プロジェクトコスト管理:あなたが知っていると行う必要があるもの

プロジェクトコスト管理は、多くの場合、人々をオフにします。 それは複雑に感じ、数学的な魔法と魔法の神秘的な空気を持っています。 しかし、あなたのプロジェクトのスポンサー、あなたのクライアント、または彼らの財務ディレクターは、あなたの予算よりも多くのことを気にし、どのように密接にあなたがそれに固執することができます少しがあります。

プロジェクトコストのオーバーランは一般的です。

しかし、これは敗北主義者の態度の原因ではない。

代わりに、あなたは、プロジェクトのコスト管理を理解し、コストを制御し、予算にあなたの支出をもたらすためにあなたの処分ですべてのツールを実

プロジェクトのコスト管理が不可欠であるとき

私たちは、プロジェクトには異なる優先順位があることを知っています–時間、コスト、品質の鉄の三 あるプロジェクトは絶対一組の品質規格にあなたの規模を提供することについて完全にある。 そして他にスケジュールを彼らの必要な優先順位にする絶対にしっかりした締切がある。

しかし、いくつかのプロジェクトでは、品質は少し屈曲する可能性があり、必要に応じてタイムスケールがスリップする可能性があります。 交渉できないのは予算です。 一度設定すると、あなたはそれを尊重し、それに提供する必要があります。

だから、この特集記事では、我々は見てみましょう:

  • プロジェクトコスト管理とは
  • あなたの”プロジェクトコスト管理計画”
  • あなたのコストを確立する–見積もりと予算のプロセス
  • プロジェ

だから、セットを取得します。 我々はカバーするために多くを持っています。

TL;DRの代わりにビデオを見る

プロジェクトコスト管理とは何ですか?

プロジェクトコスト管理

プロジェクトコスト管理は、次の2つの主要なコンポーネントを持つプロセスです。:

  1. コストの見積もりと計画、およびそれらからのプロジェクト予算の作成
  2. 予算に準拠するためのプロジェクト支出の監視と制御

これらのコンポーネ ただし、それらを適用する範囲は異なる場合があります。 たとえば、多くのアジャイルプロジェクト管理アプローチは、コストの見積もりと計画に非常に”軽い”アプローチを取ります。

すべての主要なプロジェクト管理アプローチは、プロジェクトコスト管理に取り組むべき

プロジェクト管理研究所(PMI)のプロジェクト管理知識体(PMBOK Guide)は、長い間、プロジェクトコスト管理をその十の知識領域(またはKAs)の一つとして持っていた。 それは最初の版のオリジナルの9つのKAsの一つでした。 それはPMBOKガイドの第7版の出版物と変わるかもしれない。

APM知識体系の第7版は、参照ソースよりも、あなたが学ぶ必要があるものへのポインタのより多くのものです。 しかし、セクション4.8.2では、コスト計画を見つけます。 しかし、APMBoKは主にコスト管理の全体のトピックをスキップしません–アーンドバリュー管理(EVM)への通過参照のために保存します。 EVMの詳細は後に。

プロジェクトガバナンスに強い焦点を当てている私は、PRINCE2がコスト管理の話題に衝撃的かつ嘆かわしいほど軽いと感じています。 ビジネスケース:それは7PRNCE2テーマの最初のガイドに表示されます。 しかし、PRINCE2は、財務およびコスト管理を行う方法についてはほとんど言及していません。 これは、用語集からの不在の程度にさえあります!

私はPMBOKガイドが同様の方法論ガイドよりも優れていると思ういくつかの方法があります。 しかし、これは一つです。 そして、私は、pmiが根本的に異なるPMBOK7であると予想されるものにピボットしたときに、すべての良いコンテンツを保持する方法を見つけることを願

PMBOK6は、プロジェクトコスト管理を四つのプロセスに分割

PMBOKガイドの第6版は、プロジェクトコスト管理知識領域に4つのプロセスを持っています。

  1. 計画コスト管理
    次に見ていきます
  2. 見積もりコスト
    私たちは一緒に見ていきます…
  3. 予算を決定
  4. 管理コスト
    実際に監視、制御、報告、およ3540>

    私はプロジェクト原価管理をマスタープロセスとして表示し、プロジェクト原価管理計画に文書化します。 これは、あなたのプロジェクトコストを確立し、管理しようとしている方法のための”道路のルール”を設定します。 これは、プロジェクトの財務的側面のための2つの主要な管理文書の1つであり、ビジネスケースと並んでいます。 私達にまたプロジェクトビジネス場合への大きいガイドがあります。

    あなたのプロジェクトのコスト管理計画

    あなたのプロジェクトは、他の誰かのお金のかなりの量を費やすことになります場合は、次のことがで:

    • 彼らがどれだけコミットする必要があるかを明確に考えてください
    • あなたが費やすお金のどれだけを制御します
    • その支出を考慮します

    あなたのプロジェクトコスト管理計画はそれをすべて設定します。 プロジェクト管理計画の一部として、または関連文書として検討することができます。 いずれにしても、すべての側面がうまく統合され、完全に一貫していることを確認する必要があります。

    プロジェクトコスト管理計画に含めるもの

    以下に含めるものをいくつか示します。

    予算作成と見積もり

    これからの出力はコスト計画です。 これはあなたのプロジェクトのスケジュールへ財政の補足物である。

    1. 予算を設定してコストを追跡するために使用する基本的な測定可能な数量には、次のものが含まれます:
      1. 現金
      2. 人のための時間
      3. 材料の重量、長さ、面積、およびボリューム
    2. コストのさまざまな側面をどのように見積もるかの基礎。 これには次のものが必要です:
      1. 必要な精度
        以下のプロジェクトコスト管理プロセスの調整に関するセクションを参照してください)
      2. 見積もりの範囲のサイズ
        シングルポ見積もり。
    3. 銀行、借入、外国為替(外国為替)のポリシーとプロセス
    4. プロジェクトの資金調達方法と資金調達を要求し、引き下げるためのメカニズム

    監視と制御

    これからのアウトプットは、予算に固執する方法、または予算に圧力がかかった場合の状況を回復するための一連のプロセスと手順です。

    1. あなたの支出を監視する方法
    2. 分散のレベル(またはベースライン予算からの偏差–PMBOKガイドは、これらを”コントロールしきい値”または”分散しきい値”と:
      1. 差異を報告する
      2. 是正措置を講じる
    3. プロジェクトのパフォーマンスレベルを測定する方法
    4. レポートプロセス–いつ、どのくらいの頻度、誰に、どの形式で

    何か他のもの…

    プロジェクト管理オフィス(PMO)、プ

    pmbokガイドには二つのプロセスがあります:

    1. コストを見積もる
    2. 予算を決定する

    しかし、これらは非常に深く絡み合っているので、私はそれらを一緒に考えることを好む。 これらのプロセスのいずれかまたは他のツールまたはメソッドを割り当てる方法は必ずしも明確ではありません。

    幸いにも、我々はすでに推定上の私たちの大きなガイドの別のを公開している:それは大きく、重要なトピックです。 それを見てみましょう:プロジェクトの推定:ツールやテクニックを習得します。

    あなたも好きかもしれません:

    • 3 次のプロジェクト予算を生成する方法
    • プロジェクトビジネスケース

    と次のビデオについて知っておく必要があるすべて:

    • プロジェクトコストを見積もる方法
    • プロジェクト予算を削減するための圧力
    • プロジェクトビジネスケース:効果的なプロジェクト提案を書

    予算が必要な理由

    見積もりと予算編成の結果は、ベースラインコストを設定する予算になります。 あなたはのための基礎としてこれを使用します:

    • ビジネスケースと投資評価の完了
      (詳細については、上記のオレンジ色のボックスのリンクを参照)
    • 資金調達要件の決定
    • 承認の獲得
    • 契約交渉のフレーミング
    • コスト管理
    • コスト管理に関する報告
    • プロジェクトの成功対策を決定し、完了時に

    見積もりと予算編成は、タスクごとに行うのが最善です。 タスクごとに、コストのクラスごとに見積を作成し、次に予算の数値を作成します。

    だから、あなたは側の下のタスクのリストと、上部に沿ってコストのカテゴリのリストとグリッド(Excel、Numbers、またはGoogleシートのようなスプレッドシートは完璧

    指標プロジェクト予算スプレッドシート

    私たちの記事を見てみましょう:あなたの次のプロジェクト予算を生成するための3つの方法。

    タスク

    タスクリストの最良のソースは、あなたの仕事の内訳構造*(WBS)です。 すべてのタスクにコストを追加することで、コスト内訳構造を作成します。

    このアプローチの利点は、納品段階に移行すると、タスクごとに支出を追跡し、それを予算と直接比較できることです。

    * 私は英国で私のプロジェクト管理を学んだことに注意してください。 ここで、WBSには”作業”、つまりタスク、またはアクティビティが含まれています。 たとえば、米国では、WBSは作業を製品に分解します。 このアプローチは予算の基礎としても機能しますが、多くのタスクが1つ以上の製品の配信に寄与するため、より複雑です。 したがって、このアプローチでは、多くの場合、製品レベルへのタスクコストの集計と、複数のタスク間の累積コストの分解の両方を必要とします。

    製品とタスクの関係

    コストのカテゴリ

    コストの典型的なカテゴリは次のとおりです:

    • のための時間コスト:
      • 時給の請負業者やコンサルタント
      • 組織のスタッフは、あなたがそれを考慮する必要がある場合(それは賢明です)
    • 材料費
      これらは、通常、ユニットコストにユニット数を掛けたものとして表されます
    • 機器のレンタルとリースコスト、時には施設
    • その他の直接費:
      • 旅行
      • 印刷
      • 機器購入
    • 直接回収できない可能性のある商品およびサービスに対する税金、または大幅な遅延が発生する可能性のあるその他の国際取引ブロックからの税)

    間接費

    特定のプロジェクトに部分的にしか帰属できない間接費も含める必要がある場合があります。 一般的な例は次のとおりです:

    • 施設費
    • ソフトウェアライセンス
    • オフィス機器
    • 電気通信料
    • 保険
    • 銀行費
    • 一般管理費

    考慮すべき不確実性

    見積もりや予算を準備する際には、多くの不確実性があります。 覚えておくべき重要なものは次のとおりです:

    • インフレと材料コストの変化
      …特に鉄鋼のような国際的に取引されている商品
    • 外国為替レート
      …海外から商品やサービスを購入している場合
    • 重大なリm)契約は、固定費契約に比べて大きな不確実性を持っています。 私たちの短いビデオを見てみましょう:あなたのプロジェクトの固定価格契約: 長所と短所

    これらのタイプの不確実性に対するあなたの対応は、予算に不測の事態の合計を追加することです。 PMBOKガイドはこれを”埋蔵量”と呼んでいます。

    プロジェクト調達

    プロジェクトコストの重要な要素は、常に買収された材料、資産、スタッフ、およびサービスから来ます。 従って、プロジェクトの原価管理への密接に同盟訓練はプロジェクトの調達管理である。

    確かに、これはPMBOKガイドの第6版の10の知識アレスのもう一つです。 だから、もちろん、私たちはあなたのための私たちの大きなガイドの一つを持っています:

    • プロジェクト調達管理

    そして、私たちのビデオ、あなたのプロジェクトの固定価格契約を見てみましょう:長所と短所。

    プロジェクト支出のガバナンス

    PMIのPMBOKガイドは全体を通してガバナンスに弱い。 だから、プロジェクトコスト管理のガバナンスについて言うことは何もない(私が見つけることができる)ことはほとんど驚きではありません。

    おっと!

    しかし、いつものように、英国政府のPRINCE2の方法論はガバナンスを重要な強みとし、正しい方向に私たちを指しています。

    財務レビュー

    明らかにあなたのプロジェクト委員会とスポンサーはあなたの支出を監督する上で重要な役割を果たしています。 予算報告を見直すことは、プロジェクト理事会の常任議題にあるべきであり、私は、プロジェクト理事会の一人のメンバーが、財務状況について取締役会の同僚に有能に監視し、助言するのに十分な財務スキルを持っていることを確実にすることを好む。 (支出、プロファイル、またはリスクの面で)実質的なプロジェクトのために、私はこれが財務資格を持つ人である必要があることを示唆しています。

    上級財務Officerの役割

    英国政府のプロジェクトの中には、上級財務Officer(SFO)を最大のプロジェクトに任命するものがあります。 これらは、監督の同じレベルを実行し、上級責任者(SRO–広くは、スポンサー)と同じレベルの説明責任を持っていますが、プロジェクトの財政の領域で。 他のモデルでは、SFOはSROをサポートするためのアドバイザーです。 私はこれらの種類のモデルに注意深い考察を与えることを推薦します。 特にあなたのプロジェクトに大きい支出および重要な危険かプロフィールがあれば。

    SFOの役割はPRINCE2の出版物では明示的に言及されていないことに注意してください。

    Stage Gates

    PRINCE2が義務付けている金融ガバナンスへの他の非常に貴重な貢献は、Gateway Reviewプロセスによるものです。 これはPRINCE2以外のプロジェクトでも使用されているので、検討する価値があります。

    ここでは、Stage-Gateプロセスをプロジェクトへの資金調達のリリースに直接リンクすることができます。 予算資金のトランシェは、ステージゲートのレビューが正常に完了し、レビューチームまたはプロジェクトボードによる承認に支出するためにのみ解放するこ あなたは私たちがプロジェクトステージ-ゲートプロセスに関する完全な長さの記事を持っている見つけることができます-そして、なぜそれはあな

    支出の監視と管理

    これらは、プロジェクトを予算に保つための活動です。

    監視

    予算に対する実際の支出を追跡します。 理想的には、できるだけリアルタイムに近いようにこれを行います。 より多くのあなたのプロジェクトは、より頻繁に監視する必要があり、支出されています。

    コントロール

    是正措置を取ることは、支出が予算を超えるか、すでに行っているように見える支出です。

    監視および制御ツール

    ほとんどの小さなプロジェクトでは、私が正直なら、スプレッドシートが行います! しかし、このアプローチはリスクをはらんでいます。 大規模なプロジェクトをリードしている場合は、仕事のために構築されたツールが必要です。

    このタイプのツールは、プロジェクト管理情報システム(またはPMIS–あなたがそれを言う方法に注意してください!). 多くの品種があります。

    • プロジェクト環境用に構築されたスタンドアロンの財務管理ツール
    • エンタープライズ財務管理ツール(Oracle、Sage、SAPなど)へのプロジェクト管理アドオン
    • プロジ方法)そこにオプションを確認するには、この記事の範囲を超えて。 しかし、プロジェクトコスト管理のためには、次のことができるツールが必要です:
      • 収集
      • 記録
      • 安全に保存
      • 照合
      • 分析
      • 現在
      • すべての財務データに関するレポートを準備します。 そして理想的には、それは使いやすく、あなたが使用する他の必要なプロジェクト管理システムおよびプロセスとよく統合する。

        アーンド–バリュー-マネジメント(EVM)

        この記事の範囲外のもう一つのトピックはアーンド-バリュー-マネジメント(EVM)であり、EVA(アーンド-バリュー分析)とも呼ばれる。 これは、予算とスケジュールのパフォーマンス、および互いに対するそれらの分散を分析するための強力なツールキットです。 また、あなたが傾向を投影し、完了までの予測を計算することができます。

        アーンドバリューマネジメントの詳細については、アーンドバリュープライマー:EVMの基本でカバーしています。 これは、あなたのプロジェクトにアーンドバリュー分析(EVA)を使用しての練習、およびあなたが知っておく必要がありますすべての数式をカバーしています。

        TCPI

        特に広く使用されている数字の1つは、完了までのパフォーマンス指数(TCPI)です。 これは、あなたがまだ行う必要がある作業と比較して、残りの予算をどのように測定するものです。 1より大きい数はあなたの予算を準備したときに必要とすると期待したよりより多くの予算を有することを意味する。 それが1より小さい場合は、計画よりも効率的または経済的に作業することで節約を作成する必要があります。

        トレンド分析と完了までの予測

        どのような方法論を使用しても、時間を通して支出の評価を準備する必要があるかもしれません。 これはあなたがアウトターン支出を予測する必要があります、そこからあなたの傾向を与えるでしょう。 完了時の見積もりコストが予算を超える場合は、次の2つの選択肢があります:

        1. 支出超過を是正するための是正措置
        2. 予算延長の承認を求める

        予測が予算を超えているが、まだ不測の事態の範囲内にある場合はどう

        これが、プロジェクトコスト管理計画と優れたガバナンスが必要な理由です。 あなたの計画はこの質問への答えを与えるべきである。 少なくとも、私はいつもこれが事実である場合は、あなたのスポンサーとボードに通知する必要があると言います。

        レポート

        レポートは、モニターおよび制御プロセスの重要な補助です。 あなたは報告する必要があります:

        1. 予算パフォーマンス(重要な見出しやワークストリームの下にある場合もあります)
        2. 取締役会の意思決定を知らせる予測

        予算報告をより広い文脈で設定し、それがなぜ重要であるかを示すレポートに関する特集記事も書いています。

        シフトが起こる:現実に対応する

        プロジェクトマネージャーとして、私たちはすべてが完全にスムーズに行くことを期待しています!

        申し訳ありませんが、私は再びそれを書きます…

        経験豊富なプロジェクトマネージャーとして、私たちはすべてが完全にスムーズに行くことを期待していません!

        だから、プロジェクトのライフサイクルを通して、プロジェクトのドキュメントや制御ツールにいくつかの更新を行う必要があります。

        プロジェクトコストの監視に起因する一般的な更新には、次のものが含まれます:

        • 予算、計画、ベースライン
        • リスク、問題、および不測の事態
        • 学んだ教訓

        変更コントロール

        変更を加える必要性は、予算と予測を調整する必要 そのため、変更管理プロセスは、プロジェクト原価管理と完全に統合する必要があります。 私達は変更制御についての私達の巨大なガイドのもう一つを書いた。

        プロジェクトコスト管理プロセスの調整

        最後に、スペースが不足し始めると(webページでそれを行うことができますか? …Ed)、私は簡単にあなたの特定のプロジェクトの性質にあなたのプロジェクトコスト管理アプローチを調整する必要性に対処したいと思います。

        あなたのプロジェクトはどのくらいの大きさですか?

        プロジェクトの規模とリスクに合わせて、常にコスト管理プロセスをスケールします。 多くのツールや方法は、小さなプロジェクトとは無関係です。 しかし、同様に、最大のプロジェクトのために、あなたはあなたのプロジェクトの支出を追跡する任意のチャンスを与えるために洗練されたソフ そして、彼らはあなたの財務部門が要求する監査証跡の品質を提供するのに十分な堅牢である必要があります。

        あなたのプロジェクトにどのようなアプローチを取っていますか?

        私はあなたのプロジェクトが予測的、または計画的なアプローチを取ると仮定するために、この記事の多くを書いてきました。 しかし、適応性のある(アジャイル)方法論を使用する必要がある場合はどうなりますか?

        ここでは、より軽いタッチの推定プロセスが必要になります。 あなたは完全に推定を放棄することはできません。 それは、スポンサー組織が強固な決定を下すことを不可能にするでしょう。 しかし、高レベルのアプローチを使用して、情報に基づいた意思決定の基礎として”大きさの見積もりの順序”を作ることができます。

        その後、各イテレーションでより詳細な見積もりを行い、短期計画の視野にわたってより高いレベルの確実性を活用することができます。

        従来の予測プロジェクト管理とより適応的なアジャイルアプローチの比較の詳細については、私たちの記事を参照してください:アジャイル対ウォーターフォール:. これは、それぞれが適切であるときにもカバーしています。

        プロジェクトコスト管理の経験は何ですか?

        あなたの経験、お気に入りのツール、またはあなたが持っている質問を教えてください。 私は以下の任意のコメントに応答します。

        関連トピックの詳細

        プロジェクトコスト管理は、プロジェクト管理のより数学的に強烈な側面の一つです。 あなたは正式なPM試験のために勉強しているか、単にあなたが私たちが一般的に使用する式のすべてを知っていることを確認したいかどうか、見て:

        • PMの数式:プロジェクト管理の数学を理解する

        あなたは良いPMコスト管理に関するいくつかのヒントが必要な場合は、私たちのビデオが好きにな:

        • プロジェクト財務管理–良いコスト管理のための5つのヒント

        そして最後に、人々はしばしば私に尋ねるコストの二つの形態があります。 これら二つのビデオでは、私は質問に答えます、何ですか…

        • 機会費用か。
        • 沈没コスト? …そして、沈没コストの誤謬?
        ロードのように。..

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