7 egyszerű tipp az iroda lebontásához

sok irodában minél elfoglaltabb vagy,annál zsúfoltabb és kevésbé produktív a munkakörnyezet. A hatékonyság javítása érdekében kritikus fontosságú, hogy integráljon egy olyan rendszert, amely biztosítja, hogy irodaterülete rendetlen maradjon. Ez egyszerű feladatnak tűnhet, de amikor minden nap az irodájában tartózkodik, megszokhatja, és szinte immunis lehet a rendetlenségre. Ez később szervezeti problémákat okozhat anélkül, hogy észrevenné a visszatartást. A szervezeti rendszerek használata közvetlen összefüggést mutathat a termelékenységgel, függetlenül attól, hogy az iroda tisztán tartására vonatkozik-e, vagy mint a tökéletes terjesztési folyamat megteremtésében.

miért kell Declutter

tehát amellett, hogy az iroda tiszta és rendezett, milyen előnyei vannak az iroda rendetlenségének?

Megnövelt termelékenység – minél kevesebb időt töltesz objektumok és dokumentumok keresésével, annál több időt fordíthatsz a munkádra. A dokumentumok felhőben történő keresése nagyobb ellenőrzést és hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz, miközben tisztán tartja irodáját.

nyugalom – a rendetlenség nem csak a fizikai, hanem a mentális térre is hatással van. Más szavakkal, amikor az elméd aggódik az irodád állapota miatt, hajlamos vagy elterelni a figyelmet, és hiányzik a szükséges fókusz és koncentráció. A zsúfolt iroda általában reprezentálja a munkavállaló lelkiállapotát.

Brand Representation-ha besétálnál egy ügyfél irodájába, és rendezetlennek találnád, mit gondolnál? Valószínűleg azt a környezetet vetíti ki, hogy az ügyfél hogyan kezeli az üzletet. Ugyanez vonatkozik a saját márkájára is. Az irodahelyiség vagy a coworking helyiség tisztán tartása nemcsak jobb képviseletet nyújt, hanem egy módja annak is, hogy tiszteletben tartsuk a teret és a többi embert, akik megosztják azt.

vizsgáljunk meg néhány tippet az irodaterület dekluttereléséhez, következésképpen produktívabbá válásához.

1. Csak tartsa meg a szükséges dolgokat
2. Szervezze meg irodáját a praktikum alapján
3. Rendezés keep, recycle/trash, és tartozik máshol
4. Tartsa a kábeleket ellenőrzés alatt
5. Készítsen egy fényképet
6. Digitalizálja jegyzeteit és dokumentumait
7. Dolgozzon ki erősebb szervezeti szokásokat

csak tartsa meg a szükséges dolgokat

ahelyett, hogy megpróbálna egyéni döntéseket hozni arról, hogy mit kell menteni és eldobni, néha a legjobb, ha mindent megszabadít, majd lassan hozzáadja a dolgokat, ahogy szüksége van rájuk. Gondolj rá, mint a számítógép asztalára. Minél több alkalmazást telepít, annál több parancsikon jelenik meg az asztal háttérén. Csak akkor, ha eltávolítja az összes parancsikont, rájön,hogy milyen keveset használt közülük.

ugyanez az elv vonatkozik az irodaterületre vagy az otthoni irodára. Nagyon valószínű, hogy számos olyan elem van a térben, amelyet hónapok óta nem érintettek, mégis értékes ingatlanokat vesznek fel, miközben semmit sem adnak a termelékenységhez. Azáltal, hogy mindent megszabadít, majd szükség szerint hozzáadja a dolgokat, hatékonyabban és objektíven megtarthatja az alapvető irodai kellékeket. Bár ez a módszer szélsőséges, kiváló módja annak, hogy azonosítsa azokat a tárgyakat, amelyek nem szolgálnak célt vagy akadályozzák a termelékenységet (bár nem ítéljük meg, hogy néhány tárgyat szentimentális okokból tart meg).

nézze meg ezt a videót Marie Kondo szervezési tanácsadótól az asztal megszervezéséről.

rendezze irodáját a gyakorlatiasság alapján

miután csökkentette a rendetlenséget a nulláról való kezdés módszerével, a következő lépés a munkaterületen fennmaradó elemek rendezése aszerint, hogy milyen rendszeresen használja őket. Lehet, hogy naponta használja a töltőtollat, de valószínűleg félévente egyszer olvassa el az Emberi Erőforrások kézikönyvét.

a munkafolyamat javítása érdekében helyezze a leggyakrabban használt elemeket az asztal felső fiókjába (például töltők és Notebookok), ahol a hozzáférés gyors és egyszerű. Tegyen tollakat és ceruzákat egy csészébe a közelben, és tárolja az egyéb kellékeket (például fejhallgatót, kapcsokat, gumiszalagokat) az alsó fiókokban. Hasonlóképpen rendezze el az iroda többi részét, hogy a legkevésbé használt tárgyai a legtávolabb legyenek. Ez az egyszerű rendszer növeli a termelékenységet, és biztosítja, hogy a leggyakrabban használt dolgok mindig a közelben legyenek, míg a többi személyes tárgyat el lehet távolítani az asztaláról.

Rendezés keep, recycle/trash, és tartozik máshol

ha azt szeretné, hogy egy gyorsabb folyamat rendezése a kellékek és holmik, hozzon létre három doboz vagy zsák: tartani, újrahasznosítani vagy eldobni, és helyezze máshol. Képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja a helyét mindennek. Még azok is, akik szentimentálisak és hajlamosak ragaszkodni bizonyos tárgyakhoz, új helyet találhatnak tárgyaiknak, és még mindig sikerül eltávolítaniuk a rendetlenséget az irodából. Fontolja meg azt is, hogy mely tárgyakat újrahasznosíthatja (papírokat és műanyagokat), és melyiket dobhatja el (üres palackok, szórólapok és szórólapok).

Irányítsd a kábeleket

a telefon-és laptoptöltőktől a HDMI-kábelekig és a fejhallgató-kulcsokig úgy tűnik, hogy minden irodában a kábelek száma exponenciálisan megsokszorozódik. Függetlenül attól, hogy ezek a kábelek a tetején vannak-e, vagy az asztal alatt, soha véget nem érő csata lehet ezeknek a kábeleknek az ellenőrzése alatt tartása. Vannak, akik úgy döntenek, hogy figyelmen kívül hagyják ezt a problémát, de amikor probléma alakul ki bármelyik elektronikával, ez a szervezettség hiánya jelentős késedelmet okozhat a probléma azonosításában és kijavításában.

kiváló megoldás erre a kérdésre, ha befektet egy Dymo Címkézési rendszerbe, majd minden kábelt felcímkéz, amikor telepíti az irodájába. A következő lépés az, hogy fektessenek be egy Cablox rendszer, amely gyorsan és egyszerűen rendezni a kábeleket, és akkor talán, ugyanolyan fontos, hogy biztosítsák, hogy továbbra is rendezett és rendezett halad előre. Ha kreatív és pénzt szeretne megtakarítani, címkéket és szervezeti dobozokat is létrehozhat filmtartók, papírtartók, cipődobozok és egyéb háztartási cikkek segítségével.

készítsen egy fényképet (lehet, hogy megdöbbent)

járt már valaha más irodákban, és észrevett olyan rendetlenséget, amelyet kollégája boldogan nem tud? Valószínűleg ugyanez igaz az irodájára is. A látogatók új perspektívával látják az irodáját, és jobban figyelnek az irodában lévő rendetlenségre, amelyet esetleg észre sem vesz.

a szinopszis tesztelésének nagyszerű módja az, ha fényképet készít az irodájáról az ajtóról. Ez lehetővé teszi, hogy munkakörnyezetét ugyanolyan fényben lássa, mint a vendégei, így megdöbbent az eredmény. Ha gondjai vannak a rendetlenség megtalálásával, próbáljon meg különböző szögekből fényképeket készíteni. A fényképek teljesen más perspektívát nyújtanak, és a lehetséges problémák kiugrhatnak a képből, segítve a takarítandó területek gyors azonosítását.

jegyzetek és dokumentumok digitalizálása

a rendetlenség nagy része valószínűleg papír alapú: dokumentumok, névjegykártyák, cetlik, értekezlet-jegyzetek stb. A probléma az, hogy ezek nem csak helyet foglalnak el, de ezeknek a dokumentumoknak a többsége nem olyan, amit rendszeresen néz. Ahelyett, hogy őket körül az off-véletlen szükség lehet rá egy nap, digitalizálja a dokumentumokat létrehozásával elektronikus másolatok, akár szkennelés vagy gépelés őket helyett.

számos alkalmazás érhető el az okostelefonon, amelyek gyorsan és egyszerűen beolvashatják a dokumentumokat, és tárolhatják a szükséges adatokat a telefonon. Készítsen fényképeket olyan alapvető dokumentumokról, amelyeket nem kockáztathat meg, majd dobja el vagy újrahasznosítsa a papírverziókat. Más notetaking alkalmazásokra is válthat, például az Evernote, a Google Docs, a Google Keep (megjegyzés), valamint az iOS és Android telefonok notes alkalmazásai. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik nemcsak a jegyzetek digitalizálását, hanem a felhőn keresztül több eszközön történő szinkronizálását is. Ha több száz névjegykártya van az íróasztalon, Készítsen fényképeket, vagy vegye fel az embereket névjegyként, majd dobja el őket. A dokumentumok digitalizálásának egyik előnye, hogy gyorsan és kényelmesen kereshet rajtuk.

erősebb szervezeti szokások kialakítása

a legnagyobb változás, amelyet a rendetlenségmentesség érdekében végrehajthat, az, hogy új tisztasági és szervezési szokást alakít ki. Amikor új objektumot vezet be az irodába, például egy levelet vagy egy új dokumentumot, döntse el, mit tervez vele abban a pillanatban, vagy legalább a nap vége előtt. Nézze át újra a keep, trash/recycle vagy place otherwhere ötletet, hogy meghatározza, hová helyezze a dokumentumot. A rendetlenség megelőzése a legjobb módja annak, hogy irodáját tisztán tartsa.

A Novel Coworkingnál arra összpontosítunk, hogy a legjobb lehetőségeket biztosítsuk a vállalkozások növekedéséhez, bővítéséhez és szervezetük fejlesztéséhez. Folyamatosan keresünk megoldásokat a hatékonyság növelésére és a termelékenység növelésére. Ha elhatározta, hogy növeli vállalkozását és innovatív ötleteket keres, tartsa naprakészen blogunkat a heti üzleti tippekért & inspiráció.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.