7 eenvoudige Tips om uw kantoor te Declutter

in veel kantoren, hoe drukker u bent, hoe rommeliger en minder productief uw werkomgeving wordt. Om de efficiëntie te verbeteren is het van cruciaal belang dat u een systeem integreert dat ervoor zorgt dat uw kantoorruimte leeg blijft. Dit lijkt misschien een eenvoudige taak, maar wanneer u in uw kantoor elke dag kunt u gewend raken, en bijna immuun, aan de rommel. Dit kan vervolgens leiden tot organisatorische problemen zonder zelfs het realiseren van de overval. Het gebruik van organisatorische systemen kan een directe correlatie hebben met de productiviteit, of het nu gaat om het schoonhouden van het kantoor, of zoals het doet bij het creëren van het perfecte distributieproces.

Waarom moet u Declutter

dus, naast het schoon en netjes houden van een kantoor, wat zijn de voordelen van het houden van uw kantoor rommel-vrij?

verhoogde productiviteit-hoe minder tijd u besteedt aan het zoeken naar objecten en specifieke documenten, hoe meer tijd u kunt besteden aan het focussen op uw werk. Het zoeken naar uw documenten in de cloud kan u ook meer controle en toegang tot documenten geven, terwijl uw kantoor schoon blijft.

gemoedsrust-rommel heeft niet alleen invloed op uw fysieke ruimte, maar ook op uw mentale ruimte. Met andere woorden, wanneer je geest bezorgd is over de staat van je kantoor, heb je de neiging om afgeleid te zijn en gebrek aan de focus en concentratie die nodig is. Een rommelig kantoor heeft de neiging om representatief te zijn voor de gemoedstoestand van een werknemer.

Brand Representation-als u het kantoor van een klant binnenliep en het ongeorganiseerd vond, wat zou u dan denken? Waarschijnlijk zou je die omgeving te projecteren aan hoe de klant omgaat met het bedrijfsleven. Hetzelfde geldt voor je eigen merk. Het schoon houden van uw kantoorruimte of coworking ruimte geeft niet alleen een betere weergave, maar het is ook een manier om respectvol te blijven voor de ruimte en de andere mensen die het delen.

laten we enkele tips bekijken om uw kantoorruimte te decluteren en daardoor productiever te worden.

1. Houd alleen de dingen die je nodig hebt
2. Organiseer uw kantoor op basis van functionaliteit
3. Sorteer op Bewaren, recyclen/prullenbak, en behoort elders
4. Houd uw kabels onder controle
5. Neem een foto
6. Uw notities en documenten
digitaliseren 7. Ontwikkel sterkere organisatorische gewoonten

houd alleen de dingen die u nodig hebt

in plaats van individuele beslissingen te nemen over wat u wilt opslaan en weggooien, soms is het het beste om van alles af te komen en dan langzaam dingen terug te voegen zoals u ze nodig hebt. Zie het als uw computer desktop. Hoe meer toepassingen u installeert, hoe meer snelkoppelingen worden weergegeven op de bureaubladachtergrond. Het is pas als je al die snelkoppelingen verwijdert dat je beseft hoe weinig van hen je daadwerkelijk gebruikt.

ditzelfde principe geldt voor uw kantoorruimte of kantoor aan huis. Het is zeer waarschijnlijk dat er tal van items in uw ruimte die niet zijn aangeraakt voor maanden, en toch nemen ze waardevolle onroerend goed, terwijl het toevoegen van niets aan uw productiviteit. Door van alles af te komen en vervolgens naar behoefte dingen weer in te voegen, kunt u effectiever en objectiever de essentiële Kantoorbenodigdheden behouden. Hoewel deze methode extreem is, is het een uitstekende manier om items te identificeren die geen doel dienen of uw productiviteit belemmeren (hoewel we u niet beoordelen voor het houden van een paar items om sentimentele redenen).

bekijk deze video van organiserend adviseur Marie Kondo over hoe u uw bureau kunt organiseren.

Organiseer uw kantoor op basis van bruikbaarheid

zodra u de rommel hebt verminderd door de start from scratch methode te volgen, is de volgende stap om de resterende items in uw werkruimte te rangschikken in volgorde van hoe regelmatig u ze gebruikt. U kunt uw vulpen dagelijks gebruiken, maar u raadpleegt waarschijnlijk eens in de zes maanden uw Human Resources manual.

om uw workflow te verbeteren, plaatst u de meest gebruikte items in de bovenste bureauladen (zoals laders en notebooks), waar toegang snel en eenvoudig is. Laat Pennen en potloden in een beker in de buurt, en bewaar andere benodigdheden (zoals koptelefoon, nietjes, elastiekjes) in de onderste lades. Schik de rest van het kantoor op dezelfde manier, zodat uw minst gebruikte items het verst weg zijn. Dit eenvoudige systeem zal de productiviteit te verhogen en ervoor te zorgen dat uw meest gebruikte dingen zijn altijd in de buurt, terwijl uw andere persoonlijke items kunnen worden weggestopt en van uw bureau.

Sorteer op Bewaren, recyclen/prullenbak, en hoort elders thuis

als u een sneller proces wilt voor het organiseren van uw benodigdheden en bezittingen, maak dan drie dozen of zakken: bewaren, recyclen of weggooien, en plaats ergens anders. Je moet overal een plek voor kunnen vinden. Zelfs degenen die sentimenteel zijn en de neiging hebben om vast te houden aan bepaalde objecten kan een nieuwe plek voor hun items te vinden en nog steeds in slagen om de rommel uit het kantoor te verwijderen. Bedenk ook welke voorwerpen U kunt recyclen (papier en kunststoffen), en welke u kunt weggooien (lege flessen, flyers en folders).

uw kabels onder controle

van telefoon – en laptopladers tot HDMI-snoeren en hoofdtelefoondongles lijkt het aantal kabels in elk kantoor exponentieel te vermenigvuldigen. Of die kabels nu bovenop of onder je bureau liggen, het kan een nooit eindigende strijd zijn om die kabels onder controle te houden. Sommige mensen kiezen ervoor om dit probleem te negeren, maar wanneer een probleem zich ontwikkelt met een van uw elektronica, kan dit gebrek aan organisatie aanzienlijke vertragingen veroorzaken bij het identificeren en corrigeren van het probleem.

een uitstekende oplossing voor dit probleem is om te investeren in een Dymo-etiketteringssysteem en vervolgens elke kabel te labelen terwijl u deze in uw kantoor installeert. De volgende stap is dan om te investeren in een Cablox-systeem dat snel en gemakkelijk uw kabels kan regelen en dan misschien, net zo belangrijk, ervoor zorgen dat ze georganiseerd netjes en opgeruimd blijven vooruit. Als u creatief wilt zijn en geld wilt besparen, kunt u ook labels en organisatiedozen maken met behulp van filmcontainers, papierhouders, schoenendozen en andere huishoudelijke artikelen.

Maak een foto (u zou geschokt kunnen zijn)

hebt u ooit andere kantoren bezocht en rommel opgemerkt waar uw collega zich niet van bewust is? Hetzelfde geldt waarschijnlijk voor uw kantoor. Uw bezoekers zien uw kantoor met een frisse blik en zijn meer oplettend van de rommel in uw kantoor dat u misschien niet eens merken.

een goede manier om deze synopsis te testen is om een foto van uw kantoor te nemen vanaf de deur. Zo kunt u uw werkomgeving in hetzelfde licht zien als uw gasten, waardoor u geschokt bent door het resultaat. Als je problemen hebt met het vinden van rommel, probeer dan foto ‘ s te nemen vanuit verschillende hoeken. Foto ‘ s bieden een heel ander perspectief, en potentiële problemen kunnen uit het beeld springen, zodat u snel de gebieden kunt identificeren die moeten worden opgeruimd.

digitaliseer uw notities en documenten

het grootste deel van uw rommel is waarschijnlijk op papier gebaseerd: documenten, visitekaartjes, sticky notes, meeting notes, en meer. Het probleem is dat deze niet alleen ruimte innemen, maar de meeste van deze documenten zijn niet iets waar je regelmatig naar kijkt. In plaats van ze rond te houden op de off-kans dat u het op een dag nodig hebt, digitaliseer uw documenten door elektronische kopieën te maken, hetzij door ze te scannen of in plaats daarvan te typen.

er zijn talrijke apps beschikbaar op uw smartphone die snel en eenvoudig documenten kunnen scannen en de vereiste gegevens op uw telefoon kunnen opslaan. Maak foto ‘ s van essentiële documenten die u niet kunt verliezen en gooi de papieren versies vervolgens weg of recycleer ze. U kunt ook overschakelen naar andere notetaking-apps, zoals Evernote, Google Docs, Google Keep (a note) en de notes-apps op IOS-en Android-telefoons. Met deze apps kunt u niet alleen notities digitaliseren, maar ze synchroniseren op meerdere apparaten via de cloud. Als u honderden visitekaartjes op uw bureau ruimte, neem foto ‘ s of voeg de mensen als contacten, dan gooi ze weg. Een voordeel van het digitaliseren van uw documenten is dat u ze snel en gemakkelijk kunt doorzoeken.

sterkere organisatiegewoonten ontwikkelen

de grootste verandering die u kunt doorvoeren om rommel-vrij te blijven is het ontwikkelen van een nieuwe gewoonte van netheid en organisatie. Wanneer een nieuw object in het kantoor wordt geïntroduceerd, zoals een poststuk of een nieuw document, beslis dan wat je op dat moment, of tenminste voor het einde van de dag, ermee gaat doen. Ga opnieuw naar het idee bewaren, prullenbak / recyclen of plaats elders om te bepalen waar het document moet worden geplaatst. Het voorkomen van rommel is de beste manier om uw kantoor schoon te houden.

bij Novel Coworking richten we ons op het bieden van de beste faciliteiten om bedrijven in staat te stellen te groeien, uit te breiden en hun organisatie te ontwikkelen. We zijn voortdurend op zoek naar oplossingen om de efficiëntie te verhogen en de productiviteit te verbeteren. Als u vastbesloten bent om uw bedrijf te laten groeien en op zoek bent naar innovatieve ideeën, blijf dan op de hoogte met onze blog voor wekelijkse zakelijke tips & inspiratie.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.