Gestão de custos do projecto: O Que é preciso saber e fazer

Gestão de Custos do projecto muitas vezes afasta as pessoas. Sente-se complicado e tem o ar místico da magia matemática e da magia. Mas há pouco o seu patrocinador do projecto, o seu cliente, ou o seu Director Financeiro preocupam-se com mais do que o seu orçamento e com o quão próximo pode mantê-lo.

os custos excessivos dos projectos são comuns.

mas esta não é uma causa para uma atitude derrotista.

No. Em vez disso, você deve agir com determinação para entender a gestão de custos de projeto e implementar todas as ferramentas à sua disposição para controlar os custos e trazer suas despesas em orçamento.

quando a gestão de Custos do projecto é essencial

sabemos que os projectos têm prioridades diferentes – melhor compreendidas através do triângulo ferro do tempo, custo e qualidade. Alguns projetos são sobre entregar o seu escopo a um conjunto absoluto de padrões de qualidade. E outros têm um prazo absolutamente firme que faz da agenda a sua prioridade essencial.

mas, para alguns projetos, a qualidade pode flectir um pouco, e os prazos podem escorregar se necessário. O que não é negociável é o orçamento. Uma vez estabelecido, você deve respeitá-lo, e entregá-lo.

assim, neste artigo, vamos olhar para:

  • Que projeto a gestão de custos é
  • O ‘Custo do Projecto de Plano de Gestão,’
  • Estabelecimento de seus custos – os processos de estimativa e orçamentação
  • As considerações de gestão de projeto, gestão de custos
  • Monitoramento e controle de despesas do projecto
  • Adaptando o seu projeto gerenciamento de custos do processo

Então, prepare-se. Temos muito para cobrir.

TL;Dr. ver um vídeo em vez disso

o que é a gestão de Custos do projecto?

o Custo do Projeto de Gestão

Projeto de Gestão de Custos é um processo que tem dois componentes principais:

  1. Estimativa e Planejamento de custos e a criação de um orçamento de projeto a partir deles
  2. Monitoramento e Controle de despesas de projetos para aderir ao seu orçamento

Esses componentes aparecem em qualquer metodologia ou abordagem que você escolher para o seu projeto. No entanto, a medida em que você vai aplicá-los pode variar. Por exemplo, muitas abordagens ágeis de gestão de projetos adotam uma abordagem muito “leve” de estimativa de custos e planejamento.

todas as principais abordagens de gestão de projectos devem abordar a gestão de custos de Projecto

o organismo de gestão de Projectos do Instituto de gestão de projectos (PMI) (o Guia PMBOK) há muito que tem a gestão de custos de projecto como uma das suas dez áreas de conhecimento (ou KAs). Foi um dos 9 KAs originais na primeira edição. Isso pode mudar com a publicação da 7ª edição do Guia PMBOK.

a 7ª edição do corpo APM do conhecimento é mais de um indicador para o que você precisa aprender, do que uma fonte de referência. Mas, na secção 4.8.2, encontramos planeamento de custos. No entanto, o APMBoK ignora em grande parte todo o tema do controle de custos – exceto por uma referência passageira à gestão de valor ganho (EVM). Mais informações sobre o EVM mais tarde.Com o seu forte foco na governação do projecto, considero o PRINCE2 chocante e lamentavelmente leve sobre o tema da Gestão de custos. É publicado no Guia do primeiro dos 7 temas do PRNCE2: Business Case. No entanto, o PRINCE2 tem pouco a dizer sobre como realizar a gestão financeira e de custos. Isto é mesmo na medida da sua ausência do glossário!

há poucas maneiras em que eu acho que o Guia PMBOK se destaca sobre guias metodológicos similares. Este, no entanto, é um. E eu espero que o PMI encontre uma maneira de manter todo o bom conteúdo, quando ele gira para o que eu espero ser um PMBOK 7 radicalmente diferente.

PMBOK 6 divide a gestão de Custos do projecto em quatro processos

a 6ª edição do Guia PMBOK tem 4 Processos na área de Conhecimento de gestão de Custos do projecto.

  1. Plano de Gerenciamento de Custos
    que veremos no próximo
  2. Estimativa de Custos
    o que vamos examinar em conjunto com…
  3. Determinar o Orçamento
  4. Controle de Custos
    que na verdade abrange o monitoramento, controle, emissão de relatórios e responder a desvios de custo e os problemas que o link para eles

eu ver projeto de gerenciamento de custos como um mestre de processo, o que você faria documento em seu Projeto Plano de Gerenciamento dos Custos. Isto define as “regras da estrada” para a forma como vai estabelecer e gerir os custos do seu projecto. É um dos dois principais documentos de controle para os aspectos financeiros do seu projeto – juntamente com o seu caso de Negócio. Temos também um grande guia para o caso de negócios do projeto.Se o seu projecto gastar montantes significativos do dinheiro de outra pessoa, tem de demonstrar que pode:

  • dar – lhes uma ideia clara de quanto precisam para autorizar
  • controlar a quantidade de dinheiro que gastam
  • contabilizar essa despesa

o seu plano de gestão de Custos do projecto define tudo isso. Pode considerá-lo como parte do seu plano de gestão do projecto ou como um documento associado. De qualquer forma, você deve garantir que todos os aspectos se integram bem e são totalmente consistentes.

o que incluir no seu plano de gestão de Custos do projecto

Aqui estão algumas das coisas a incluir:

orçamentação e estimativa

a produção deste é um plano de custos. Este é o complemento financeiro da programação do seu projeto.

  1. as quantidades básicas mensuráveis que você vai usar para orçamento e, em seguida, custos de trilha Estes incluem:
    1. dinheiro
    2. tempo para as pessoas
    3. pesos, comprimentos, áreas e volumes de materiais
  2. A base de como você irá estimar a diferentes aspectos de custo. Isto tem de incluir:
    1. Quanto a precisão que você precisa
      Veja a seção de alfaiataria de seu projeto de custo do processo de gestão, abaixo)
    2. O tamanho do seu intervalos das estimativas
      Único ponto estimativas são de má prática em projetos de grande porte)
    3. níveis de Confiança
      Estes serão link para a largura que os intervalos são
    4. Talvez até mesmo os níveis de precisão com o qual você vai expressar as suas estimativas.
  3. Bancário, empréstimos, e o câmbio de moeda estrangeira (forex) políticas e processos de
  4. Como o projeto será financiado e o mecanismo para a solicitação e o desenho financiamento

Monitoramento e Controle

A saída é um conjunto de processos e procedimentos de como você vai manter o seu orçamento – ou recuperar a situação no caso de pressão sobre o seu orçamento.

  1. como irá controlar as suas despesas
  2. o nível de variância (ou desvio em relação ao orçamento de Base – Guia PMBOK refere-se a estes como “limiares de controlo” ou “limiares de variância”) que irá permitir antes:
    1. relatório de variância
    2. tomar medidas corretivas
  3. Como você planeja para medir o desempenho do projeto em níveis
  4. O processo de relatório – quando, como, muitas vezes, para quem, e em que formato

Qualquer outra coisa…

Você também vai querer adicionar em qualquer outra coisa Project Management Office (PMO), o Conselho de Projecto, ou o Promotor pede que você include

Estabelecimento de Seus Custos: Estimativa e Orçamentação

O Guia PMBOK tem dois processos:

  1. custos estimados
  2. determinar orçamento

mas estes estão tão profundamente entrelaçados, que prefiro pensar neles juntos. Nem sempre é claro como alocar uma ferramenta ou método a um ou outro desses processos.

felizmente, já publicamos outro de nossos grandes guias de avaliação: é um tema grande e importante. Dê uma olhada nele: estimativa do projeto: dominar as ferramentas e técnicas.

pode também gostar de::

  • 3 Formas de Produzir o Seu Próximo Projeto de Orçamento
  • Tudo o que Você Precisa Saber sobre o Projeto de Business Case

E o seguinte vídeos:

  • Como Estimar os Custos do Projeto
  • Pressão para Reduzir o Orçamento do Seu Projeto
  • Projeto de Business Case: Escrever uma Efetiva Proposta de Projeto

Por que você Precisa de um Orçamento

O resultado da estimativa e orçamentação será um Orçamento que define a sua linha de base de custos. Você vai usar isso como base para:

  • a Completar seu plano de Negócios e avaliação de Investimentos
    (para obter mais informações, consulte os links na caixa de laranja, acima)
  • Determinar suas necessidades de financiamento
  • Ganhar a aprovação
  • Enquadramento de qualquer contrato de negociações
  • Controle de custos
  • Relatório sobre gestão de custos
  • Determinar o sucesso de medidas para o seu projeto, após a conclusão

Estimativa e orçamentação é o melhor feito de tarefa por tarefa. Para cada tarefa, criar uma estimativa e, em seguida, um número de orçamento, para cada classe de custo.

assim, você vai precisar de uma grade (planilhas como o Excel, números ou folhas de Google são perfeitos) com uma lista de tarefas ao lado, e uma lista de categorias de custos ao longo do topo.

folha de cálculo do orçamento indicativo do projecto

dê uma olhada no nosso artigo: 3 formas de produzir o seu próximo orçamento do projecto.

Tarefas

a melhor fonte da sua lista de Tarefas é a sua estrutura de repartição de trabalho* (WBS). Ao adicionar custos a cada tarefa, você estará criando uma estrutura de repartição de custos.

o benefício desta abordagem é que, uma vez que você entra na fase de entrega, você será capaz de acompanhar as despesas por tarefa, e compará-lo diretamente com o orçamento.

* Note que eu aprendi minha gestão de projeto no Reino Unido. Aqui, um WBS contém ‘ trabalho – – isto é, tarefas, ou atividades. Nos EUA, por exemplo, uma WBS divide o trabalho em produtos. Esta abordagem também funcionará como base do seu orçamento, mas é mais complexa, pois muitas vezes muitas tarefas contribuem para a entrega de um ou mais produtos. Assim, esta abordagem requer frequentemente tanto a agregação dos custos das tarefas ao nível do produto, como a desagregação dos custos acumulados entre múltiplas tarefas.

relação entre produtos e tarefas:

  • custos de tempo:
    • Empreiteiros e consultores, sobre taxas de hora em hora
    • pessoal Da organização, se você precisa de conta para que (ele é sábio)
  • os custos de Materiais
    Estes são geralmente expresso como um custo unitário multiplicado pelo número de unidades
  • Aluguer e arrendamento de custos para equipamentos e, às vezes, comodidades
  • Outros custos diretos, tais como:
    • viagens
    • imprimir
    • compra de equipamentos
  • Impostos sobre bens e serviços que não podem ser diretamente recuperável, ou para que possa haver um atraso substancial (como de outros comércio internacional blocos)

Custos Indiretos

Você também pode necessitar de incluir os custos indiretos, que só pode ser parcialmente atribuído a um projeto específico. Exemplos comuns incluem:

  • local custos
  • licenças de software
  • equipamentos de escritório
  • telecomunicações encargos
  • seguros
  • custos bancários
  • geral sobrecarga administrativa

Incertezas considerar

Quando a preparar estimativas e orçamento, lá vai ser um monte de incertezas. Os importantes para lembrar incluem:

  • Inflação e custo de materiais alterações de
    …particularmente no comércio internacional de commodities, como o ferro e o aço
  • taxas de câmbio
    …se você está comprando bens e serviços do exterior
  • riscos Significativos
    …como o tempo, eventos, política
  • Tempo e material (T&M) contratos de grandes incertezas comparado ao custo fixo de contratos. Dê uma olhada no nosso vídeo curto: um contrato de preço fixo para o seu projeto: Prós e contras

a sua resposta a este tipo de incerteza é adicionar montantes de contingência ao seu orçamento. O Guia PMBOK chama a isto “reservas”.

aquisição de projectos

um elemento importante dos custos do projecto será sempre proveniente de materiais, activos, pessoal e serviços adquiridos. Assim, uma disciplina intimamente associada à gestão de custos de projeto é a gestão de aquisições de projetos. Na verdade, esta é outra das 10 sessões de Conhecimento da 6ª edição do Guia PMBOK. Por isso, claro, temos um dos nossos grandes guias para ti.:

  • Project Procurement Management

e veja também o nosso vídeo, um contrato de preço fixo para o seu projecto: prós e contras.

a governação das despesas dos projectos

o Guia PMBOK do PMI é fraco em termos de governação em toda a parte. Portanto, não é surpresa que não tenha nada a dizer (que eu possa encontrar) sobre a governança da Gestão de custos de projeto.

Ooops!

mas, como sempre, a metodologia PRINCE2 do Governo do Reino Unido tem a governação como uma força-chave, e aponta-nos na direcção certa.

revisão financeira

claramente o seu conselho de Projecto e patrocinador têm um papel crucial a desempenhar na supervisão das suas despesas. Deve estar na agenda permanente do Conselho de projeto para rever relatórios de orçamento, e eu sou a favor de garantir que um membro do Conselho de projeto tem habilidades financeiras suficientes para acompanhar e aconselhar competentemente os colegas do Conselho sobre a situação financeira. Para um projecto substancial (em termos de despesas, perfil ou risco), sugiro que seja alguém com uma qualificação Financeira.

o cargo de alto funcionário financeiro

alguns projectos governamentais do Reino Unido nomeiam um alto funcionário financeiro (SFO) para os maiores projectos. Estes realizam o mesmo nível de supervisão e têm o mesmo nível de responsabilidade que o Alto responsável (SRO – em geral, o patrocinador), mas no domínio das finanças do projeto. Em outros modelos, o SFO é um conselheiro para apoiar o SRO. Recomendo que considere cuidadosamente este tipo de modelo. Especialmente se o seu projeto tem uma grande despesa e risco ou perfil significativo.

Note que o papel da SFO não é explicitamente mencionado nas publicações PRINCE2.

portas de fase

a outra contribuição extremamente valiosa para a governança financeira que o PRINCE2 mandata é através do processo de revisão de Gateway. Isto também é usado em projetos não-PRINCE2, por isso vale a pena considerar.

aqui, você pode ligar o processo Stage-Gate diretamente para a liberação de financiamento para o projeto. As parcelas de financiamento orçamentado só podem ser liberadas para despesas com a conclusão bem sucedida de uma revisão de fase-gate, e aprovação pela equipe de revisão ou pelo Conselho de projeto. Você vai descobrir que temos um artigo completo sobre o processo de estágio do projeto-Gate – e por que isso vai torná-lo um melhor gerente de projeto.Estas são as suas actividades para manter o seu projecto no orçamento.

acompanhamento

acompanhamento das despesas reais em relação ao seu orçamento. Idealmente, faça isto o mais próximo possível do tempo real. Quanto mais o seu projeto está gastando, mais frequentemente você precisa monitorar.

controlo

tomar medidas correctivas é que as despesas parecem ultrapassar o orçamento ou já o fizeram.

Ferramentas De monitorização e controlo

para a maioria dos pequenos projectos, para ser honesto, basta uma folha de cálculo! Mas esta abordagem está cheia de riscos. Se você está liderando um projeto maior, você precisa de uma ferramenta construída para o trabalho.

este tipo de ferramenta é chamado de Sistema de informação de gestão de projetos (ou PMIS – cuidado como você diz!). Há muitas variedades.

  • autônomo financeira, ferramentas de gestão, construído para o ambiente de projeto
  • Projeto add-ons de Gestão empresarial gestão financeira ferramentas (como Oracle, Sage, ou SAP)
  • Abrangente de Planejamento de Projeto e ferramentas de Monitoramento que pode lidar com projecto de relato financeiro

o Que uma PMIS precisa fazer

é forma (maneira, modo) além do escopo deste artigo para rever as opções lá fora. Mas para a gestão de custos de projeto, você precisa de uma ferramenta que pode:

  • reunir
  • gravar
  • armazenar com segurança
  • agrupar
  • analisar
  • presente
  • preparar relatórios sobre

todos os seus dados financeiros. E idealmente, será fácil de usar e integrar bem com outros sistemas e processos essenciais de gerenciamento de projetos que você usa.

gestão do valor ganho(EVM)

outro tópico que está fora do âmbito deste artigo é a gestão do valor ganho (EVM) – por vezes conhecido como EVA (análise do valor ganho). Este é um poderoso conjunto de ferramentas para analisar o desempenho de orçamento e cronograma, e suas variâncias uns contra os outros. Ele também permite projetar tendências e calcular previsões até a conclusão.

para mais detalhes sobre a gestão de valor ganho, temos você coberto com o nosso Primer de valor ganho: o básico de EVM. Isto cobre a prática de usar a análise de valor ganho (EVA) em seu projeto, e todas as fórmulas matemáticas que você vai precisar saber.

o TCPI

uma figura particularmente amplamente utilizada é o Índice de desempenho completo (TCPI). Esta é uma medida de como o orçamento restante em comparação com o trabalho que você ainda precisa fazer. Um número maior que 1 significará que você tem mais orçamento do que você esperava precisar, quando você preparou seu orçamento. Se for menor que um, você precisará criar economias trabalhando de forma mais eficiente ou econômica do que planejou.

Análise de tendências e previsão até à conclusão

qualquer que seja a metodologia utilizada, poderá ter de preparar uma avaliação das suas despesas ao longo do tempo. Isto vai dar-lhe uma tendência, a partir da qual você vai precisar de prever as despesas em out-turn. Se o seu custo estimado na conclusão exceder o seu orçamento, você tem duas opções:

  1. e se a sua previsão exceder o orçamento, mas ainda estiver dentro da sua contingência?É por isso que precisa de um plano de gestão dos custos do projecto e de uma boa governação. O seu plano deve dar-lhe a resposta a esta pergunta. No mínimo, eu sempre digo que você precisa notificar o seu patrocinador e Conselho se este for o caso.

    informar

    informar é um complemento fundamental do seu processo de monitorização e controlo. Você precisa de um relatório sobre:

    1. Orçamento de desempenho (por vezes, com chave de títulos ou fluxos de trabalho)
    2. Previsões de que informará o conselho de tomada de decisão

    temos também escreveu um artigo sobre a apresentação de Relatórios, que vai definir o seu relatório de orçamento em um contexto mais amplo, bem como mostrando por que é tão importante.

    a mudança acontece:respondendo à realidade

    como gestores de projectos, esperamos que tudo corra perfeitamente!Como gestores de projectos experientes, nunca esperamos que tudo corra perfeitamente bem!

    por isso, terá de efectuar uma série de actualizações à documentação do projecto e às ferramentas de controlo ao longo do seu ciclo de vida do projecto.

    as actualizações comuns que resultarão do acompanhamento dos custos do projecto incluem::

    • Seu orçamento, o plano e as linhas de base
    • Riscos, problemas e contingências
    • Lições aprendidas

    Controle de Mudanças

    A necessidade de fazer alterações vai criar uma necessidade para ajustar seu orçamento e previsões. Assim, seu processo de controle de mudança terá que se integrar totalmente com o controle de custos de seu projeto. Nós escrevemos outro de nossos guias gigantes sobre controle de mudança.

    adaptar o seu processo de gestão de Custos do projecto

    finalmente, à medida que começamos a ficar sem espaço (pode fazer isso numa página web? … Ed), gostaria de abordar brevemente a necessidade de adaptar a sua abordagem de gestão de custos do projecto à natureza do seu projecto específico.

    qual a dimensão do seu projecto?

    Escale sempre o seu processo de gestão de custos para corresponder à escala e risco do seu projecto. Muitas das ferramentas e métodos são irrelevantes para pequenos projetos. Mas da mesma forma, para os maiores projetos, você vai precisar de ferramentas de software sofisticadas para lhe dar qualquer chance de manter o controle de seus gastos de projeto. E eles precisam ser robustos o suficiente para fornecer a trilha de auditoria de qualidade de seus mandatos do Departamento Financeiro.

    que abordagem está a adoptar para o seu projecto?

    escrevi grande parte deste artigo para assumir que o seu projecto terá uma abordagem preditiva ou planeada. Mas e se você precisar usar uma metodologia adaptativa (ágil)?

    aqui, você vai querer um processo de estimativa mais leve-toque. Não se pode abandonar a estimativa. Isso tornaria impossível para a organização patrocinadora tomar uma decisão robusta. Mas você pode usar abordagens de alto nível para fazer “estimativas de ordem de magnitude” como uma base de tomada de decisão informada.

    mais tarde, pode então fazer estimativas mais detalhadas em cada iteração, para aproveitar os maiores níveis de certeza sobre horizontes de planeamento a curto prazo.

    para mais informações sobre a comparação entre a gestão preditiva tradicional do projecto e abordagens ágeis mais adaptativas, ver o nosso artigo: ágil vs Cachoeira: Qual é o mais indicado para o seu projecto?. Isto também abrange quando cada um é apropriado.

    Qual é a sua experiência em Gestão de custos de Projecto?Comunique – me as suas experiências, as suas ferramentas favoritas ou quaisquer perguntas que tenha. Responderei aos comentários que se seguem.

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    a gestão dos custos do projecto é um dos aspectos mais matematicamente intensos da Gestão do projecto. Se você está estudando para um exame formal de PM, ou apenas quer ter certeza de que você sabe todas as fórmulas que normalmente usamos, dê uma olhada:

    • fórmulas de PM: compreender a matemática da Gestão de projectos

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    • Project Financial Management – 5 Tips for Good Cost Control

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