프로젝트 비용 관리:당신이 알고해야 할 일

프로젝트 비용 관리는 종종 사람들을 연기합니다. 그것은 복잡한 느낌과 수학 마법과 마법의 신비로운 공기를 가지고있다. 하지만 작은 프로젝트 스폰서,클라이언트,또는 예산 및 얼마나 밀접 하 게 당신이 그것에 충실 수 보다 더에 대 한 그들의 금융 감독 관심.

프로젝트 비용 초과 실행이 일반적입니다.

그러나 이것은 패배주의적인 태도의 원인이 아니다.

아니오. 대신,프로젝트 비용 관리를 이해 하 고 비용을 제어 하 고 예산에 당신의 지출에 귀하의 처분에 모든 도구를 구현 결정으로 행동 해야 합니다.

프로젝트 비용 관리가 필수적 일 때

우리는 프로젝트가 시간,비용 및 품질의 철 삼각형을 통해 가장 잘 이해되는 서로 다른 우선 순위를 가지고 있음을 알고 있습니다. 몇몇 프로젝트는 품질 규격의 절대적인 세트에 당신의 범위를 전달하기에 관하여 전부 이다. 그리고 다른 사람들은 필수 우선 순위를 정하는 절대적으로 확고한 마감일을 가지고 있습니다.

그러나 일부 프로젝트의 경우 품질이 약간 구부러 질 수 있으며 필요한 경우 시간 척도가 미끄러질 수 있습니다. 협상 할 수없는 것은 예산입니다. 일단 설정,당신은 그것을 존중하고 그것을 제공해야합니다.

그래서,이 기능 문서에서,우리는 살펴 보겠습니다:

  • 프로젝트 비용 관리는 무엇입니까
  • ‘프로젝트 비용 관리 계획’
  • 비용 설정–추정 및 예산 프로세스
  • 프로젝트 비용 관리를 위한 거버넌스 고려 사항
  • 프로젝트 지출 모니터링 및 제어
  • 프로젝트 비용 관리 프로세스 조정

그래서,설정하세요. 우리는 덮을 것이 많습니다.

티엘은;박사 대신 비디오를 볼

프로젝트 비용 관리 란 무엇입니까?

프로젝트 비용 관리

프로젝트 비용 관리는 두 가지 원칙 구성 요소가 있는 프로세스입니다:

  1. 비용 추정 및 계획 및 프로젝트 예산 작성
  2. 예산 준수를위한 프로젝트 지출 모니터링 및 제어

이러한 구성 요소는 프로젝트에 대해 선택한 방법이나 접근 방식에 나타납니다. 그러나,당신이 그들을 적용 할 정도는 다를 수 있습니다. 예를 들어,많은 민첩한 프로젝트 관리 접근 방식은 비용 추정 및 계획에 매우’가벼운’접근 방식을 취합니다.

모든 주요 프로젝트 관리 접근 방식은 프로젝트 비용 관리를 다루어야 한다.

그것은 첫 번째 버전의 원래 9 카스 중 하나였습니다. 이는 피엠복 가이드 제 7 판 발행과 함께 변경될 수 있습니다.

제 7 판은 참고 자료라기보다는 배워야 할 것에 대한 포인터에 가깝다. 그러나 섹션 4.8.2 에서는 비용 계획을 찾습니다. 그러나 비용 관리라는 전체 주제는 대부분 건너뜁니다. 나중에 더 많이.

프로젝트 거버넌스에 중점을 두어,나는 원가 관리라는 주제에 대해 공주 2 가 충격적이고 슬프게 빛을 발한다. 비즈니스 사례의 가이드에 나타납니다. 그러나 프린세스 2 는 재무 및 비용 관리를 수행하는 방법에 대해 거의 말할 수 없습니다. 이것은 심지어 용어집에서 그것의 부재의 정도입니다!

나는 피엠복 가이드가 비슷한 방법론 가이드보다 뛰어나다고 생각하는 몇 가지 방법이 있다. 그러나 이것은 하나입니다. 그리고 저는 모든 좋은 콘텐츠를 유지할 수 있는 방법을 찾길 바랍니다.

프로젝트 원가 관리를 4 개의 프로세스로 나눕니다.

  1. 계획 비용 관리
    다음
  2. 예상 비용
    우리는 함께 살펴 보겠습니다…
  3. 예산 결정
  4. 관리 비용
    이는 실제로 모니터링,제어,보고 및 비용 차이에 대한 응답과 관련 문제를 다루고

프로젝트 비용 관리를 프로젝트 비용 관리 계획에 문서화하는 마스터 프로세스로 봅니다. 이것은 너가 너의 계획사업 비용을 설치하,처리하기 위하여 가고 있는 까 라고를 위해’도로의 규칙’을 착수한다. 비즈니스 사례와 함께 프로젝트의 재무 측면에 대한 두 가지 기본 제어 문서 중 하나입니다. 우리는 또한 프로젝트 비즈니스 사례에 대한 큰 가이드를 가지고 있습니다.

귀하의 프로젝트 비용 관리 계획을

경우 귀하의 프로젝트를 보낼 것이 상당한 금액의 다른 사람의 돈을,당신은 당신이 필요할 수 있다는 것을 보여주기 위한:

  • 그들에게 얼마나 명확한 아이디어들을 지속적으로 실천해야 합
  • 제어 얼마나 자신들의 돈을 보내는
  • 계정된 지출을

귀하의 프로젝트 비용 관리 계획을 세트 모니다. 프로젝트 관리 계획의 일부 또는 관련 문서로 간주할 수 있습니다. 어느 쪽이든,당신은 모든 측면이 잘 통합하고 완전히 일관성이 있는지 확인해야합니다.

프로젝트에 포함할 내용 비용 관리 계획

다음은 포함해야 할 몇 가지 사항입니다.

예산 책정 및 추정

이 산출물은 비용 계획입니다. 이 프로젝트 일정에 대한 금융 보완이다.

  1. 예산을 책정하고 비용을 추적하는 데 사용할 기본 측정 가능한 수량은 다음과 같습니다:
    1. 현금
    2. 사람들을위한 시간
    3. 재료의 무게,길이,면적 및 부피
  2. 당신이 비용의 다양한 측면을 추정하는 방법에 대한 기초. 여기에는 다음이 포함됩니다:
    1. 필요한 정확도
      프로젝트 비용 관리 프로세스 맞춤 섹션 참조,아래 참조)
    2. 추정 범위의 크기
      단일 지점 추정치는 대규모 프로젝트에서는 빈약한 관행입니다)
    3. 신뢰 수준
      이러한 범위는 범위가
    4. 어쩌면 추정치를 표현할 정밀도 수준일 수도 있습니다..
  3. 은행,차입 및 외환(외환)정책 및 프로세스
  4. 프로젝트 자금 조달 방법 및 자금 조달 요청 및 인출 메커니즘

모니터링 및 제어

이로부터의 산출물은 예산에 충실하거나 예산에 대한 압력의 경우 상황을 복구하는 방법에 대한 일련의 프로세스와 절차입니다.

  1. 지출 모니터링 방법
  2. 분산의 수준(또는 기준 예산과의 편차 가이드에서는 이를’통제 임계값’또는’분산 임계값’으로 지칭합니다.):
    1. 분산 보고
    2. 시정 조치 수행
  3. 프로젝트 성과 수준을 측정하는 방법
  4. 보고 프로세스–언제,얼마나 자주,누구에게,어떤 형식으로

기타 사항…

프로젝트 관리 사무소,프로젝트 보드 또는 프로젝트 스폰서가 비용을 포함하도록 요청하는 다른 모든 사항을 추가 할 수 있습니다.

이 가이드에는 두 가지 프로세스가 있습니다.:

  1. 예상 비용
  2. 예산 결정

그러나 이것들은 너무 깊이 얽혀있어 함께 생각하는 것을 선호합니다. 이러한 프로세스 중 하나 또는 다른 프로세스에 도구 또는 방법을 할당하는 방법이 항상 명확한 것은 아닙니다.

행복하게,우리는 이미 추정에 우리의 큰 가이드의 또 다른 출판:그것은 크고 중요한 주제입니다. 그것에 보십시요:계획사업 추정:공구 및 기술을 지배하십시요.

당신은 또한 좋아할지도 모릅니다:

  • 3 다음 프로젝트 예산을 생산하는 방법
  • 프로젝트 비즈니스 사례

및 다음 동영상에 대해 알아야 할 모든 것:

  • 프로젝트 비용 추정 방법
  • 프로젝트 예산 절감 압력
  • 프로젝트 비즈니스 사례:효과적인 프로젝트 제안서 작성

예산이 필요한 이유

예상 및 예산 책정의 결과는 기본 비용을 설정하는 예산이 될 것입니다. 당신은 이것을 기초로 사용할 것입니다:

  • 비즈니스 사례 및 투자 평가 완료
    (자세한 내용은 위의 주황색 상자의 링크 참조)
  • 자금 조달 요건 결정
  • 승인 승인
  • 계약 협상 프레이밍
  • 비용 관리
  • 비용 관리 보고
  • 프로젝트의 성공 측정값 결정,완료 시

예상 및 예산 책정은 작업별로 수행하는 것이 가장 좋습니다. 각 작업에 대해 각 비용 클래스에 대한 견적을 작성한 다음 예산 수치를 작성하십시오.

그래서,당신은 측면 아래로 작업 목록 및 상단에 비용 범주의 목록(엑셀,숫자,또는 구글 시트와 같은 스프레드 시트는 완벽)그리드가 필요합니다.

지표 프로젝트 예산 스프레드 시트

다음 프로젝트 예산을 생산하는 3 가지 방법:우리의 기사를 살펴 마십시오.

작업

작업 목록의 가장 좋은 소스는 작업 분류 구조*입니다. 모든 작업에 비용을 추가하면 비용 분석 구조를 만들 수 있습니다.

이 방법의 장점은 배달 단계로 이동하면 작업별로 지출을 추적하고 예산에 직접 비교할 수 있다는 것입니다.

* 나는 영국에서 내 프로젝트 관리를 배웠습니다. 즉,작업 또는 활동입니다. 예를 들어,미국에서는 이 작업을 제품으로 분해합니다. 이 방법은 또한 예산의 기초로 작동하지만,종종 많은 작업이 하나 이상의 제품의 전달에 기여로,더 복잡하다. 따라서이 방법은 종종 제품 수준에 대한 작업 비용의 집계 및 여러 작업 간의 누적 비용의 분산을 모두 필요로한다.

제품 및 작업의 관계

비용의 범주

비용의 일반적인 범주는 다음과 같습니다:

  • 시간 비용:
    • 시간당 요금에 계약자 및 컨설턴트
    • 조직의 직원,당신이 그것을 설명해야하는 경우(그것은 현명하다)
  • 자재 비용
    일반적으로 단위 비용에 단위 수를 곱한 값
  • 장비 및 때로는 시설에 대한 대여 및 임대 비용
  • 기타 직접 비용으로 표시됩니다.:
    • 여행
    • 인쇄
    • 장비 구매
  • 직접 회수 할 수 없거나 상당한 지연이있을 수있는 상품 및 서비스에 대한 세금(예:다른 국제 거래 블록))

간접 비용

특정 프로젝트에 부분적으로 만 기인 할 수있는 간접 비용을 포함해야 할 수도 있습니다. 일반적인 검사에는 다음이 포함됩니다:

  • 구내 비용
  • 소프트웨어 라이센스
  • 사무 장비
  • 통신 요금
  • 보험
  • 은행 비용
  • 일반 관리 오버 헤드

고려해야 할 불확실성

견적과 예산을 준비 할 때 많은 불확실성이있을 것입니다. 기억해야 할 중요한 것들은 다음과 같습니다:

  • 인플레이션과 재료비 변화
    …특히 철강과 같은 국제적으로 거래되는 상품에
  • 외환 환율
    …해외에서 상품과 서비스를 구매하는 경우
  • 중요한 위험
    …날씨,사건,정치
  • 시간 및 재료(티&엠)계약에는 큰 차이가 있습니다.고정 비용 계약에 비해 불확실성. 우리의 짧은 비디오를 살펴 마십시오:프로젝트에 대한 고정 가격 계약: 찬반 양론

이러한 유형의 불확실성에 대한 귀하의 반응은 예산에 비상 액수를 추가하는 것입니다. 이 가이드에는 다음이 포함됩니다.

프로젝트 조달

프로젝트 비용의 중요한 요소는 항상 매입 된 자재,자산,직원 및 서비스에서 비롯됩니다. 따라서 프로젝트 비용 관리에 대한 밀접한 관련 규율은 프로젝트 조달 관리입니다.

실제로,이것은 피엠복 가이드 6 판에 있는 10 가지 지식 어레스의 또 다른 것이다. 그래서,물론,우리는 당신을 위해 우리의 큰 가이드 중 하나가:

  • 프로젝트 조달 관리

또한 프로젝트에 대한 고정 가격 계약 인 장단점을 살펴보십시오.

프로젝트 지출의 거버넌스

그래서 프로젝트 비용 관리의 거버넌스에 대해 말할 수있는 것(내가 찾을 수있는 것)이 없다는 것은 놀랄 일이 아닙니다.

웁!

그러나 언제나 그렇듯이 영국 정부의 왕자 2 방법론은 거버넌스를 핵심 강점으로 삼고 있으며 우리를 올바른 방향으로 인도합니다.

재정 검토

분명히 프로젝트 이사회와 후원사는 지출 감독에 중요한 역할을 합니다. 그것은 예산 보고를 검토하는 프로젝트 위원회의 서 있는 예정표에 있어야 하고,나는 프로젝트 위원회의 1 명의 일원이 유능하게 재정적인 상황에 널 동료를 감시하고 조언하는 충분한 재정적인 기술이 다는 것을 보증하는 호의. 실질적인 프로젝트(지출,프로필 또는 위험 측면에서)의 경우,나는 이것이 재정적 인 자격을 가진 사람이어야한다고 제안합니다.

고위 재무 책임자 역할

일부 영국 정부 프로젝트는 고위 재무 책임자를 가장 큰 프로젝트에 임명합니다. 이들은 동일한 수준의 감독을 수행하고 고위 책임자(일반적으로 스폰서)와 동일한 수준의 책임을 지지만 프로젝트 재정 영역에서 수행합니다. 다른 모델에서부터 LAX 에는 관리자를 지원하는 SRO. 나는 당신이 모델 신중한 고려의 이러한 종류를 제공하는 것이 좋습니다. 특히 프로젝트에 큰 지출과 상당한 위험 또는 프로파일이있는 경우.

스테이지 게이트

프린세스 2 가 요구하는 금융 거버넌스에 대한 또 다른 대단히 가치있는 기여는 게이트웨이 검토 과정을 통해 이루어집니다. 이것은 또한 비 공주 2 프로젝트에서 사용되므로 고려할 가치가 있습니다.

여기서 스테이지 게이트 프로세스를 프로젝트에 대한 자금 출시에 직접 연결할 수 있습니다. 예산 자금의 트렌치는 단계 게이트 검토의 성공적인 완료에 대한 지출에 대한 해제 할 수 있습니다,및 검토 팀 또는 프로젝트위원회의 승인. 게이트 프로세스–당신은 우리가 프로젝트 단계에 대한 전체 길이 문서를 찾을 수 있습니다 왜 당신에게 더 나은 프로젝트 관리자를 만들 것입니다.

지출 모니터링 및 통제

프로젝트 예산을 유지하기 위한 활동입니다.

모니터링

예산에 대한 실제 지출을 추적. 이상적으로,당신이 할 수있는 실시간에 가까운이 작업을 수행. 더 많은 프로젝트 지출,더 자주 모니터링 해야 합니다.

통제

시정 조치를 취하는 것은 지출이 예산을 초과하거나 이미 수행 한 것처럼 보입니다.

모니터링 및 제어 도구

대부분의 소규모 프로젝트의 경우 솔직히 스프레드 시트가 가능합니다! 그러나이 방법은 위험을 내포한다. 당신이 더 큰 프로젝트를 선도하는 경우,당신은 작업을 위해 만들어진 도구가 필요합니다.

이 유형의 도구는 프로젝트 관리 정보 시스템이라고합니다.). 많은 품종이 있습니다.

  • 프로젝트 환경을 위해 구축된 독립형 재무 관리 도구
  • 엔터프라이즈 재무 관리 도구에 대한 프로젝트 관리 부가 기능
  • 프로젝트 재무 보고를 처리할 수 있는 포괄적인 프로젝트 계획 및 모니터링 도구

,방법)이 문서의 범위를 넘어 거기에 옵션을 검토합니다. 그러나 프로젝트 비용 관리를 위해,당신은 할 수 있는 공구를 필요로 합니다:

  • 기록
  • 안전하게 저장
  • 대조
  • 분석
  • 현재
  • 모든 재무 데이터에 대한 보고서를 준비합니다. 그리고 이상적으로는 사용하기 쉽고 사용하는 다른 필수 프로젝트 관리 시스템 및 프로세스와 잘 통합 될 것입니다.이 문서의 범위를 벗어나는 또 다른 주제는 적립 가치 관리입니다. 이 예산 및 일정 성능,서로에 대한 자신의 차이를 분석하기위한 강력한 툴킷입니다. 그것은 또한 당신이 동향을 투영하고 완료 예측을 계산할 수 있습니다.

    적립 가치 관리에 대한 자세한 내용은,우리는 당신이 우리의 적립 가치 프라이머 덮여있다. 이 프로젝트에 적립 가치 분석(에바)를 사용하는 연습,그리고 당신이 알아야 할 모든 수학 공식을 다룹니다.

    특히 널리 사용되는 수치 중 하나는 완전한 성능 지수입니다. 이 나머지 예산은 여전히 수행 할 필요가 작업에 비해 방법의 측정이다. 1 보다 큰 숫자는 당신이 당신의 예산을 준비 할 때 당신이 필요로 예상보다 더 많은 예산을 의미합니다. 이 하나보다 작은 경우,당신은 당신이 계획 한 것보다 더 효율적으로 또는 경제적으로 작업하여 저축을 만들어야합니다.

    추세 분석 및 완료 예측

    어떤 방법을 사용하든 시간을 통해 지출 평가를 준비해야 할 수도 있습니다. 이것은 너에게 너가 밖으로 회전 지출을 예언한것을 필요로 할 것이다 동향을 줄 것이다. 완료 시 예상 비용이 예산을 초과하는 경우 다음 두 가지 중에서 선택할 수 있습니다:

    1. 초과 지출을 시정하기 위한 시정 조치
    2. 예산 연장 승인 요청

    예측이 예산을 초과하지만 여전히 비상 상황 내에 있는 경우 어떻게 해야 합니까?

    이것이 프로젝트 비용 관리 계획과 좋은 거버넌스가 필요한 이유입니다. 너의 계획은 너에게 이 질문에 응답을 줘야 한다. 적어도,나는 항상 당신이 경우 경우 스폰서와 보드를 통지 할 필요가 있다고.

    보고

    보고는 모니터 및 제어 프로세스의 핵심 보조 요소입니다. 다음 사항에 대해 보고해야 합니다:

    1. 예산 성과(때로는 주요 제목 또는 작업 흐름 아래)
    2. 이사회의 의사 결정을 알리는 예측

    우리는 또한 예산 보고를 더 넓은 맥락에서 설정하고 왜 그렇게 중요한지 보여주는 보고에 대한 특집 기사를 작성했습니다.

    변화 발생:현실 대응

    프로젝트 관리자로서 우리는 모든 것이 완벽하게 원활하게 진행될 것으로 기대합니다!

    죄송합니다,나는 다시 쓸 것이다…

    경험이 풍부한 프로젝트 관리자로서,우리는 모든 것이 완벽하게 원활하게 갈 기대하지 않습니다!

    따라서 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 프로젝트 문서 및 제어 도구에 대한 여러 가지 업데이트를 수행해야 합니다.

    프로젝트 비용 모니터링에서 비롯되는 일반적인 업데이트는 다음과 같습니다:

    • 예산,계획 및 기준선
    • 위험,이슈 및 우발사고
    • 배운 교훈

    변경 제어

    변경해야 할 필요성은 예산과 예측을 조정할 필요성을 만듭니다. 따라서 변경 제어 프로세스는 프로젝트 비용 관리와 완벽하게 통합되어야 합니다. 우리는 변경 제어에 대한 우리의 거대한 가이드의 또 다른 하나를 작성했습니다.

    프로젝트 비용 관리 프로세스 조정

    마지막으로 공간이 부족하기 시작합니다(웹 페이지에서 할 수 있습니까? 에드),나는 간단히 특정 프로젝트의 성격에 프로젝트 비용 관리 접근 방식을 조정할 필요성을 해결하고자합니다.

    당신의 프로젝트는 얼마나 큽니까?

    항상 프로젝트의 규모와 위험에 맞게 비용 관리 프로세스를 확장하십시오. 많은 도구와 방법은 작은 프로젝트와 관련이 없습니다. 그러나 마찬가지로,가장 큰 프로젝트를 위해,당신은 당신에게 당신의 프로젝트 지출을 추적 할 수있는 기회를 제공하기 위해 정교한 소프트웨어 도구가 필요합니다. 또한 재무 부서에서 요구하는 감사 추적의 품질을 제공할 수 있을 만큼 견고해야 합니다.

    프로젝트에 어떤 접근 방식을 취하고 있습니까?

    나는 당신의 프로젝트가 예측 또는 계획된 접근 방식을 취할 것이라고 가정하기 위해이 기사의 대부분을 썼다. 그러나 적응 형(민첩한)방법론을 사용해야하는 경우 어떻게해야합니까?

    여기서 더 가벼운 터치 추정 프로세스를 원할 것입니다. 추정을 완전히 포기할 수는 없습니다. 즉,후원 조직이 강력한 결정을 내리는 것이 불가능 할 것입니다. 그러나 높은 수준의 접근 방식을 사용하여 정보에 입각 한 의사 결정의 기초로’크기 추정치’를 만들 수 있습니다.

    그런 다음 각 반복마다 더 자세한 견적을 작성하여 단기 계획 지평을 통해 더 높은 수준의 확실성을 활용할 수 있습니다.

    전통적인 예측 프로젝트 관리와 더 적응적인 애자일 접근법의 비교에 대한 자세한 내용은 우리의 기사:애자일 대 폭포:프로젝트에 적합한 것은 무엇입니까?. 이 또한 각 적절 한 때를 다룹니다.

    프로젝트 비용 관리의 경험은 무엇입니까?

    내가 당신의 경험,당신의 마음에 드는 도구,또는 당신이 가지고있는 질문을 알려 마십시오. 나는 아래의 의견에 응답 할 것이다.

    관련 주제에 대한 추가 정보

    프로젝트 비용 관리는 프로젝트 관리의보다 수학적으로 강렬한 측면 중 하나입니다. 공식 오후 시험을 위해 공부하든,아니면 우리가 일반적으로 사용하는 모든 공식을 알고 있는지 확인하고 싶든,살펴보세요:

    • 오후 공식:프로젝트 관리의 수학을 이해

    당신은 좋은 오후 비용 관리에 대한 몇 가지 팁을 원하는 경우에,당신은 우리의 비디오를 좋아합니다:

    • 프로젝트 재무 관리–좋은 비용 관리를위한 5 가지 팁

    마지막으로 사람들이 자주 묻는 두 가지 형태의 비용이 있습니다. 이 두 비디오에서 나는 질문에 대답합니다….

    • 기회 비용?
    • 침몰 비용? …그리고 침몰 한 비용 오류?
    로드 같은…

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