7 sfaturi Simple pentru a Declutter birou

în multe birouri, mai ocupat esti, mai aglomerat și mai puțin productiv mediul de lucru devine. Pentru a îmbunătăți eficiența, este esențial să integrați un sistem care să asigure că spațiul dvs. de birou rămâne dezordonat. Acest lucru ar putea părea o sarcină simplă, dar atunci când vă aflați în biroul dvs. în fiecare zi, vă puteți obișnui și aproape imun la dezordine. Acest lucru poate provoca ulterior probleme organizaționale fără a realiza chiar reținerea. Utilizarea sistemelor organizaționale poate avea o corelație directă cu productivitatea, indiferent dacă se aplică menținerii biroului curat sau așa cum se întâmplă în crearea procesului de distribuție perfect.

de ce ar trebui să Declutter

deci, în afară de păstrarea un birou curat și ordonat, care sunt beneficiile de a menține birou dezordine-free?

productivitate crescută – cu cât petreci mai puțin timp încercând să găsești obiecte și documente specifice, cu atât poți petrece mai mult timp concentrându-te pe munca ta. Căutarea documentelor în cloud vă poate oferi, de asemenea, un control mai mare și acces la documente, păstrând în același timp biroul curat.

pacea minții-dezordinea nu afectează doar spațiul fizic, ci și spațiul mental. Cu alte cuvinte, atunci când mintea ta este preocupată de starea biroului tău, ai tendința de a fi distras și de a nu avea concentrarea și concentrarea necesare. Un birou aglomerat tinde să fie reprezentativ pentru starea de spirit a unui lucrător.

reprezentarea mărcii – dacă ai intra în biroul unui client și l-ai găsi dezorganizat, ce ai crede? Probabil v-ar proiecta acel mediu la modul în care Clientul se ocupă de afaceri. Același lucru este valabil și pentru propriul brand. Păstrarea spațiului de birou sau a spațiului de coworking curat nu numai că oferă o reprezentare mai bună, dar este și un mod de a rămâne respectuos față de spațiu și de ceilalți oameni care îl împărtășesc.

să examinăm câteva sfaturi pentru a vă decluta spațiul de birou și, în consecință, pentru a deveni mai productiv.

1. Păstrați doar lucrurile de care aveți nevoie
2. Organizați-vă biroul pe baza caracterului practic
3. Sortați după păstrare, reciclare/gunoi și aparține în altă parte
4. Puneți cablurile sub control
5. Faceți o fotografie
6. Digitizați notele și documentele
7. Dezvoltați obiceiuri organizaționale mai puternice

păstrați doar lucrurile de care aveți nevoie

mai degrabă decât să încercați să luați decizii individuale cu privire la ce să salvați și să aruncați, uneori este mai bine să scăpați de tot și apoi să adăugați încet lucrurile înapoi după cum aveți nevoie. Ganditi-va ca desktop-ul computerului. Cu cât instalați mai multe aplicații, cu atât mai multe comenzi rapide apar pe fundalul desktopului. Numai atunci când eliminați toate aceste comenzi rapide vă dați seama cât de puține dintre ele ați folosit de fapt.

același principiu se aplică spațiului dvs. de birou sau biroului de acasă. Este foarte probabil că există numeroase elemente în spațiul dvs. care nu au fost atinse de luni de zile și totuși acestea ocupă proprietăți imobiliare valoroase, în timp ce nu adaugă nimic productivității dvs. De a scăpa de tot și apoi adăugând lucruri înapoi în după cum este necesar, puteți mai eficient și obiectiv să păstreze pe consumabile de birou esențiale. Deși această metodă este extremă, este o modalitate excelentă de a identifica articole care nu servesc unui scop sau vă împiedică productivitatea (deși nu vă vom judeca pentru păstrarea câtorva articole din motive sentimentale).

vedeți acest videoclip de la consultantul Organizator Marie Kondo despre cum să vă organizați biroul.

Organizați-vă biroul pe baza caracterului practic

după ce ați redus dezordinea urmând metoda start de la zero, următorul pas este să aranjați elementele rămase în spațiul de lucru în ordinea cât de regulat le utilizați. S-ar putea să vă folosiți stiloul zilnic, dar probabil că consultați manualul de Resurse Umane o dată la șase luni.

pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru, plasați articolele cele mai frecvent utilizate în sertarele de la birou (cum ar fi încărcătoarele și notebook-urile), unde accesul este rapid și ușor. Aveți pixuri și creioane într-o ceașcă din apropiere și depozitați alte consumabile (cum ar fi căști, Capse, Benzi de cauciuc) în sertarele inferioare. Aranjați restul biroului în mod similar, astfel încât articolele dvs. cele mai puțin utilizate să fie cele mai îndepărtate. Acest sistem simplu va crește productivitatea și vă va asigura că lucrurile cele mai frecvent utilizate sunt întotdeauna aproape, în timp ce celelalte obiecte personale pot fi ascunse și de pe birou.

Sortează după păstrare, reciclare/gunoi și aparține în altă parte

dacă doriți un proces mai rapid pentru organizarea consumabilelor și a bunurilor, creați trei cutii sau pungi: păstrați, reciclați sau aruncați și plasați în altă parte. Ar trebui să poți găsi un loc pentru orice. Chiar și cei care sunt sentimentali și tind să se agațe de anumite obiecte pot găsi un loc nou pentru obiectele lor și reușesc totuși să elimine dezordinea din birou. De asemenea, luați în considerare ce obiecte puteți recicla (hârtii și materiale plastice) și pe care le puteți arunca (sticle goale, pliante și pliante).

ia-ți cablurile sub control

de la Încărcătoare de telefon și laptop la cabluri HDMI și dongle pentru căști, numărul de cabluri din fiecare birou pare să se înmulțească exponențial. Dacă aceste cabluri sunt pe partea de sus, sau sub birou, poate fi o luptă fără sfârșit pentru a menține aceste cabluri sub control. Unii oameni aleg să ignore această problemă, dar atunci când apare o problemă cu oricare dintre dispozitivele electronice, această lipsă de organizare poate provoca întârzieri considerabile în identificarea și corectarea problemei.

o soluție excelentă la această problemă este să investești într-un sistem de etichetare Dymo și apoi să etichetezi fiecare cablu pe măsură ce îl instalezi în biroul tău. Următorul pas este apoi să investiți într-un sistem Cablox care vă poate aranja rapid și ușor cablurile și apoi poate, la fel de important, să vă asigurați că rămân organizate îngrijite și ordonate înainte. Dacă doriți să fiți creativi și să economisiți bani, puteți crea, de asemenea, etichete și cutii de organizare folosind recipiente de film, suporturi de hârtie, cutii de pantofi și alte articole de uz casnic.

faceți o fotografie (s-ar putea să fiți șocați)

ați vizitat vreodată alte birouri și ați observat dezordine de care colegul dvs. nu este conștient de fericire? Același lucru este probabil valabil și pentru biroul dvs. Vizitatorii dvs. văd biroul dvs. cu o perspectivă nouă și sunt mai atenți la dezordinea din biroul dvs. pe care este posibil să nu o observați.

o modalitate excelentă de a testa acest sinopsis este să faceți o fotografie a biroului dvs. de la ușă. Acest lucru vă va permite să vă vedeți mediul de lucru în aceeași lumină ca și oaspeții dvs., lăsându-vă șocați de rezultat. Dacă aveți probleme în a găsi dezordine, încercați să faceți fotografii din unghiuri diferite. Fotografiile oferă o perspectivă complet diferită, iar problemele potențiale ar putea apărea din imagine, ajutându-vă să identificați rapid zonele care trebuie curățate.

digitizați notele și documentele

majoritatea dezordinii dvs. este probabil pe suport de hârtie: documente, cărți de vizită, note lipicioase, note de întâlnire și multe altele. Problema este că acestea nu numai că ocupă spațiu, dar majoritatea acestor documente nu sunt ceva la care te uiți în mod regulat. În loc să le păstrați în afara șansei, este posibil să aveți nevoie de ele într-o zi, digitalizați-vă documentele creând copii electronice, fie scanându-le, fie tastându-le în schimb.

există numeroase aplicații disponibile pe smartphone-ul dvs., care pot scana rapid și ușor documentele și pot stoca detaliile necesare pe telefon. Faceți fotografii ale documentelor esențiale pe care nu puteți risca să le pierdeți, apoi aruncați sau reciclați versiunile pe hârtie. De asemenea, puteți trece la alte aplicații notetaking, cum ar fi Evernote, Google Docs, Google Keep (o notă) și aplicațiile notes de pe telefoanele iOS și Android. Aceste aplicații vă permit nu numai să digitalizați notele, ci să le sincronizați pe mai multe dispozitive prin cloud. Dacă aveți sute de cărți de vizită pe spațiul de birou, fie faceți fotografii, fie adăugați persoanele ca Contacte, apoi aruncați-le. Un beneficiu al digitalizării documentelor dvs. este că puteți căuta prin ele rapid și convenabil.

dezvoltați obiceiuri organizaționale mai puternice

cea mai mare schimbare pe care o puteți adopta pentru a rămâne fără dezordine este să dezvoltați un nou obicei de curățenie și organizare. Ori de câte ori un obiect nou este introdus în birou, cum ar fi o bucată de poștă sau un document nou, decideți ce intenționați să faceți cu el în acel moment sau cel puțin înainte de sfârșitul zilei. Revedeți ideea de păstrare, reciclare/reciclare sau plasare în altă parte pentru a determina unde să plasați documentul. Prevenirea dezordinii este cel mai bun mod de a vă menține biroul curat.

la novel Coworking, ne concentrăm pe furnizarea celor mai bune facilități pentru a permite întreprinderilor să crească, să se extindă și să-și dezvolte organizația. Căutăm în permanență soluții pentru creșterea eficienței și îmbunătățirea productivității. Dacă sunteți hotărât să vă dezvoltați afacerea și să căutați idei inovatoare, fiți la curent cu blogul nostru pentru sfaturi de afaceri săptămânale & inspirație.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.