Zarządzanie kosztami projektu: co musisz wiedzieć i zrobić

zarządzanie kosztami projektu często zniechęca ludzi. Wydaje się skomplikowany i ma mistyczny klimat matematycznej magii i Czarodziejstwa. Ale niewiele jest sponsorów projektu, klientów lub ich dyrektorów finansowych, którzy dbają o więcej niż o budżet i o to, jak dokładnie możesz się go trzymać.

przekroczenie kosztów projektu jest powszechne.

ale to nie jest powód do defetyzmu.

Nie Zamiast tego musisz działać z determinacją, aby zrozumieć zarządzanie kosztami projektu i wdrożyć wszystkie dostępne narzędzia do kontroli kosztów i wprowadzenia wydatków w budżecie.

gdy zarządzanie kosztami projektu jest niezbędne

wiemy, że projekty mają różne priorytety – najlepiej zrozumieć żelazny Trójkąt czasu, kosztów i jakości. Niektóre projekty polegają na dostarczaniu zakresu do absolutnego zestawu standardów jakości. A inni mają absolutnie sztywny termin, który sprawia, że harmonogram jest ich podstawowym priorytetem.

ale w przypadku niektórych projektów jakość może się nieco wyginać, a terminy mogą się ślizgać, jeśli muszą. To, co nie podlega negocjacjom, to budżet. Po ustawieniu musisz go uszanować i dostarczyć do niego.

Tak więc w tym artykule przedstawimy:

  • czym jest zarządzanie kosztami projektu
  • Twój „plan zarządzania kosztami projektu”
  • ustalanie kosztów – procesy szacowania i budżetowania
  • rozważania dotyczące zarządzania kosztami projektu
  • monitorowanie i kontrolowanie wydatków projektu
  • dostosowanie procesu zarządzania kosztami projektu

więc, ustaw się. Mamy dużo do omówienia.

TL;DR Obejrzyj film

czym jest zarządzanie kosztami projektu?

zarządzanie kosztami projektu

zarządzanie kosztami projektu to proces, który składa się z dwóch głównych elementów:

  1. szacowanie i planowanie kosztów oraz tworzenie z nich budżetu projektu
  2. monitorowanie i kontrolowanie wydatków projektu w celu dostosowania się do budżetu

komponenty te pojawiają się w dowolnej metodologii lub podejściu, które wybierzesz dla swojego projektu. Jednak zakres, w jakim będą one stosowane, może się różnić. Na przykład wiele zwinnych podejść do zarządzania projektami wymaga bardzo lekkiego podejścia do szacowania kosztów i planowania.

wszystkie główne podejścia do zarządzania projektami powinny zajmować się zarządzaniem kosztami projektu

Project Management Institute (PMI) Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) od dawna ma zarządzanie kosztami projektu jako jeden z dziesięciu obszarów wiedzy (lub KAs). Był to jeden z oryginalnych 9 KAs w pierwszej edycji. Może się to zmienić wraz z publikacją 7. edycji przewodnika PMBOK.

siódma edycja APM body of Knowledge jest bardziej wskaźnikiem do tego, czego musisz się nauczyć, niż źródłem odniesienia. Ale w sekcji 4.8.2 znajdujemy planowanie kosztów. Jednak apmbok w dużej mierze pomija cały temat kontroli kosztów-z wyjątkiem przechodzącego odniesienia do Earned Value Management (EVM). Więcej o EVM później.

z jego silnym naciskiem na zarządzanie projektami, uważam PRINCE2 za szokujące i godne pożałowania światło na temat zarządzania kosztami. Pojawia się w przewodniku pierwszego z 7 tematów PRNCE2: Business Case. PRINCE2 nie ma jednak wiele do powiedzenia na temat zarządzania finansami i kosztami. Jest to nawet w zakresie jego braku w słowniku!

jest kilka sposobów, w których myślę, że przewodnik PMBOK przewyższa podobne Przewodniki metodologiczne. To jednak jest jeden. I mam nadzieję, że PMI znajdzie sposób, aby zachować wszystkie dobre treści, gdy obraca się do tego, co spodziewam się być radykalnie inny PMBOK 7.

PMBOK 6 dzieli zarządzanie kosztami projektu na cztery procesy

6. edycja przewodnika PMBOK zawiera 4 procesy w obszarze wiedzy o zarządzaniu kosztami projektu.

  1. Zaplanuj zarządzanie kosztami
    co przyjrzymy się następnym
  2. oszacuj koszty
    które przyjrzymy się razem z…
  3. Określ budżet
  4. Kontroluj koszty
    co faktycznie obejmuje monitorowanie, kontrolowanie, raportowanie i reagowanie na różnice kosztów i problemy z nimi związane
  5. postrzegam zarządzanie kosztami projektu jako proces główny, który można udokumentować w planie zarządzania kosztami projektu. Określa to „zasady ruchu drogowego” dotyczące sposobu ustalania i zarządzania kosztami projektu. Jest to jeden z dwóch podstawowych dokumentów kontrolnych dotyczących aspektów finansowych twojego projektu – obok Twojego przypadku biznesowego. Mamy również duży przewodnik po Przypadku biznesowym projektu.

    Twój plan zarządzania kosztami projektu

    jeśli twój projekt wyda znaczne kwoty cudzych pieniędzy, musisz wykazać, że możesz:

    • daj im jasny obraz tego, ile muszą zaangażować
    • kontroluj, ile ich pieniędzy wydajesz
    • rozliczaj te wydatki

    twój plan zarządzania kosztami projektu określa to wszystko. Można je traktować jako część planu zarządzania projektem lub jako powiązany dokument. Tak czy inaczej, musisz upewnić się, że wszystkie aspekty dobrze się integrują i są całkowicie spójne.

    co należy uwzględnić w planie zarządzania kosztami projektu

    Oto niektóre z rzeczy, które należy uwzględnić:

    budżetowanie i szacowanie

    wynik z tego jest planem kosztów. Jest to finansowe uzupełnienie harmonogramu projektu.

    1. podstawowe mierzalne ilości, które wykorzystasz do budżetu, a następnie śledzenia kosztów, obejmują:
      1. gotówka
      2. czas dla ludzi
    2. podstawa do oszacowania różnych aspektów kosztów. Musi to obejmować:
      1. ile dokładności potrzebujesz
        zobacz sekcję na temat dostosowywania procesu zarządzania kosztami projektu, poniżej)
      2. rozmiar twoich zakresów szacunków
        szacunki jednopunktowe są słabą praktyką w dużych projektach)
      3. poziomy ufności
        te będą linkować do tego, jak szerokie są Twoje zakresy
      4. może nawet poziomy precyzji, z którymi wyrazisz swoje szacunki.
    3. zasady i procesy bankowe, pożyczkowe i walutowe (forex)
    4. sposób finansowania projektu oraz mechanizm wnioskowania i pobierania finansowania

    monitorowanie i kontrolowanie

    wynikiem tego jest zestaw procesów i procedur, w jaki sposób będziesz trzymać się swojego budżetu – lub odzyskać sytuację w przypadku presji na budżet.

    1. jak będziesz monitorować swoje wydatki
    2. poziom wariancji (lub odchylenia od budżetu bazowego – Przewodnik PMBOK określa je jako „progi kontrolne” lub „progi wariancji”), na które pozwolisz przed:
      1. zgłaszanie wariancji
      2. podejmowanie działań naprawczych
    3. w jaki sposób planujesz mierzyć poziom wydajności projektu
    4. twój proces raportowania – kiedy, jak często, do kogo i w jakim formacie

    cokolwiek innego…

    będziesz również chciał dodać cokolwiek innego, o co poprosi Twoje biuro zarządzania projektami (PMO), Rada projektu lub Sponsor projektu 8724> przewodnik PMBOK ma dwa procesy:

    1. oszacuj koszty
    2. Określ budżet

    ale są one tak głęboko splecione, że wolę myśleć o nich razem. Nie zawsze jest jasne, jak przydzielić narzędzie lub metodę do jednego lub drugiego z tych procesów.

    na szczęście opublikowaliśmy już kolejny z naszych dużych przewodników na temat szacowania: jest to duży i ważny temat. Spójrz na to: szacowanie projektu: opanuj narzędzia i techniki.

    :

    • 3 sposoby wygenerowania następnego budżetu projektu
    • wszystko, co musisz wiedzieć o przypadku biznesowym projektu

    i następujące filmy:

    • Jak oszacować koszty projektu
    • presja na zmniejszenie budżetu projektu
    • Business Case projektu: napisz skuteczną propozycję projektu

    dlaczego potrzebujesz budżetu

    wynikiem szacowania i budżetowania będzie budżet, który określa twoje podstawowe koszty. Wykorzystasz to jako podstawę do:

    • Ukończenie sprawy biznesowej i wycena inwestycji
      (więcej informacji w pomarańczowym polu powyżej)
    • określenie wymogu finansowania
    • uzyskanie zatwierdzenia
    • kadrowanie negocjacji umów
    • kontrola kosztów
    • raportowanie zarządzania kosztami
    • określanie miar sukcesu dla twojego projektu, po zakończeniu

    szacowanie i budżetowanie najlepiej wykonywać zadanie po zadaniu. Dla każdego zadania Utwórz oszacowanie, a następnie kwotę budżetową dla każdej klasy kosztów.

    więc potrzebujesz siatki (arkusze kalkulacyjne, takie jak Excel, liczby lub Arkusze Google są idealne) z listą zadań z boku i listą kategorii kosztów u góry.

    orientacyjny arkusz kalkulacyjny budżetu projektu

    zapoznaj się z naszym artykułem: 3 sposoby na wygenerowanie następnego budżetu projektu.

    zadania

    najlepszym źródłem listy zadań jest struktura podziału pracy* (WBS). Dodając koszty do każdego zadania, stworzysz strukturę podziału kosztów.

    zaletą tego podejścia jest to, że po przejściu do etapu realizacji, będziesz mógł śledzić wydatki według zadań i porównywać je bezpośrednio z budżetem.

    * zauważ, że nauczyłem się zarządzania projektami w Wielkiej Brytanii. Tutaj WBS zawiera „pracę” – czyli zadania lub działania. Na przykład w USA WBS rozkłada pracę na produkty. Takie podejście będzie również działać jako podstawa Twojego budżetu, ale jest bardziej złożone, ponieważ często wiele zadań przyczynia się do dostawy jednego lub więcej produktów. Tak więc takie podejście często wymaga zarówno agregacji kosztów zadań na poziomie produktu, jak i dezagregacji skumulowanych kosztów między wieloma zadaniami.

    relacje produktów i zadań

    kategorie kosztów

    typowe kategorie kosztów obejmują:

    • koszty czasowe dla:
      • wykonawcy i konsultanci o stawkach godzinowych
      • pracownicy organizacji, jeśli trzeba to rozliczać (mądrze jest)
    • koszty materiałów
      są one zwykle wyrażone jako koszt jednostkowy pomnożony przez liczbę jednostek
    • koszty wynajmu i dzierżawy sprzętu, a czasami urządzeń
    • inne koszty bezpośrednie, takie jak:
      • Podróże
      • drukowanie
      • zakup sprzętu
    • podatki od towarów i usług, które mogą nie podlegać bezpośrednio zwrotowi lub w przypadku których może wystąpić znaczne opóźnienie (np. z innych międzynarodowych bloków handlowych)

    koszty pośrednie

    konieczne może być również uwzględnienie kosztów pośrednich, które można tylko częściowo przypisać konkretnemu projektowi. Typowe przykłady obejmują:

    • koszty lokali
    • licencje na oprogramowanie
    • Sprzęt Biurowy
    • opłaty telekomunikacyjne
    • ubezpieczenia
    • koszty bankowe
    • ogólne koszty administracyjne

    aby wziąć pod uwagę

    podczas przygotowywania szacunków i budżetu, będzie wiele niepewności. Ważne do zapamiętania to:

    • inflacja i zmiany kosztów materiałów
      …szczególnie w odniesieniu do towarów będących przedmiotem handlu międzynarodowego, takich jak żelazo i stal
    • kursy walutowe
      …jeśli kupujesz towary i usługi z zagranicy
    • znaczące ryzyko
      …jak pogoda, wydarzenia, Polityka
    • czas i materiały (T&M) kontrakty mają duże niepewność w porównaniu z umowami na czas określony. Zapraszamy do obejrzenia naszego krótkiego filmu: Umowa o stałej cenie dla Twojego projektu: Plusy i minusy

    Twoja odpowiedź na tego typu niepewność jest dodanie kwot awaryjnych do budżetu. Przewodnik PMBOK nazywa to „rezerwami”.

    zamówienia na projekty

    ważnym elementem kosztów projektu będą zawsze Materiały, aktywa, personel i usługi. Tak więc ściśle powiązaną dyscypliną zarządzania kosztami projektu jest zarządzanie zamówieniami projektowymi.

    rzeczywiście, jest to kolejny z 10 podręczników wiedzy w szóstym wydaniu przewodnika PMBOK. Tak więc, oczywiście, mamy dla Ciebie jeden z naszych dużych przewodników:

    • Zarządzanie zamówieniami projektowymi

    a także spójrz na nasz film, umowę o stałej cenie dla Twojego projektu: plusy i minusy.

    Zarządzanie wydatkami na projekty

    przewodnik PMBOK PMI jest słaby w całym zarządzaniu. Nic więc dziwnego, że nie ma nic (co mogę znaleźć) do powiedzenia na temat zarządzania zarządzaniem kosztami projektu.

    Ooops!

    ale, jak zawsze, Metodologia PRINCE2 rządu brytyjskiego ma zarządzanie jako kluczową siłę i wskazuje nam właściwy kierunek.

    przegląd finansowy

    wyraźnie Twoja rada projektowa i Sponsor mają do odegrania kluczową rolę w nadzorowaniu Twoich wydatków. W stałym porządku obrad Rady projektu powinno znajdować się przegląd sprawozdań budżetowych, a ja popieram zapewnienie, że jeden członek Rady projektu ma wystarczające umiejętności finansowe, aby kompetentnie monitorować i doradzać kolegom Rady w sprawie sytuacji finansowej. W przypadku znacznego projektu (pod względem wydatków, profilu lub ryzyka), sugeruję, że musi to być ktoś z kwalifikacjami finansowymi.

    rola starszego urzędnika finansowego

    niektóre projekty rządowe w Wielkiej Brytanii wyznaczają starszego urzędnika finansowego (SFO) do największych projektów. Realizują one ten sam poziom nadzoru i mają taki sam poziom odpowiedzialności jak starszy odpowiedzialny Urzędnik (sro-ogólnie rzecz biorąc, Sponsor), ale w dziedzinie finansów projektu. W innych modelach SFO jest doradcą wspierającym SRO. Zalecam uważne rozważenie tego rodzaju modelu. Zwłaszcza jeśli twój projekt ma duże wydatki i znaczące ryzyko lub profil.

    zauważ, że rola SFO nie jest wyraźnie wymieniona w publikacjach PRINCE2.

    Stage Gates

    kolejnym niezwykle cennym wkładem w zarządzanie finansami, który zleca PRINCE2, jest proces przeglądu bramy. Jest to również stosowane w projektach innych niż PRINCE2, więc warto to rozważyć.

    tutaj możesz połączyć proces Stage-Gate bezpośrednio z uwolnieniem finansowania projektu. Transze środków budżetowych mogą być zwolnione tylko na wydatki po pomyślnym zakończeniu przeglądu bramki etapowej i zatwierdzeniu przez zespół ds. przeglądu lub Radę projektu. Znajdziesz tu obszerny artykuł na temat etapu projektu-procesu bramy – i dlaczego to uczyni cię lepszym kierownikiem projektu.

    monitorowanie i kontrola wydatków

    to są Twoje działania, aby utrzymać swój projekt w budżecie.

    monitorowanie

    śledzenie rzeczywistych wydatków w stosunku do budżetu. Najlepiej zrób to tak blisko czasu rzeczywistego, jak to tylko możliwe. Im więcej twój projekt wydaje, tym częściej musisz monitorować.

    Kontrola

    podjęcie działań naprawczych to wydatek, który przekroczy budżet lub już to zrobił.

    narzędzia do monitorowania i kontroli

    w przypadku większości małych projektów, jeśli mam być szczery, wystarczy arkusz kalkulacyjny! Ale takie podejście jest obarczone ryzykiem. Jeśli prowadzisz większy projekt, potrzebujesz narzędzia stworzonego do tego zadania.

    tego typu narzędzie nazywa się Systemem Informacji zarządzania projektami (lub PMIS – uważaj, jak to mówisz!). Istnieje wiele odmian.

    • samodzielne narzędzia do zarządzania finansami, stworzone dla środowiska projektowego
    • dodatki do zarządzania projektami do narzędzi do zarządzania finansami przedsiębiorstw (takich jak Oracle, Sage lub SAP)
    • kompleksowe narzędzia do planowania i monitorowania projektów, które mogą obsługiwać raportowanie finansowe projektu

    co musi zrobić PMIS

    it is way (way, way) poza zakresem tego artykułu, aby przejrzeć dostępne opcje. Ale do zarządzania kosztami projektu potrzebujesz narzędzia, które może:

    • Zbierz
    • Zapisz
    • bezpiecznie przechowuj
    • zestawiaj
    • analizuj
    • prezentuj
    • przygotowuj raporty na temat

    wszystkich swoich danych finansowych. Idealnie, będzie łatwy w użyciu i dobrze integruje się z innymi niezbędnymi systemami i procesami zarządzania projektami, których używasz.

    Earned Value Management (EVM)

    innym tematem, który jest poza zakresem tego artykułu jest Earned Value Management (EVM) – czasami znany jako EVA (Earned Value Analysis). Jest to potężny zestaw narzędzi do analizy wydajności budżetu i harmonogramu oraz ich różnic między sobą. Pozwala również projektować trendy i obliczać prognozy do zakończenia.

    aby uzyskać więcej informacji na temat Earned Value management, omówiliśmy nasz Earned Value Primer: podstawy EVM. Obejmuje to praktykę korzystania z analizy Earned Value Analysis (EVA) w Twoim projekcie oraz wszystkie formuły matematyczne, które musisz znać.

    TCPI

    jedną ze szczególnie powszechnie stosowanych liczb jest To-Complete Performance Index (Tcpi). Jest to miara tego, jak pozostały budżet w porównaniu do pracy, którą nadal musisz wykonać. Liczba większa niż 1 oznacza, że masz więcej budżetu niż oczekiwałeś, aby potrzebować, gdy przygotowujesz swój budżet. Jeśli jest mniejszy niż jeden, musisz wygenerować oszczędności, pracując wydajniej lub ekonomiczniej niż planowałeś.

    analiza trendów i prognozowanie do zakończenia

    niezależnie od zastosowanej metodologii, może być konieczne przygotowanie oceny wydatków w czasie. Da ci to trend, z którego będziesz musiał prognozować wydatki poza koleją. Jeśli szacowany koszt wykonania przekracza budżet, masz dwie możliwości:

    1. działania naprawcze mające na celu naprawienie nadmiernych wydatków
    2. ubieganie się o zatwierdzenie przedłużenia budżetu

    Co Zrobić, jeśli Twoja prognoza przekracza budżet, ale nadal mieści się w Twoim przypadku?

    dlatego potrzebujesz planu zarządzania kosztami projektu i dobrego zarządzania. Twój plan powinien dać ci odpowiedź na to pytanie. Przynajmniej zawsze mówię, że musisz powiadomić swojego sponsora i Zarząd, jeśli tak jest.

    raportowanie

    raportowanie jest kluczowym uzupełnieniem procesu monitorowania i kontroli. Musisz zgłosić się na:

    1. wyniki budżetowe(czasami w ramach kluczowych działów lub strumieni roboczych)
    2. prognozy, które będą informować o podejmowaniu decyzji przez Radę

    napisaliśmy również artykuł na temat raportowania, który ustawi raportowanie budżetu w szerszym kontekście, a także pokaże, dlaczego jest tak ważne.

    zmiana ma miejsce: odpowiadając na rzeczywistość

    jako kierownicy projektów oczekujemy, że wszystko pójdzie idealnie!

    Przepraszam, napiszę to jeszcze raz …

    jako doświadczeni kierownicy projektów nigdy nie oczekujemy, że wszystko pójdzie idealnie!

    będziesz więc musiał dokonać wielu aktualizacji dokumentacji projektowej i narzędzi kontrolnych w całym cyklu życia projektu.

    typowe aktualizacje, które będą wynikały z monitorowania kosztów projektu, obejmują:

    • Twój budżet, plan i linie bazowe
    • ryzyko, problemy i nieprzewidziane sytuacje
    • wyciągnięte wnioski

    Kontrola zmian

    konieczność wprowadzenia zmian spowoduje konieczność dostosowania budżetu i prognoz. Tak więc proces kontroli zmian będzie musiał w pełni zintegrować się z kontrolą kosztów projektu. Napisaliśmy kolejny z naszych gigantycznych przewodników na temat kontroli zmian.

    dostosowywanie procesu zarządzania kosztami projektu

    wreszcie, gdy zaczyna nam brakować miejsca (możesz to zrobić na stronie internetowej? … Ed), chcę krótko odnieść się do potrzeby dostosowania podejścia do zarządzania kosztami projektu do charakteru konkretnego projektu.

    jak duży jest Twój projekt?

    zawsze skaluj proces zarządzania kosztami, aby dopasować go do skali i ryzyka projektu. Wiele narzędzi i metod nie ma znaczenia dla małych projektów. Ale podobnie, w przypadku największych projektów potrzebujesz zaawansowanych narzędzi programowych, aby dać ci szansę na śledzenie wydatków projektowych. Będą one musiały być wystarczająco solidne, aby zapewnić jakość ścieżki audytu, którą zleca dział finansowy.

    jakie podejście przyjmujesz do swojego projektu?

    napisałem wiele z tego artykułu, aby założyć, że twój projekt będzie miał podejście przewidujące lub planowane. Ale co, jeśli potrzebujesz użyć metodyki adaptacyjnej (zwinnej)?

    tutaj będziesz potrzebował bardziej lekkiego procesu szacowania. Nie możesz całkowicie zrezygnować z szacowania. Uniemożliwiłoby to organizacji sponsorującej podjęcie solidnej decyzji. Ale można użyć podejścia wysokiego szczebla, aby dokonać „szacunki rzędu wielkości” jako podstawę świadomego podejmowania decyzji.

    później możesz dokonać bardziej szczegółowych szacunków przy każdej iteracji, aby wykorzystać większy poziom pewności w horyzoncie planowania krótkoterminowego.

    aby uzyskać więcej informacji na temat porównania między tradycyjnym zarządzaniem projektami predykcyjnymi a bardziej elastycznymi podejściami Agile, zobacz nasz artykuł: Agile vs Waterfall: który z nich jest odpowiedni dla Twojego projektu?. Dotyczy to również sytuacji, w których każdy z nich jest odpowiedni.

    Jakie jest twoje doświadczenie w zarządzaniu kosztami projektu?

    daj mi znać swoje doświadczenia, ulubione narzędzia lub wszelkie pytania. Odpowiem na wszelkie komentarze poniżej.

    więcej informacji na powiązane tematy

    zarządzanie kosztami projektu jest jednym z bardziej matematycznie intensywnych aspektów zarządzania projektami. Niezależnie od tego, czy uczysz się do formalnego egzaminu PM, czy po prostu chcesz mieć pewność, że znasz wszystkie formuły, których często używamy, spójrz na:

    • PM Formulas: zrozumienie matematyki zarządzania projektami

    jeśli chcesz uzyskać kilka wskazówek na temat dobrej kontroli kosztów PM, spodoba ci się nasz film:

    • Zarządzanie finansami projektu – 5 wskazówek dotyczących dobrej kontroli kosztów

    i wreszcie, istnieją dwie formy kosztów, o które ludzie często mnie pytają. W tych dwóch filmach, odpowiadam na pytanie, co jest…

    • koszt alternatywny?
    • … A błąd kosztów?
    Jak Ładowanie…

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.