Prosjektkostnadsstyring: Det Du Trenger Å Vite Og Gjøre

Prosjektkostnadsstyring setter ofte personer av. Det føles komplisert og har den mystiske luften av matematisk magi og trolldom. Men det er lite din prosjektsponsor, din klient eller Deres Finansdirektør bryr seg om mer enn budsjettet ditt og hvor tett du kan holde fast ved det.

Prosjektkostnadsoverkjøringer Er Vanlige.

men dette er ikke en årsak til en defeatistisk holdning.

Nei. I stedet må du handle med vilje til å forstå prosjektkostnadsstyring og implementere alle verktøyene du har til disposisjon for å kontrollere kostnader og få inn utgiftene dine på budsjettet.

Når Prosjektkostnadsstyring Er Viktig

vet vi at prosjekter har ulike prioriteringer – best forstått gjennom Jerntrekanten av tid, kostnad og kvalitet. Noen prosjekter handler om å levere omfanget til et absolutt sett av kvalitetsstandarder. Og andre har en absolutt fast frist som gjør tidsplanen deres viktige prioritet.

men for noen prosjekter kan kvaliteten bøye seg litt, og tidsskalaer kan glide hvis de må. Det som ikke er omsettelig er budsjettet. Når du er satt, må du respektere det og levere til det.

så, i denne funksjonsartikkelen, ser vi på:

• hva prosjektkostnadsstyring er
• Din ‘Prosjektkostnadsstyringsplan’
• Etablering av kostnadene – prosessene for estimering og budsjettering
• styrings hensyn for prosjektkostnadsstyring
• Overvåking og kontroll av prosjektutgifter
• Skreddersy prosjektkostnadsstyringsprosessen

så sett deg. Vi har mye å dekke.

Hva Er Prosjekt Cost Management?

Prosjektkostnadsstyring er en prosess som har to prinsippkomponenter:

1. Estimere og Planlegge kostnader og opprette et prosjektbudsjett fra dem
2. Overvåke og Kontrollere prosjektutgifter for å overholde budsjettet

disse komponentene vises i hvilken metodikk eller tilnærming du velger for prosjektet. Men i hvilken grad du vil bruke dem kan variere. For eksempel, Mange Agile Prosjektledelse tilnærminger ta en veldig ‘light-touch’ tilnærming til kostnadsestimering og planlegging.

Alle Større Prosjektledelse Tilnærminger Bør Takle Project Cost Management

The Project Management Institute (PMI) Project Management Body Of Knowledge (The Pmbok Guide) har lenge hatt Project Cost Management som en av sine ti Kunnskapsområder (Eller KAs). Det var en av de opprinnelige 9 KAs i den første utgaven. Det kan endres med utgivelsen av den 7. Utgaven AV Pmbok Guide.

DEN 7. Utgaven AV Apm Body Of Knowledge er mer en peker til det du trenger å lære, enn en referansekilde. Men I Punkt 4.8.2 finner Vi Kostnadsplanlegging. APMBoK hopper imidlertid stort sett over hele emnet kostnadskontroll-lagre for en bestått referanse til Earned Value Management (EVM). MER OM EVM senere.

MED sitt sterke fokus På Prosjektstyring finner JEG PRINCE2 sjokkerende og beklagelig lys på Temaet Kostnadsstyring. Det vises i guiden av den første av DE 7 PRNCE2 temaer: Business Case. PRINCE2 har imidlertid lite å si om hvordan man skal utføre økonomisk og kostnadsstyring. Dette er til og med i omfanget av fraværet fra ordlisten!

Det er få måter jeg tror Pmbok-Guiden utmerker seg over lignende metodeveiledninger. Dette er imidlertid en. Og jeg håper AT PMI finner en måte å beholde alt det gode innholdet på, når det dreier seg om det jeg forventer å være en radikalt annen PMBOK 7.

PMBOK 6 deler Prosjektkostnadsstyring inn I Fire Prosesser

Den 6. Utgaven av Pmbok-Guiden har 4 prosesser i Kunnskapsområdet Prosjektkostnadsstyring.

1. Planlegg Kostnadsstyring
   som vi skal se på neste
2. Estimatkostnader
   som vi skal se på sammen med…
3. Bestem Budsjett
4. Kontrollkostnader
   som faktisk dekker overvåking, kontroll, rapportering og respons på kostnadsavvik og problemene som kobler til dem

jeg viser prosjektkostnadsstyring som En Hovedprosess, som du vil dokumentere i prosjektkostnadsplanen. Dette setter ut ‘regler av veien’ for hvordan du skal etablere og administrere prosjektkostnadene. Det er en av to primære kontrolldokumenter for de økonomiske aspektene av prosjektet ditt-sammen Med Business Case. Vi har også en stor guide Til Prosjektet Business Case.

Prosjektets Kostnadsplan

hvis prosjektet vil bruke betydelige mengder av andres penger, må du vise at du kan:

• gi dem en klar ide om hvor mye de trenger å begå
• kontroller hvor mye av pengene du bruker
• konto for de utgiftene

Prosjektkostnadsplanen din setter alt dette ut. Du kan vurdere det enten som en del av prosjektstyringsplanen, eller som et tilknyttet dokument. Uansett må du sørge for at alle aspekter integreres godt og er helt konsistente.

Hva Som Skal Inkluderes I Prosjektets Kostnadsstyringsplan

her er noen av tingene som skal inkluderes:

Budsjettering Og Estimering

utdataene fra Dette Er En Kostnadsplan. Dette er det økonomiske komplementet til prosjektplanen din.

1. de grunnleggende målbare mengdene Du vil bruke til å budsjettere og deretter spore kostnader disse inkluderer:
   1. kontanter
   2. tid for folk
   3. vekter, lengder, områder og volumer for materialer
2. grunnlaget for hvordan du vil estimere ulike aspekter av kostnadene. Dette må inkludere:
   1. Hvor mye nøyaktighet du trenger
      Se avsnittet om å skreddersy prosjektkostnadsstyringsprosessen nedenfor)
   2. størrelsen på estimatene dine
      enkeltpunktsestimater er dårlig praksis på store prosjekter)
   3. Konfidensnivåer
      disse vil koble til hvor bredt områdene dine er
   4. Kanskje til og med nivåene av presisjon som du vil uttrykke estimatene dine med.
3. Bank, lån, og valuta (forex) politikk og prosesser
4. hvordan prosjektet vil bli finansiert og mekanismen for å be om og trekke ned finansiering

Overvåking Og Kontroll

utgangen fra dette er et sett av prosesser og prosedyrer for hvordan du vil holde deg til budsjettet – eller gjenopprette situasjonen i tilfelle press på budsjettet.

1. hvordan du vil overvåke utgiftene dine
2. variansnivået (eller avvik fra baseline budget – Pmbok Guide refererer til Disse Som’ Kontrollterskler ‘eller’ Variansterskler’) du vil tillate før:
   1. rapportering av variansen
   2. korrigerende tiltak
3. hvordan du planlegger å måle prosjektytelsesnivåer
4. rapporteringsprosessen – når, hvor ofte, til hvem og i hvilket format

noe annet…

Du vil også legge til Noe Annet Som Prosjektstyringskontoret (PMO), Prosjektstyret eller Prosjektsponsoren din ber deg om å inkludere

Etablere Kostnadene Dine: Estimering Og Budsjettering

pmbok-guiden har to prosesser:

1. Estimatkostnader
2. Bestem Budsjett

men disse er så dypt sammenflettet, at jeg foretrekker å tenke på dem sammen. Det er ikke alltid klart hvordan man tildeler et verktøy eller en metode til en eller annen av disse prosessene.

hvorfor Du Trenger Et Budsjett

resultatet av estimering og budsjettering vil være Et Budsjett som angir de opprinnelige kostnadene. Du vil bruke dette som grunnlag for:

• Fullføre Business Case og investeringsvurdering
  (for mer informasjon, se koblingene i den oransje boksen ovenfor)
• Bestemme finansieringskrav
• Vinnende godkjenning
• Innramming av eventuelle kontraktsforhandlinger
• Kontrollere kostnader
• Rapportering om kostnadsstyring
• bestemme suksessmål for prosjektet, ved ferdigstillelse

estimering og budsjettering gjøres best oppgave-for-oppgave. For hver oppgave oppretter du et estimat og deretter et budsjettfigur for hver kostnadsklasse.

så, du trenger et rutenett (regneark som Excel, Numbers eller Google Sheets er perfekte) med en liste over oppgaver nedover siden, og en liste over kostnadskategorier langs toppen.

Ta en titt på vår artikkel: 3 Måter Å Produsere Ditt Neste Prosjektbudsjett.

Oppgaver

Den beste kilden til oppgavelisten er Work Breakdown Structure * (WBS). Ved å legge kostnader til hver oppgave, vil du opprette En Kostnadsnedbrytingsstruktur.

fordelen med denne tilnærmingen er at når du går inn i leveringsstadiet, vil du kunne spore utgifter etter oppgave og sammenligne det direkte med budsjettet.

Kostnadskategorier

Typiske kostnadskategorier inkluderer:

• tidskostnader for:
  • Entreprenører og konsulenter på timepriser
  • organisasjonens ansatte, hvis du trenger å gjøre rede for det (det er lurt å)
• Materialkostnader
  disse uttrykkes vanligvis som en enhetskostnad multiplisert med antall enheter
• Leie – og leiekostnader for utstyr og noen ganger fasiliteter
• andre direkte kostnader, for eksempel:
  • reise
  • utskrift
  • kjøp av utstyr
• Skatter på varer og tjenester som ikke kan gjenvinnes direkte, eller som kan medføre betydelig forsinkelse (f. eks. fra andre internasjonale handelsblokker))

Indirekte Kostnader

du må kanskje også inkludere indirekte kostnader som bare delvis kan tilskrives et bestemt prosjekt. Vanlige undersøkelser inkluderer:

• lokale kostnader
• programvarelisenser
• kontorutstyr
• telekommunikasjonskostnader
• forsikringer
• bankkostnader
• generell administrativ overhead

usikkerhet å vurdere

når du utarbeider estimater og budsjett, vil det være mange usikkerheter. Viktige å huske inkluderer:

• Inflasjon og materialkostnadsendringer
  …spesielt på internasjonalt omsatte varer som jern og stål
• valutakurser
  …hvis du kjøper varer og tjenester fra utlandet
• Betydelige risikoer
  …som vær, hendelser, politiske
• Tid Og Materialer (T&M) kontrakter har stor usikkerhet i forhold til fastkostkontrakter. Ta en titt på vår korte video: En Fastpriskontrakt For Prosjektet Ditt: Fordeler Og Ulemper

ditt svar på denne typen usikkerhet er å legge til beredskapssummer i budsjettet. PMBOK-Guiden kaller dette ‘reserver’.

Styring Av Prosjektutgifter

PMIS Pmbok Guide er svak på styring gjennom hele. Så det er liten overraskelse at det ikke har noe (som jeg kan finne) å si om styring Av Prosjektkostnadsstyring.

Ooops!

MEN SOM alltid HAR DEN BRITISKE Regjeringens PRINCE2-metodikk styring som en viktig styrke, og peker oss i riktig retning.

Finansiell Gjennomgang

Det Er Klart At Prosjektstyret og Sponsoren din Har en avgjørende rolle å spille i tilsynet med utgiftene dine. Det bør være På Prosjektstyrets stående agenda å gjennomgå budsjettrapportering, og jeg ønsker å sikre at Ett Medlem av Prosjektstyret har tilstrekkelig økonomisk kompetanse til å kompetent overvåke Og gi Råd Til Styrets kolleger om den økonomiske situasjonen. For et betydelig prosjekt (når det gjelder utgifter, profil eller risiko) foreslår jeg at dette må være noen med økonomisk kvalifikasjon.

Senior Finansdirektør Rolle

NOEN BRITISKE Statlige prosjekter utnevne En Senior Finansdirektør (SFO) til de største prosjektene. Disse utfører samme tilsynsnivå og har samme ansvarsnivå som Senioransvarlig Offiser (sro-bredt, Sponsoren), men i domenet til prosjektets økonomi. I ANDRE modeller ER SFO en rådgiver for å støtte SRO. Jeg anbefaler at du gir denne typen modell nøye vurdering. Spesielt hvis prosjektet ditt har store utgifter og betydelig risiko eller profil.

MERK AT SFO-rollen ikke er eksplisitt nevnt i prince2-publikasjoner.

Stage Gates

DET andre enormt verdifulle bidraget TIL finansiell styring SOM PRINCE2 mandater er gjennom Gateway-Gjennomgangsprosessen. Dette brukes også i ikke-PRINCE2-prosjekter, så det er vel verdt å vurdere.

her kan Du koble Stage-Gate prosessen direkte til utgivelsen av midler til prosjektet. Transjer av budsjettert finansiering kan bare frigis for utgifter på vellykket gjennomføring av en fase-gate gjennomgang, og godkjenning av gjennomgangsteamet eller Prosjektstyret. Du vil finne at vi har en full lengde artikkel Om Prosjektstadiet-Gate-Prosessen-og hvorfor det vil gjøre deg til en bedre prosjektleder.

Overvåke Og Kontrollere Utgifter

dette er dine aktiviteter for å holde prosjektet på budsjett.

Overvåking

Sporing av faktiske utgifter mot budsjettet. Ideelt sett, gjør dette så nær sanntid som mulig. Jo mer prosjektet ditt bruker, desto oftere må du overvåke.

Kontroll

Å Ta korrigerende tiltak er utgifter som ser ut til å overstige budsjettet eller allerede har gjort det.

Overvåkings-Og Kontrollverktøy

for de fleste små prosjekter, hvis jeg er ærlig, vil et regneark gjøre! Men denne tilnærmingen er full av risiko. Hvis du leder et større prosjekt, trenger du et verktøy bygget for jobben.

Denne typen verktøy kalles Et Prosjektstyringsinformasjonssystem (eller PMI – forsiktig med hvordan du sier det!). Det er mange varianter.

• Frittstående økonomistyringsverktøy, bygget for prosjektmiljøet
• Prosjektledelse tillegg til bedriftsøkonomiske styringsverktøy (Som Oracle, Sage eller SAP)
• Omfattende Prosjektplanleggings-og Overvåkingsverktøy som kan håndtere prosjekt finansiell rapportering

hva en PMI må gjøre

Det er vei (måte, omfanget av denne artikkelen for å gjennomgå alternativene der ute. Men for prosjektkostnadsstyring trenger du et verktøy som kan:

• samle
• ta opp
• lagre trygt
• samle
• analyser
• present
• forbered rapporter på

alle dine økonomiske data. Og ideelt sett vil det være enkelt å bruke og integrere godt med andre viktige prosjektstyringssystemer og prosesser du bruker.

Administrasjon AV Opptjent Verdi (EVM)

ET annet emne som er utenfor omfanget av denne artikkelen Er Administrasjon AV Opptjent Verdi (EVM) – NOEN ganger KJENT SOM EVA (Analyse Av Opptjent Verdi). Dette er en kraftig verktøykasse for å analysere budsjett og tidsplan ytelse, og deres avvik mot hverandre. Den lar deg også til å projisere trender og beregne prognoser til ferdigstillelse.

For mer informasjon om Administrasjon Av Opptjent Verdi, har vi Dekket Deg med Vår Opptjent Verdi Primer: Grunnleggende OM EVM. Dette dekker praksisen med Å bruke Earned Value Analysis (EVA) på prosjektet, og alle matematiske formler du trenger å vite.

TCPI

en spesielt mye brukt figur er To-Complete Performance Index (TCPI). Dette er et mål på hvordan det gjenværende budsjettet i forhold til arbeidet du fortsatt trenger å gjøre. Et tall større enn 1 vil bety at du har mer budsjett enn du forventet å trenge, når du forberedte budsjettet. Hvis det er mindre enn en, må du skape besparelser ved å jobbe mer effektivt eller økonomisk enn du planla.

Trendanalyse Og Prognoser Til Ferdigstillelse

uansett metodikk du bruker, må du kanskje utarbeide en vurdering av utgiftene dine gjennom tiden. Dette vil gi deg en trend, som du trenger for å forutsi out-turn utgifter. Hvis den estimerte kostnaden ved ferdigstillelse overstiger budsjettet, har du to valg:

1. Utbedringstiltak for å avhjelpe overforbruket
2. Søker godkjenning for en forlengelse av budsjettet

Hva om Prognosen Overskrider Budsjettet,men Fortsatt Er Innenfor Din Beredskap?

Derfor trenger Du En Prosjektkostnadsplan og god styring. Din plan bør gi deg svaret på dette spørsmålet. I det minste sier jeg alltid at du må varsle sponsor og Styre hvis dette er tilfelle.

Rapportering

Rapportering er et viktig supplement til skjermen og kontrollprosessen. Du må rapportere om:

1. Budsjettprestasjon (noen ganger under sentrale overskrifter eller arbeidsstrømmer)
2. Prognoser som vil informere styrets beslutningsprosesser

Vi har også skrevet en kronikk Om Rapportering som vil sette budsjettrapporteringen i en bredere sammenheng, samt vise hvorfor det er så viktig.

Skift Skjer: Å Svare På Virkeligheten

som prosjektledere forventer vi at alt skal gå helt jevnt!

Beklager, jeg skriver det igjen…

som erfarne prosjektledere forventer vi aldri at alt skal gå helt jevnt!

så du må gjøre en rekke oppdateringer av prosjektdokumentasjon og kontrollverktøy gjennom hele prosjektets livssyklus.

Vanlige oppdateringer som vil stamme fra overvåking prosjektkostnadene inkluderer:

• budsjettet, planen og grunnlinjene
• Risikoer, problemer og uforutsetninger
• Erfaringer

Endringskontroll

behovet for å gjøre endringer vil skape et behov for å justere budsjettet og prognosene. Så Endringskontrollprosessen må integreres fullt ut med prosjektkostnadskontrollen. Vi har skrevet en annen av våre gigantiske guider om Endringskontroll.

Skreddersy Prosjektkostnadsstyringsprosessen

Til Slutt, når vi begynner å gå tom for plass (kan du gjøre det på en nettside? … Ed), vil jeg kort ta opp behovet for å skreddersy prosjektkostnadsstyringsmetoden til arten av ditt spesifikke prosjekt.

hvor stort er prosjektet ditt?

skaler alltid kostnadsstyringsprosessen slik at den samsvarer med skalaen og risikoen for prosjektet. Mange verktøy og metoder er irrelevante for små prosjekter. Men på samme måte, for de største prosjektene, trenger du sofistikerte programvareverktøy for å gi deg mulighet til å holde oversikt over prosjektutgiftene dine. Og de må være robuste nok til å gi kvaliteten på revisjonssporet dine finansavdelingsmandater.

Hvilken tilnærming tar du til prosjektet ditt?

jeg har skrevet mye av denne artikkelen for å anta at prosjektet ditt vil ta En Prediktiv eller planlagt tilnærming. Men hva om du trenger Å bruke En Adaptiv (Agile) metodikk?

Her vil du ha en mer lett-touch estimeringsprosess. Du kan ikke forlate estimering helt. Det ville gjøre det umulig for sponsororganisasjonen å ta en robust beslutning. Men du kan bruke tilnærminger på høyt nivå for å lage størrelsesestimater som grunnlag for informert beslutningstaking.

Senere kan du gjøre mer detaljerte estimater ved hver iterasjon, for å utnytte de større nivåene av sikkerhet over kortsiktige planleggingshorisonter.

for mer om sammenligningen mellom tradisjonell prediktiv Prosjektledelse og meradaptive Agile tilnærminger, se vår artikkel: Agile vs Waterfall: Hvilken er Riktig for Prosjektet ditt?. Dette dekker også når hver er hensiktsmessig.

Hva Er Din Erfaring Med Prosjektkostnadsstyring?

gi meg beskjed om dine erfaringer, favorittverktøyene dine eller eventuelle spørsmål du har. Jeg vil svare på eventuelle kommentarer nedenfor.

Mer Informasjon Om Beslektede Emner

Prosjektkostnadsstyring er en av De mer matematisk intense aspektene Ved Prosjektledelse. Enten du studerer for en formell PM eksamen, eller bare ønsker å være sikker på at du vet alle formlene vi vanligvis bruker, ta en titt på:

• PM Formler:Forstå Matte Av Prosjektledelse

hvis du vil ha noen tips om god PM kostnadskontroll, vil du like vår video:

• Prosjekt Økonomistyring-5 Tips For God Kostnadskontroll

og til slutt er det to former for kostnader som folk ofte spør meg om. I disse to videoene svarer jeg på spørsmålet, hva er…

• Mulighetskostnad?
• Senket Kostnad? … Og Den Sunk Cost Fallacy?