7 dicas simples para Declutter seu escritório

em muitos escritórios, quanto mais ocupado você é, mais confuso e menos produtivo o seu ambiente de trabalho se torna. A fim de melhorar a eficiência, é fundamental que você integre um sistema que garanta que o seu espaço de escritório permanece desorganizado. Isto pode parecer uma tarefa simples, mas quando você está em seu escritório todos os dias você pode se acostumar, e quase imune, à desordem. Isto pode, posteriormente, causar problemas organizacionais sem sequer perceber o atraso. O uso de sistemas organizacionais pode ter uma correlação direta com a produtividade, seja para manter o escritório limpo, ou como ele faz na criação do processo de distribuição perfeito.Para além de manter um escritório limpo e arrumado, quais são os benefícios de manter o seu escritório livre?

aumento da produtividade – quanto menos tempo você gasta tentando encontrar objetos e documentos específicos, mais tempo você pode gastar focando em seu trabalho. A pesquisa de seus documentos na nuvem também pode lhe dar maior controle e acesso aos documentos, mantendo seu escritório limpo.A paz da confusão mental não afecta apenas o seu espaço físico, mas também o seu espaço mental. Em outras palavras, quando sua mente está preocupada com o estado de seu escritório, você tende a ser distraído e falta o foco e concentração necessários. Um escritório desordenado tende a ser representativo do Estado de espírito de um trabalhador.Representação de marca-se entrasse no escritório de um cliente e o encontrasse desorganizado, o que pensaria? Provavelmente você projetaria esse ambiente para como o cliente lida com o negócio. O mesmo se aplica à sua própria marca. Manter o seu espaço de escritório ou de trabalho limpo não só dá uma melhor representação, mas também é uma forma de manter o respeito do espaço e das outras pessoas que o compartilham.Vamos examinar algumas dicas para descortinar o seu espaço de escritório e, consequentemente, tornar-se mais produtivo.

1. Apenas mantenha as coisas que você precisa
2. Organize o seu gabinete com base na praticidade
3. Classificar por manter, reciclar / lixo, e pertence a outro lugar
4. Controlem os cabos
5. Fotografar
6. Digitalize as suas notas e documentos
7. Desenvolver hábitos organizacionais mais fortes

apenas manter as coisas que você precisa

em vez de tentar tomar decisões individuais sobre o que salvar e descartar, às vezes é melhor para se livrar de tudo e, em seguida, lentamente adicionar as coisas de volta como você exige. Pense nisso como o seu computador desktop. Quanto mais aplicações instalar, mais atalhos aparecem no fundo do ambiente de trabalho. Só quando removes todos os atalhos é que te apercebes de quão poucos deles realmente usaste.Este mesmo princípio aplica-se ao seu escritório ou ao seu escritório. É altamente provável que haja inúmeros itens em seu espaço que não foram tocados por meses, e ainda assim eles ocupam bens imobiliários valiosos, ao mesmo tempo em que não adicionam nada à sua produtividade. Ao livrar-se de tudo e, em seguida, adicionar as coisas de volta conforme necessário, você pode mais eficaz e objetivamente manter os materiais de escritório essenciais. Embora este método seja extremo, é uma excelente maneira de identificar itens que não servem um propósito ou impedir a sua produtividade (embora não vamos julgá-lo por manter alguns itens por razões sentimentais).Veja este vídeo da consultora organizadora Marie Kondo sobre como organizar a sua secretária.

Organize o seu escritório com base na praticidade

uma vez que tenha reduzido a confusão, seguindo o método do início do zero, o próximo passo é organizar os itens restantes no seu espaço de trabalho, a fim de como regularmente os utiliza. Pode usar a sua caneta de tinta permanente diariamente, mas deve consultar o seu manual de Recursos Humanos uma vez a cada seis meses.

para melhorar o seu fluxo de trabalho, coloque os seus itens mais frequentemente usados nas gavetas de cima da mesa (como carregadores e Cadernos), onde o acesso é rápido e fácil. Ter Canetas e lápis em um copo nas proximidades, e armazenar Outros suprimentos (tais como auscultadores, grampos, elásticos) em gavetas inferiores. Organize o resto do escritório da mesma forma, de modo que seus itens menos usados estão mais longe. Este sistema simples irá aumentar a produtividade e garantir que as suas coisas mais frequentemente usadas estão sempre por perto, enquanto os seus outros itens pessoais podem ser guardados longe e fora da sua secretária.Se você quiser um processo mais rápido para organizar seus suprimentos e pertences, crie três caixas ou sacos: manter, reciclar ou descartar, e coloque em outro lugar. Você deve ser capaz de encontrar um lugar para tudo. Mesmo aqueles que são sentimentais e tendem a segurar certos objetos podem encontrar um lugar novo para seus itens e ainda conseguem remover a desordem do Escritório. Também considere quais objetos Você pode reciclar (papéis e Plásticos), e quais você pode jogar fora (garrafas vazias, folhetos e folhetos).O número de cabos em cada escritório parece multiplicar-se exponencialmente. Quer esses cabos estejam em cima ou debaixo da tua secretária, pode ser uma batalha interminável para manter esses cabos sob controlo. Algumas pessoas optam por ignorar este problema, mas quando um problema se desenvolve com qualquer um de seus Eletrônicos, esta falta de organização pode causar atrasos consideráveis na identificação e correção do problema.

uma excelente solução para este problema é investir em um sistema de rotulagem Dymo e, em seguida, rotular cada cabo à medida que você instalá-lo em seu escritório. O próximo passo é, então, investir em um sistema Cablox que pode rapidamente e facilmente organizar seus cabos e, em seguida, talvez, tão importante, garantir que eles se organizam limpo e arrumado avançando. Se você quiser ser criativo e economizar dinheiro, Você também pode criar rótulos e caixas de organização usando contêineres de filme, porta-papéis, caixas de sapatos e outros itens domésticos.Você já visitou outros escritórios e notou confusão de que o seu colega não tem conhecimento? O mesmo se aplica provavelmente ao seu escritório. Os seus visitantes vêem o seu escritório com uma nova perspectiva e são mais observadores da confusão no seu escritório que você pode nem notar.Uma ótima maneira de testar esta sinopse é tirar uma fotografia do seu escritório a partir da porta. Isto irá permitir-lhe ver o seu ambiente de trabalho à mesma luz que os seus convidados, deixando-o chocado com o resultado. Se tiver dificuldade em encontrar confusão, tente tirar fotos de diferentes ângulos. As fotografias fornecem uma perspectiva completamente diferente, e potenciais problemas podem surgir do quadro, ajudando-o a identificar rapidamente as áreas que precisam ser limpas.

digitalize as suas notas e documentos

A maior parte da sua confusão é provavelmente baseada em papel: documentos, cartões de visita, notas pegajosas, notas de reunião, e muito mais. O problema é que estes não só ocupam espaço, mas a maioria destes documentos não são algo que se veja regularmente. Em vez de mantê-los em torno do off-chance que você pode precisar dele um dia, Digitalize seus documentos criando cópias eletrônicas, seja digitalizando-os ou digitando-os para fora em seu lugar.

existem inúmeros aplicativos disponíveis no seu smartphone que podem rápida e facilmente digitalizar documentos e armazenar os detalhes necessários no seu telefone. Tire fotos de documentos essenciais que você não pode arriscar perder, e depois descartar ou reciclar as versões em papel. Você também pode mudar para outros aplicativos de notetaking, como Evernote, Google Docs, Google Keep (uma nota), e as anotações apps em iOS e telefones Android. Estes aplicativos permitem não só digitalizar notas, mas sincronizá-las através de vários dispositivos através da nuvem. Se você tem centenas de cartões de visita em seu espaço de mesa, ou tirar fotos ou adicionar as pessoas como contatos, em seguida, deitá-los fora. Um dos benefícios da digitalização de seus documentos é que você pode pesquisar através deles de forma rápida e conveniente.

desenvolver hábitos organizacionais mais fortes

A maior mudança que você pode fazer para ficar livre de desordem é desenvolver um novo hábito de limpeza e organização. Sempre que um novo objeto é introduzido no escritório, como um pedaço de correio ou um novo documento, decidir o que você planeja fazer com ele naquele momento, ou pelo menos antes do final do dia. Revisitar a manutenção, lixo/reciclar, ou colocar em outro lugar idéia para determinar onde colocar o documento. Evitar confusão é a melhor maneira de manter o seu escritório limpo.

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