Projektköltség-kezelés: mit kell tudni és mit kell tennie

a projektköltség-kezelés gyakran elbocsátja az embereket. Úgy érzi, bonyolult, és a misztikus levegő matematikai mágia és a varázslás. De kevés a projekt szponzora, ügyfele vagy pénzügyi igazgatója, aki többet érdekel, mint a költségvetése, és milyen szorosan ragaszkodhat hozzá.

a projektköltségek túllépése gyakori.

de ez nem okoz defetista hozzáállást.

szám. Ehelyett határozottan kell cselekednie, hogy megértse a projekt költséggazdálkodását, és végrehajtsa az összes rendelkezésére álló eszközt a költségek ellenőrzésére és a költségvetés kiadásainak bevonására.

amikor a projektköltség-kezelés elengedhetetlen

tudjuk, hogy a projekteknek különböző prioritásaik vannak – a legjobban az idő, a költség és a minőség Vasháromszögén keresztül érthetők meg. Egyes projektek arról szólnak, hogy az Ön hatókörét a minőségi előírások abszolút készletéhez igazítsák. Másoknak pedig abszolút határozott határidőjük van, ami az ütemtervet alapvető prioritássá teszi.

de egyes projekteknél a minőség kissé hajlítható, és az időkeretek csúszhatnak, ha szükséges. Ami nem vitatható, az a költségvetés. Miután beállította, tiszteletben kell tartania, és teljesítenie kell.

tehát ebben a jellemző cikkben megnézzük:

  • mi a projektköltség – kezelés
  • az Ön projektköltség-kezelési terve
  • a költségek meghatározása-a becslések és a költségvetés készítésének folyamata
  • a projektköltség-kezelés irányítási szempontjai
  • a projektköltség-kezelés nyomon követése és ellenőrzése
  • a projektköltség-kezelési folyamat testreszabása

tehát készülj fel. Sok mindent kell fedeznünk.

TL;DR ehelyett Nézzen meg egy videót

mi a projekt Költséggazdálkodása?

projekt költségmenedzsment

a projektköltség-menedzsment olyan folyamat, amelynek két alapeleme van:

  1. a költségek becslése és tervezése, valamint a projekt költségvetésének létrehozása
  2. a projektköltségek nyomon követése és ellenőrzése a költségvetés betartásához

ezek az összetevők a projekthez választott módszertanban vagy megközelítésben jelennek meg. Azonban az, hogy milyen mértékben fogja alkalmazni őket, változhat. Például sok agilis projektmenedzsment-megközelítés nagyon könnyű megközelítést alkalmaz a költségbecsléshez és a tervezéshez.

minden nagyobb Projektmenedzsment-megközelítésnek foglalkoznia kell a projektköltség-gazdálkodással

a projektmenedzsment Intézet (PMI) Projektmenedzsment tudásanyaga (a PMBOK útmutató) már régóta a projektköltség-gazdálkodás egyike a tíz tudásterületnek (vagy KAs-nak). Ez volt az egyik eredeti 9 Ka az első kiadásban. Ez megváltozhat a PMBOK útmutató 7. kiadásának megjelenésével.

az APM Tudástárának 7.kiadása inkább mutató arra, amit meg kell tanulnod, mint referenciaforrás. De a 4.8.2 szakaszban megtaláljuk a Költségtervezést. Az APMBoK azonban nagyrészt kihagyja a költségellenőrzés teljes témáját – kivéve a megszerzett Értékkezelésre (EVM) való hivatkozást. Bővebben az EVM-ről később.

mivel a PROJEKTIRÁNYÍTÁSRA összpontosít, a PRINCE2-t megdöbbentően és sajnálatosan könnyűnek találom a költséggazdálkodás témájában. Úgy tűnik, az útmutató az első a 7 PRNCE2 témák: Business Case. A PRINCE2-nek azonban kevés mondanivalója van arról, hogyan kell végrehajtani a pénzügyi és költséggazdálkodást. Ez még akkor is, ha hiányzik a szószedetből!

kevés módon gondolom, hogy a PMBOK útmutató kiemelkedik a hasonló módszertani útmutatókkal szemben. Ez azonban egy. És remélem, hogy a PMI megtalálja a módját, hogy megőrizze az összes jó tartalmat, amikor elfordul ahhoz, amire számítok, hogy radikálisan más PMBOK 7 lesz.

a PMBOK 6 a projektköltség-kezelést négy folyamatra osztja

a PMBOK útmutató 6.kiadása 4 folyamatot tartalmaz a projektköltség-kezelési ismeretek területén.

  1. terv költséggazdálkodás
    amit majd nézd meg a következő
  2. becsült költségek
    amit majd nézd meg együtt…
  3. határozza meg a költségvetés
  4. ellenőrzési költségek
    amely ténylegesen magában foglalja a nyomon követés, kontrolling, jelentéstétel, és reagál a költség eltérések és a kérdések, amelyek kapcsolódnak hozzájuk

a projektköltség-kezelést Mesterfolyamatnak tekintem, amelyet a projektköltség-kezelési tervben dokumentál. Ez meghatározza az útszabályokat arra vonatkozóan, hogy hogyan fogja meghatározni és kezelni a projekt költségeit. Ez a projekt pénzügyi szempontjainak két elsődleges ellenőrzési dokumentumának egyike-az üzleti eset mellett. Van egy nagy útmutatónk a projekt üzleti esetéről is.

a projekt költségkezelési terve

ha a projekt jelentős összegeket költ valaki más pénzéből, be kell mutatnia, hogy képes:

  • adjon nekik világos képet arról, hogy mennyit kell elkötelezniük
  • ellenőrizze, hogy mennyi pénzt költ
  • vegye figyelembe ezt a kiadást

a projekt költségkezelési terve mindezt meghatározza. Tekintheti azt a projektmenedzsment terv részeként vagy társított dokumentumként. Akárhogy is, biztosítania kell, hogy minden szempont jól integrálódjon, és teljes mértékben következetes legyen.

mit kell belefoglalni a projekt költségkezelési tervébe

Íme néhány dolog, amelyet bele kell foglalni:

költségvetés és becslés

az ebből származó kimenet költségterv. Ez a projekt ütemtervének pénzügyi kiegészítése.

  1. az alapvető mérhető mennyiségek, amelyeket a költségvetéshez, majd a költségek nyomon követéséhez használ:
    1. készpénz
    2. idő az emberek számára
    3. súlyok, hosszúságok, területek és mennyiségek az anyagok számára
  2. az alapja annak, hogyan fogja megbecsülni a költségek különböző aspektusait. Ennek tartalmaznia kell:
    1. mennyi pontosságra van szüksége
      lásd alább a projekt költségkezelési folyamatának testreszabásáról szóló részt)
    2. a becslési tartományok mérete
      az egypontos becslések rossz gyakorlat a nagy projekteknél)
    3. megbízhatósági szintek
      ezek összekapcsolják, hogy milyen szélesek a tartományok
    4. talán még a pontosság szintje is, amellyel kifejezi a becslések.
  3. banki, hitelfelvételi és deviza (forex) politikák és folyamatok
  4. a projekt finanszírozásának módja és a finanszírozás igénylésének és lehívásának mechanizmusa

Monitoring és kontrolling

az ebből származó kimenet egy sor folyamat és eljárás arra vonatkozóan, hogy miként fog ragaszkodni a költségvetéséhez – vagy hogyan fogja helyreállítani a helyzetet a költségvetésre gyakorolt nyomás esetén.

  1. hogyan fogja nyomon követni a kiadásait
  2. a variancia szintje (vagy az alapköltségvetéstől való eltérés – a PMBOK útmutató ezeket ‘ellenőrzési küszöbértékeknek’ vagy ‘variancia küszöbértékeknek’ nevezi), amelyeket korábban engedélyez:
    1. a variancia jelentése
    2. korrekciós intézkedések megtétele
  3. hogyan tervezi a projekt teljesítményszintjének mérését
  4. a jelentési folyamat – mikor, milyen gyakran, kinek és milyen formátumban

bármi más…

a projektmenedzsment Iroda (PMO), a Projekttanács vagy a Projektszponzor is kéri, hogy tartalmazza

a költségek megállapítása: becslés és költségvetés

a PMBOK útmutatónak két folyamata van:

  1. becsült költségek
  2. határozza meg a költségvetést

de ezek olyan mélyen összefonódnak, hogy inkább együtt gondolok rájuk. Nem mindig világos, hogyan lehet egy eszközt vagy módszert hozzárendelni ezekhez a folyamatokhoz.

szerencsére már közzétettük egy másik nagy útmutatónkat a becslésről: ez egy nagy és fontos téma. Vessen egy pillantást rá: Projektbecslés: sajátítsa el az eszközöket és technikákat.

ez is tetszik:

  • 3 A következő projekt költségvetésének elkészítésének módjai
  • minden, amit tudnia kell a projekt üzleti esetéről

és a következő Videók:

  • hogyan becsüljük meg a projekt költségeit
  • nyomás a projekt költségvetésének csökkentésére
  • projekt üzleti esete: írjon hatékony projektjavaslatot

miért van szüksége költségvetésre

a becslés és a költségvetés eredménye olyan költségvetés lesz, amely meghatározza az alapköltségeket. Ezt fogja használni az alapként:

  • az üzleti ügy lezárása és a beruházás értékelése
    (további információkért lásd a fenti narancssárga mezőben található hivatkozásokat)
  • a finanszírozási igény meghatározása
  • a jóváhagyás elnyerése
  • a szerződéses tárgyalások kialakítása
  • a költségek ellenőrzése
  • jelentéstétel a költségkezelésről
  • a projekt sikerességi intézkedéseinek meghatározása, a befejezés után

a becslés és a költségvetés-tervezés a legjobban feladatonként történik. Minden feladathoz hozzon létre egy becslést, majd egy költségvetési számot minden költségosztályhoz.

tehát szüksége lesz egy rácsra (olyan táblázatok, mint az Excel, a számok vagy a Google Táblázatok tökéletesek), amelynek oldalán a feladatok listája, a tetején pedig a költségkategóriák listája található.

indikatív Projektköltségvetési táblázat

vessen egy pillantást cikkünkre: 3 módszer a következő Projektköltségvetés elkészítéséhez.

feladatok

a feladatlista legjobb forrása a munka bontási szerkezete* (WBS). Azáltal, hogy minden feladathoz hozzáadja a költségeket, létrehoz egy Költségbontási struktúrát.

ennek a megközelítésnek az az előnye, hogy ha a szállítási szakaszba lép, nyomon követheti a kiadásokat feladatonként, és közvetlenül összehasonlíthatja a költségvetéssel.

* ne feledje, hogy a projektmenedzsmentet az Egyesült Királyságban tanultam. Itt a WBS ‘munkát’ tartalmaz – azaz feladatokat vagy tevékenységeket. Az Egyesült Államokban például a WBS a munkát termékekre bontja. Ez a megközelítés a költségvetés alapjául is szolgál, de összetettebb, mivel gyakran sok feladat járul hozzá egy vagy több termék szállításához. Tehát ez a megközelítés gyakran megköveteli mind a feladatköltségek termékszintre történő összesítését, mind a felhalmozott költségek több feladat közötti bontását.

termékek és feladatok kapcsolata

költségkategóriák

a tipikus költségkategóriák a következők:

  • idő költségek:
    • vállalkozók és tanácsadók óradíjak
    • a szervezet munkatársai, ha kell figyelembe venni ,hogy (bölcs dolog, hogy)
  • anyagköltségek
    ezeket általában egységköltségként fejezik ki, szorozva az egységek számával
  • berendezések és néha létesítmények bérleti és bérleti költségei
  • egyéb közvetlen költségek, például:
    • utazás
    • nyomtatás
    • berendezések vásárlása
  • olyan árukra és szolgáltatásokra kivetett adók, amelyek közvetlenül nem követelhetők vissza, vagy amelyek tekintetében jelentős késedelem következhet be (például más nemzetközi kereskedelmi blokkokból)

közvetett költségek

előfordulhat, hogy olyan közvetett költségeket is tartalmaznia kell, amelyek csak részben tulajdoníthatók egy adott projektnek. A gyakori példák a következők:

  • helyiségköltségek
  • szoftverlicencek
  • irodai berendezések
  • távközlési díjak
  • biztosítások
  • banki költségek
  • általános adminisztrációs költségek

bizonytalanságok fontolja meg

a becslések és a költségvetés elkészítésekor sok bizonytalanság lesz. Fontos megjegyezni a következőket:

  • infláció és anyagköltség változások
    …különösen a nemzetközileg forgalmazott áruk, mint a vas és acél
  • devizaárfolyamok
    …ha vásárol árut és szolgáltatást külföldről
  • jelentős kockázatok
    …mint az időjárás, események, politikai
  • idő és anyagok (T&M) szerződések nagy bizonytalanságok fix költségű szerződésekhez képest. Vessen egy pillantást rövid videónkra: rögzített árú szerződés a projektjéhez: Előnyök és hátrányok

az ilyen típusú bizonytalanságra adott válasz az, hogy rendkívüli összegeket ad hozzá a költségvetéshez. A PMBOK útmutató ezt tartaléknak nevezi.

Projektbeszerzés

a projektköltségek fontos eleme mindig a felvásárolt anyagokból, eszközökből, személyzetből és szolgáltatásokból származik. Tehát a projektköltség-menedzsment szorosan kapcsolódó tudományága a Projektbeszerzés-menedzsment.

valóban, ez egy másik a 10 tudás Aress a 6.kiadás a PMBOK Guide. Így, természetesen, van egy nagy útmutatónk az Ön számára:

  • projekt beszerzési menedzsment

és nézd meg a videónkat is, egy fix árú szerződést a projekthez: előnyök és hátrányok.

a Projektkiadások irányítása

a PMI PMBOK-útmutatója az irányítás egész területén gyenge. Tehát nem meglepő ,hogy nincs (amit találok) mondani a projekt Költséggazdálkodásának irányításáról.

Hoppá!

de mint mindig, az Egyesült Királyság kormányának PRINCE2 módszertana a kormányzás kulcsfontosságú erőssége, és a helyes irányba mutat.

Pénzügyi áttekintés

nyilvánvaló, hogy a projekt Igazgatósága és szponzora döntő szerepet játszik a kiadások felügyeletében. A Projektbizottság állandó napirendjén kell lennie a költségvetési jelentések felülvizsgálatának, és támogatom annak biztosítását, hogy a Projektbizottság egyik tagja elegendő pénzügyi készséggel rendelkezzen ahhoz, hogy kompetensen figyelemmel kísérje és tanácsot adjon a testület kollégáinak a pénzügyi helyzetről. Egy jelentős projekt esetében (a kiadások, a profil vagy a kockázat szempontjából) azt javaslom, hogy ennek pénzügyi képesítéssel kell rendelkeznie.

a vezető pénzügyi tisztviselő szerepe

néhány brit kormányzati projekt kinevez egy vezető pénzügyi tisztviselőt (SFO) a legnagyobb projektekhez. Ezek ugyanolyan szintű felügyeletet látnak el, és ugyanolyan szintű elszámoltathatósággal rendelkeznek, mint a vezető felelős tisztviselő (SRO – nagyjából a szponzor), de a projekt pénzügyeinek területén. Más modellekben az SFO tanácsadó az SRO támogatásában. Azt javaslom, hogy alaposan fontolja meg az ilyen típusú modelleket. Különösen akkor, ha a projekt nagy kiadásokkal és jelentős kockázattal vagy profillal rendelkezik.

vegye figyelembe, hogy az SFO szerepét a PRINCE2 publikációk nem említik kifejezetten.

Stage Gates

a másik rendkívül értékes hozzájárulás a pénzügyi kormányzáshoz, amelyet a PRINCE2 megbízik, az átjáró felülvizsgálati folyamata. Ezt a nem PRINCE2 projektekben is használják, ezért érdemes megfontolni.

itt közvetlenül összekapcsolhatja a Stage-Gate folyamatot a projekt finanszírozásának felszabadításával. A költségvetésben előirányzott finanszírozás részleteit csak a színpadi kapu felülvizsgálatának sikeres befejezésére, valamint a felülvizsgálati csoport vagy a Projekttanács jóváhagyására lehet felszabadítani. Megtalálod, hogy van egy teljes hosszúságú cikkünk a projekt színpadáról-a kapu folyamatáról-és arról, hogy miért lesz jobb projektmenedzser.

kiadások nyomon követése és ellenőrzése

ezek a tevékenységek a projekt költségvetésének megőrzésére szolgálnak.

Monitoring

a tényleges kiadások nyomon követése a költségvetéssel szemben. Ideális esetben tegye ezt a lehető legközelebb a valós időhöz. Minél többet költ a projekt, annál gyakrabban kell figyelnie.

ellenőrzés

a korrekciós intézkedések meghozatala olyan kiadás, amely úgy tűnik, hogy meghaladja a költségvetést, vagy már megtette.

felügyeleti és vezérlési eszközök

a legtöbb kis projekthez, ha őszinte vagyok, egy táblázat is megteszi! De ez a megközelítés tele van kockázatokkal. Ha nagyobb projektet vezet, akkor a munkához épített eszközre van szüksége.

ezt a típusú eszközt Projektmenedzsment információs rendszernek (vagy PMI – nek-óvatosan, hogyan mondod!). Sok fajta van.

  • önálló pénzügyi menedzsment eszközök, amelyeket a projekt környezetéhez építettek
  • Projektmenedzsment kiegészítők a vállalati pénzügyi menedzsment eszközökhöz (például Oracle, Sage vagy SAP)
  • átfogó projekttervezési és Monitoring eszközök, amelyek képesek kezelni a projekt pénzügyi beszámolóját

mit kell tennie a PMI-knek

ez út (út, út) a cikk hatályán kívül, hogy áttekintse az ott található lehetőségeket. De a projekt költségkezeléséhez olyan eszközre van szüksége, amely képes:

  • gyűjtsd össze
  • rekord
  • biztonságosan tárolja
  • gyűjtsd össze
  • elemezze
  • jelen
  • készítsen jelentéseket

az összes pénzügyi adatot. Ideális esetben könnyen használható és jól integrálható más alapvető projektmenedzsment rendszerekkel és folyamatokkal.

Earned Value Management (EVM)

egy másik téma, amely kívül esik a cikk hatályán, a Earned Value Management (EVM) – néha EVA (Earned Value Analysis) néven ismert. Ez egy hatékony eszköztár a költségvetés és az ütemezés teljesítményének elemzésére, valamint az egymással szembeni eltérésekre. Azt is lehetővé teszi, hogy a projekt trendek és kiszámítja előrejelzések befejezését.

további részletek a megszerzett érték menedzsmentről, lefedtük Önt a megszerzett érték Alapozónkkal: az EVM alapjai. Ez magában foglalja a megszerzett értékelemzés (EVA) használatát a projekten, valamint az összes matematikai képletet, amelyet tudnia kell.

a TCPI

az egyik különösen széles körben használt szám a teljes teljesítmény Index (TCPI). Ez azt mutatja, hogy a fennmaradó költségvetés hogyan viszonyul a még elvégzendő munkához. Az 1-nél nagyobb szám azt jelenti, hogy több költségvetése van, mint amire számított, amikor elkészítette a költségvetését. Ha kisebb, mint egy, akkor megtakarításokat kell létrehoznia azáltal, hogy hatékonyabban vagy gazdaságosabban dolgozik, mint tervezte.

trendelemzés és előrejelzés a befejezésig

bármilyen módszert is használ, előfordulhat, hogy időben el kell készítenie a kiadásainak értékelését. Ez ad egy trend, ahonnan akkor kell előrejelezni out-turn kiadások. Ha a befejezéskor becsült költsége meghaladja a költségvetést, két lehetősége van:

  1. korrekciós intézkedések a túlköltekezés orvoslására
  2. költségvetés-hosszabbítás jóváhagyásának kérése

mi történik, ha az előrejelzés meghaladja a költségvetést, de még mindig a rendkívüli helyzeten belül van?

ezért van szükség projektköltség-kezelési tervre és jó kormányzásra. A tervnek meg kell adnia a választ erre a kérdésre. Legalább mindig azt mondom, hogy értesítenie kell a szponzorát és a testületet, ha ez a helyzet.

jelentés

a jelentés a monitor és a vezérlési folyamat kulcsfontosságú kiegészítője. Jelentést kell tennie:

  1. költségvetési teljesítmény (néha kulcscímek vagy munkafolyamatok alatt)
  2. előrejelzések, amelyek tájékoztatják a testület döntéshozatalát

írtunk egy olyan cikket is a jelentésről, amely szélesebb kontextusba helyezi a költségvetési jelentéseket, valamint megmutatja, miért olyan fontos.

Shift Happens: reagálás a valóságra

projektmenedzserként elvárjuk, hogy minden tökéletesen simán menjen!

sajnálom, újra megírom…

tapasztalt projektmenedzserekként soha nem számítunk arra, hogy minden tökéletesen simán megy!

tehát a projekt életciklusa során számos frissítést kell végrehajtania a projektdokumentációban és a vezérlőeszközökben.

a projekt költségeinek nyomon követéséből eredő gyakori frissítések a következők:

  • a költségvetés, a terv és az alapvonalak
  • Kockázatok, problémák és előre nem látható események
  • tanulságok

Változásvezérlés

a módosítások szükségessége szükségessé teszi a költségvetés és az előrejelzések módosítását. Tehát a Változásellenőrzési folyamatnak teljes mértékben integrálnia kell a projekt költségszabályozását. Írtunk egy másik óriási útmutatónkat a Változásvezérlésről.

a projekt költségkezelési folyamatának testreszabása

végül, amint elkezdünk kifogyni a helyből (meg tudod csinálni ezt egy weboldalon? … Ed), röviden szeretnék foglalkozni azzal, hogy a projekt költségkezelési megközelítését az adott projekt jellegéhez kell igazítani.

mekkora a projekt?

a költségkezelési folyamatot mindig úgy méretezze, hogy megfeleljen a projekt méretének és kockázatának. Sok eszköz és módszer nem releváns a kis projektek számára. De hasonlóképpen, a legnagyobb projektekhez kifinomult szoftvereszközökre lesz szüksége, hogy esélyt adjon a projektköltségek nyomon követésére. És elég robusztusnak kell lenniük ahhoz, hogy biztosítsák a pénzügyi osztály megbízásainak ellenőrzési nyomvonalának minőségét.

milyen megközelítést alkalmaz a projektjében?

a cikk nagy részét azért írtam, hogy feltételezzem, hogy a projekt prediktív vagy tervezett megközelítést alkalmaz. De mi van, ha adaptív (agilis) módszertant kell használnia?

itt egy fényérintéses becslési folyamatot szeretne. Nem hagyhatja el teljesen a becslést. Ez lehetetlenné tenné a támogató szervezet számára, hogy határozott döntést hozzon. De használhat magas szintű megközelítéseket a’ nagyságrendi becslések ‘ elkészítéséhez a tájékozott döntéshozatal alapjaként.

később minden iterációnál részletesebb becsléseket készíthet, hogy a nagyobb fokú bizonyosságot kihasználhassa a rövid távú tervezési horizontokon.

a hagyományos prediktív projektmenedzsment és az adaptív agilis megközelítések összehasonlításáról bővebben lásd cikkünket: Agile vs Waterfall: melyik a megfelelő a projektjéhez?. Ez vonatkozik arra is, amikor mindegyik megfelelő.

mi a tapasztalata a projekt Költségkezelésében?

tudassa velem tapasztalatait, kedvenc eszközeit, vagy bármilyen kérdése van. Az alábbi megjegyzésekre válaszolni fogok.

További Információk a kapcsolódó témákról

a projektköltség-kezelés a projektmenedzsment egyik matematikailag intenzívebb aspektusa. Akár hivatalos PM vizsgára tanul, vagy csak biztos akar lenni abban, hogy ismeri az összes általánosan használt képletet, vessen egy pillantást:

  • PM képletek: a projektmenedzsment matematikájának megértése

ha néhány tippet szeretne a jó PM költségszabályozásról, tetszeni fog a videónk:

  • projekt pénzügyi menedzsment – 5 tipp a jó Költségkontrollhoz

végül pedig kétféle költség létezik, amelyekről az emberek gyakran kérdeznek. Ebben a két videóban válaszolok arra a kérdésre, hogy mi az…

  • alternatív költség?
  • Elsüllyedt Költség? … és az elsüllyedt költség tévedés?
Mint A Betöltés…

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.