectului și instrumente de monitorizare care se pot ocupa de raportare financiară proiect

ce trebuie să facă un PMI

este un fel (Mod, mod) dincolo de domeniul de aplicare al acestui articol pentru a revizui opțiunile de acolo. Dar pentru gestionarea costurilor proiectului, aveți nevoie de un instrument care poate:

  • adunați
  • înregistrați
  • stocați în siguranță
  • colectați
  • analizați
  • prezentați
  • pregătiți rapoarte despre

toate datele dvs. financiare. Și în mod ideal, va fi ușor de utilizat și integrat bine cu alte sisteme și procese esențiale de management de proiect pe care le utilizați.

Managementul valorii câștigate (EVM)

un alt subiect care se află în afara domeniului de aplicare al acestui articol este managementul valorii câștigate (EVM) – uneori cunoscut sub numele de EVA (analiza valorii câștigate). Acesta este un set de instrumente puternic pentru analiza performanței bugetului și a programului și a variațiilor acestora unul față de celălalt. De asemenea, vă permite să proiectați tendințe și să calculați previziunile până la finalizare.

pentru mai multe detalii despre gestionarea valorii câștigate, v-am acoperit cu grundul valorii câștigate: elementele de bază ale EVM. Aceasta acoperă practica utilizării analizei valorii câștigate (EVA) pe proiectul dvs. și toate formulele matematice pe care va trebui să le cunoașteți.

TCPI

o cifră deosebit de utilizată pe scară largă este indicele de performanță complet (TCPI). Aceasta este o măsură a modului în care bugetul rămas în comparație cu munca pe care trebuie să o faceți în continuare. Un număr mai mare decât 1 va însemna că aveți mai mult buget decât vă așteptați să aveți nevoie, atunci când ați pregătit bugetul. Dacă este mai mic decât unul, va trebui să creați economii lucrând mai eficient sau mai economic decât ați planificat.

analiza tendințelor și prognozarea până la finalizare

indiferent de metodologia pe care o utilizați, poate fi necesar să pregătiți o evaluare a cheltuielilor dvs. în timp. Acest lucru vă va oferi o tendință, de la care va trebui să prognozați cheltuielile out-turn. Dacă costul estimat la finalizare depășește bugetul, aveți două opțiuni:

  1. măsuri de remediere pentru a vă repara cheltuielile excesive
  2. în căutarea aprobării pentru o prelungire a bugetului

ce se întâmplă dacă prognoza dvs. depășește bugetul, dar este încă în limita contingenței dvs.?

acesta este motivul pentru care aveți nevoie de un Plan de gestionare a costurilor proiectului și de o bună guvernare. Planul dvs. ar trebui să vă ofere răspunsul la această întrebare. Cel puțin, spun întotdeauna că trebuie să vă anunțați sponsorul și Consiliul dacă acesta este cazul.

raportarea

raportarea este un adjuvant cheie al procesului de monitorizare și control. Trebuie să raportați:

  1. performanța bugetului(uneori sub rubrici cheie sau fluxuri de lucru)
  2. previziuni care vor informa Consiliul de luare a deciziilor

am scris, de asemenea, un articol despre raportare care va stabili raportarea bugetului într-un context mai larg, precum și care arată de ce este atât de important.

Shift Happens: răspunzând realității

ca manageri de proiect, ne așteptăm ca totul să meargă perfect fără probleme!

Ne pare rău, voi scrie că din nou…

ca manageri de proiect cu experiență, nu ne așteptăm ca totul să meargă perfect lin!

deci, va trebui să faceți o serie de actualizări ale documentației proiectului și ale instrumentelor de control pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

actualizările obișnuite care vor rezulta din monitorizarea costurilor proiectului dvs. includ:

  • bugetul, planul și liniile de bază
  • riscuri, probleme și situații neprevăzute
  • lecții învățate

controlul modificărilor

necesitatea de a face modificări va crea necesitatea de a vă ajusta bugetul și previziunile. Deci, procesul de control al schimbării va trebui să se integreze pe deplin cu controlul costurilor proiectului. Am scris încă unul dintre ghidurile noastre uriașe despre controlul schimbării.

adaptarea procesului de gestionare a costurilor proiectului

în cele din urmă, pe măsură ce începem să rămânem fără spațiu (puteți face asta pe o pagină web? … Ed), vreau să abordez pe scurt necesitatea de a adapta abordarea dvs. de gestionare a costurilor proiectului la natura proiectului dvs. specific.

cât de mare este proiectul tău?

scalați întotdeauna procesul de gestionare a costurilor pentru a se potrivi cu scara și riscul proiectului dvs. O mulțime de instrumente și metode sunt irelevante pentru proiectele mici. Dar, de asemenea, pentru cele mai mari proiecte, veți avea nevoie de instrumente software sofisticate pentru a vă oferi orice șansă de a urmări cheltuielile proiectului. Și vor trebui să fie suficient de robuste pentru a oferi calitatea traseului de audit mandatele departamentului dvs. financiar.

ce abordare luați pentru proiectul dumneavoastră?

am scris o mare parte din acest articol pentru a presupune că proiectul dvs. va avea o abordare predictivă sau planificată. Dar dacă trebuie să utilizați o metodologie adaptivă (agilă)?

aici, veți dori un proces de estimare mai ușoară. Nu poți abandona estimarea cu totul. Acest lucru ar face imposibil ca organizația sponsorizată să ia o decizie robustă. Dar puteți utiliza abordări la nivel înalt pentru a face’ estimări de ordin de mărime ‘ ca bază pentru luarea deciziilor în cunoștință de cauză.

mai târziu, puteți face apoi estimări mai detaliate la fiecare iterație, pentru a valorifica nivelurile mai mari de certitudine asupra orizonturilor de planificare pe termen scurt.

pentru mai multe informații despre comparația dintre managementul de proiect predictiv tradițional și abordările agile adaptive, consultați articolul nostru: Agile vs Waterfall: care este potrivit pentru proiectul dvs.?. Acest lucru se aplică și atunci când fiecare este adecvat.

care este experiența dvs. de gestionare a costurilor proiectului?

anunță-mi experiențele tale, instrumentele tale preferate sau orice întrebări pe care le ai. Voi răspunde la orice comentarii de mai jos.

mai multe informații despre subiecte conexe

managementul costurilor proiectului este unul dintre aspectele mai intense din punct de vedere matematic ale managementului de proiect. Indiferent dacă studiați pentru un examen PM formal sau doriți doar să vă asigurați că știți toate formulele pe care le folosim în mod obișnuit, aruncați o privire:

  • formule PM: înțelegerea matematică a managementului de proiect

dacă doriți câteva sfaturi despre un bun control al costurilor PM, vă va plăcea videoclipul nostru:

  • Managementul financiar al proiectului – 5 Sfaturi pentru un Control bun al costurilor

și, în sfârșit, există două forme de cost despre care oamenii mă întreabă adesea. În aceste două videoclipuri, răspund la întrebarea, Ce este…

  • cost de oportunitate?
  • Costul Scufundat? … și eroarea costurilor scufundate?
Cum Ar Fi Încărcarea…

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.