7 prostych wskazówek, które pomogą Ci uporządkować swoje biuro

w wielu biurach im bardziej jesteś zajęty, tym bardziej zagracone i mniej produktywne staje się Twoje środowisko pracy. W celu poprawy wydajności bardzo ważne jest, aby zintegrować system, który sprawi, że Twoja przestrzeń biurowa pozostanie pozbawiona bałaganu. Może się to wydawać prostym zadaniem, ale kiedy jesteś w biurze każdego dnia, możesz przyzwyczaić się i prawie odporny na bałagan. Może to następnie powodować problemy organizacyjne, nawet nie zdając sobie sprawy z zatrzymania. Wykorzystanie systemów organizacyjnych może mieć bezpośredni związek z produktywnością, niezależnie od tego, czy dotyczy to utrzymania czystości w biurze, czy też tworzenia doskonałego procesu dystrybucji.

Dlaczego Warto zrezygnować

więc poza utrzymaniem czystości i porządku w biurze, jakie są korzyści z utrzymania bałaganu w biurze?

Zwiększona produktywność – im mniej czasu poświęcasz na wyszukiwanie obiektów i określonych dokumentów,tym więcej czasu możesz poświęcić na pracę. Wyszukiwanie dokumentów w chmurze może również zapewnić większą kontrolę i dostęp do dokumentów przy jednoczesnym utrzymaniu czystości w biurze.

spokój umysłu – bałagan nie wpływa tylko na Twoją przestrzeń fizyczną, ale także na Twoją przestrzeń umysłową. Innymi słowy, kiedy twój umysł jest zaniepokojony stanem twojego biura, masz tendencję do rozpraszania się i braku skupienia i koncentracji potrzebnej. Bałagan w biurze jest odzwierciedleniem stanu umysłu pracownika.

Reprezentacja marki – gdybyś wszedł do biura klienta i uznał go za zdezorganizowany, co byś pomyślał? Prawdopodobnie będziesz projektować to środowisko tak, jak klient radzi sobie z biznesem. To samo dotyczy Twojej własnej marki. Dbanie o czystość przestrzeni biurowej lub coworkingowej nie tylko zapewnia lepszą reprezentację, ale także pozwala zachować szacunek dla przestrzeni i innych osób, które ją dzielą.

przeanalizujmy kilka wskazówek dotyczących deklutacji powierzchni biurowej, a tym samym zwiększenia wydajności.

1. Zachowaj tylko to, czego potrzebujesz
2. Zorganizuj swoje biuro w oparciu o praktyczność
3. Sortuj według keep, recycle/trash, i należy gdzie indziej
4. Kontroluj swoje kable
5. Zrób zdjęcie
6. Digitalizacja notatek i dokumentów
7. Rozwijaj silniejsze nawyki organizacyjne

Zachowaj tylko to, czego potrzebujesz

zamiast podejmować indywidualne decyzje o tym, co zapisać i odrzucić, czasami najlepiej jest pozbyć się wszystkiego, a następnie powoli dodawać rzeczy tak, jak ich potrzebujesz. Pomyśl o tym jak o pulpicie komputera. Im więcej zainstalowanych aplikacji, tym więcej skrótów pojawi się w tle pulpitu. Dopiero gdy usuniesz te wszystkie skróty, zdasz sobie sprawę, jak niewielu z nich faktycznie użyłeś.

ta sama zasada dotyczy Twojej przestrzeni biurowej lub domowego biura. Jest wysoce prawdopodobne, że istnieje wiele przedmiotów w Twojej przestrzeni, które nie zostały dotknięte przez miesiące,a jednak zajmują cenne nieruchomości, nie dodając nic do wydajności. Pozbywając się wszystkiego, a następnie dodając rzeczy z powrotem zgodnie z wymaganiami, możesz skuteczniej i obiektywniej zachować niezbędne materiały biurowe. Chociaż ta metoda jest ekstremalna, jest to doskonały sposób na identyfikację przedmiotów, które nie służą celowi lub utrudniają twoją produktywność (chociaż nie będziemy cię oceniać za przechowywanie kilku przedmiotów z powodów sentymentalnych).

zobacz ten film od organizowania konsultant Marie Kondo, jak zorganizować swoje biurko.

Uporządkuj swoje biuro w oparciu o praktyczność

po zmniejszeniu bałaganu, postępując zgodnie z metodą zacznij od zera, następnym krokiem jest ułożenie pozostałych elementów w przestrzeni roboczej w kolejności, w jakiej regularnie z nich korzystasz. Możesz używać pióra wiecznego codziennie, ale prawdopodobnie konsultujesz się z podręcznikiem Zasobów Ludzkich raz na sześć miesięcy.

aby usprawnić przepływ pracy, umieść najczęściej używane przedmioty w górnych szufladach biurka (takich jak Ładowarki i notebooki), gdzie dostęp jest szybki i łatwy. Miej długopisy i ołówki w pobliskim kubku i przechowuj inne materiały (takie jak słuchawki, zszywki, gumki) w niższych szufladach. Ułóż resztę biura w podobny sposób, aby najmniej używane przedmioty były najdalej. Ten prosty system zwiększy produktywność i sprawi, że najczęściej używane rzeczy będą zawsze w pobliżu, a pozostałe rzeczy osobiste można schować i schować z biurka.

Sortuj według keep, recycle/trash i należy do innego miejsca

jeśli chcesz szybszego procesu organizowania zapasów i rzeczy, Utwórz trzy pudełka lub torby: przechowuj, recykling lub odrzuć i umieść gdzie indziej. Powinieneś znaleźć miejsce na wszystko. Nawet ci, którzy są sentymentalni i mają tendencję do trzymania się pewnych przedmiotów, mogą znaleźć nowe miejsce dla swoich przedmiotów i nadal usuwać bałagan z biura. Zastanów się również, które przedmioty możesz poddać recyklingowi (papiery i Tworzywa sztuczne), a które możesz wyrzucić (puste butelki, ulotki i ulotki).

opanuj Kable

od ładowarek do telefonów i laptopów po Kable HDMI i klucze słuchawkowe-liczba kabli w każdym biurze wydaje się zwiększać wykładniczo. Niezależnie od tego, czy kable są na górze, czy pod biurkiem, utrzymanie tych kabli pod kontrolą może być niekończącą się walką. Niektórzy ludzie decydują się zignorować ten problem, ale gdy problem rozwija się z dowolną elektroniką, ten brak organizacji może spowodować znaczne opóźnienia w identyfikacji i naprawieniu problemu.

doskonałym rozwiązaniem tego problemu jest zainwestowanie w system etykietowania Dymo, a następnie etykietowanie każdego kabla podczas instalacji w biurze. Następnym krokiem jest zainwestowanie w system Cablox, który może szybko i łatwo zorganizować Kable, a następnie, co równie ważne, zapewnić ich porządek i porządek w przyszłości. Jeśli chcesz być kreatywny i zaoszczędzić pieniądze, możesz również tworzyć etykiety i organizować pudełka za pomocą pojemników na folie, uchwytów na papier, pudełek na buty i innych artykułów gospodarstwa domowego.

Zrób zdjęcie (możesz być zszokowany)

czy kiedykolwiek odwiedziłeś inne biura i zauważyłeś bałagan, o którym twój kolega jest w błogiej nieświadomości? To samo dotyczy Twojego biura. Odwiedzający widzą Twoje biuro ze świeżą perspektywą i są bardziej uważni na bałagan w biurze, którego możesz nawet nie zauważyć.

świetnym sposobem na przetestowanie tego streszczenia jest zrobienie zdjęcia swojego biura z drzwi. Pozwoli Ci to zobaczyć swoje środowisko pracy w tym samym świetle, co Twoi goście, pozostawiając cię zszokowanym wynikiem. Jeśli masz problemy ze znalezieniem bałaganu, spróbuj zrobić zdjęcia pod różnymi kątami. Zdjęcia zapewniają zupełnie inną perspektywę, a potencjalne problemy mogą pojawić się na zdjęciu, pomagając szybko zidentyfikować obszary, które należy oczyścić.

Digitalizacja notatek i dokumentów

Większość bałaganu jest prawdopodobnie oparta na papierze: dokumenty, wizytówki, notatki, notatki ze spotkań i inne. Problem polega na tym, że nie tylko zajmują one miejsce, ale większość z tych dokumentów nie jest czymś, na co patrzysz regularnie. Zamiast trzymać je na uboczu, możesz potrzebować ich pewnego dnia, zdigitalizuj swoje dokumenty, tworząc kopie elektroniczne, skanując je lub wpisując je zamiast tego.

na smartfonie dostępnych jest wiele aplikacji, które mogą szybko i łatwo skanować dokumenty i przechowywać wymagane dane w telefonie. Zrób zdjęcia niezbędnych dokumentów, których nie możesz stracić, a następnie wyrzuć lub poddaj recyklingowi wersje papierowe. Możesz także przełączyć się na inne aplikacje do notowania, takie jak Evernote, Google Docs, Google Keep (notatka) i aplikacje notatek na telefony z systemem iOS i Android. Te aplikacje umożliwiają nie tylko digitalizację notatek, ale także ich synchronizację na wielu urządzeniach za pośrednictwem chmury. Jeśli masz setki wizytówek na biurku, Rób zdjęcia lub Dodaj osoby jako kontakty, a następnie wyrzuć je. Jedną z zalet digitalizacji dokumentów jest szybkie i wygodne przeszukiwanie ich.

rozwijaj silniejsze nawyki organizacyjne

największą zmianą, jaką możesz wprowadzić, aby pozostać bez bałaganu, jest rozwijanie nowego nawyku czystości i organizacji. Za każdym razem, gdy do biura wprowadzany jest nowy przedmiot, taki jak list lub nowy dokument, zdecyduj, co zamierzasz z nim zrobić w tym momencie lub przynajmniej przed końcem dnia. Odwiedź ponownie pomysł keep, trash/recycle lub place elsewhere, aby określić, gdzie umieścić dokument. Zapobieganie bałaganowi to najlepszy sposób na utrzymanie czystości w biurze.

w Novel Coworking skupiamy się na dostarczaniu najlepszych udogodnień, aby umożliwić firmom rozwój, rozwój i rozwój ich organizacji. Nieustannie poszukujemy rozwiązań zwiększających wydajność i zwiększających produktywność. Jeśli jesteś zdeterminowany, aby rozwijać swój biznes i szukać innowacyjnych pomysłów, bądź na bieżąco z naszym blogiem, aby uzyskać cotygodniowe porady biznesowe & inspiracji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.