Services de Contenu

Que Sont Les Services De Contenu?

Les services de contenu capturent intelligemment et efficacement les informations et les envoient à la bonne personne, au service ou au processus en utilisant des canaux numériques, généralement via le cloud. Étant donné que les services de contenu sont basés dans le cloud, ils garantissent que votre entreprise respecte les réglementations de conformité changeantes tout en restant rentable et évolutive. Ils offrent un large éventail de fonctionnalités de gestion de contenu pour répondre à des besoins métier spécifiques caractérisés par une approche modulaire axée sur les résultats. La principale société de recherche et d’analystes Gartner a inventé le terme en 2017, le définissant comme « un ensemble de services et de micro-services, incarnés soit sous la forme d’une suite de produits intégrée, soit sous la forme d’applications distinctes partageant des API et des référentiels communs, pour exploiter divers types de contenu et servir de multiples groupes et de nombreux cas d’utilisation au sein d’une organisation. »

Le terme remplace la gestion de contenu d’entreprise (GCE), que les dirigeants du secteur ont jugée insuffisante pour décrire la dynamique du marché en développement et les besoins organisationnels. Les services de contenu renforcent l’idéologie ECM, élargissant l’accent pour englober l’accès à l’information, la collaboration et le partage.

Nouvelle façon de relever de nouveaux défis

Les processus métier n’existent pas isolément ; ils contribuent à une chaîne de valeur complexe. Leur performance peut être mesurée par l’efficacité avec laquelle le contenu se déplace entre les processus, les départements et les organisations. La prise et l’intégration efficaces de données brutes dans les applications métier constituent un obstacle majeur dans la course à l’automatisation intelligente. Les solutions ECM traditionnelles, qui mettent l’accent sur les processus à forte intensité de documents, ne peuvent pas répondre aux nouveaux défis urgents de l’utilisation des données. Les services de contenu visent à atténuer la menace du chaos de l’information et à répondre aux exigences en constante évolution de la gestion de contenu.

Avec un virage croissant vers le cloud, les services de contenu jouent un rôle de plus en plus essentiel dans l’entreprise et le lieu de travail numériques. Cependant, cela n’appelle pas un bouleversement total des systèmes ECM. Les services de contenu sont une approche plus stratégique qui adapte le contenu aux objectifs commerciaux. Dans cette perspective, les besoins et les objectifs organisationnels (plutôt que les mandats informatiques) stimulent la gestion du contenu.

Facettes des services de contenu

Les services de contenu sont un terme générique désignant un entrelacement de plates-formes, d’applications et de composants qui gèrent le contenu.

Plates-formes de services de contenu

Les plates-formes de services de contenu développent les solutions ECM. Lorsque l’ECM comprend un référentiel monolithique et unique, ces plates-formes ont un référentiel principal et sont reliées à d’autres référentiels pour faciliter l’accès à l’information, la gouvernance et la gestion du cycle de vie à l’échelle de l’entreprise.

Applications de services de contenu

Les applications de services de contenu fournissent des solutions pour des utilisations spécifiques dans toute l’entreprise. Les applications basées sur le contenu impliquent également des applications axées verticalement, telles que celles de l’ingénierie, de la comptabilité, des ressources humaines ou de la souscription d’assurance-vie. Les applications de services de contenu regroupent davantage de services liés au contenu que les plates-formes ECM. Les exemples incluent:

  • Gestion des contrats
  • Gestion des factures fournisseurs
  • Gestion des cas et des réclamations
  • Gestion de l’information des employés

Composants de Services de contenu

Les composants de services de contenu sont des services utilitaires qui étendent les fonctionnalités des applications existantes. Ils sont généralement utilisés par les API plutôt que par l’utilisateur final. Les exemples incluent:

  • Capture de documents
  • Traitement des factures
  • Gestion des dossiers des employés
  • Utilitaires de partage de fichiers externes
  • Traduction linguistique
  • Signets automatisés

Le terme ECM est toujours utilisé, mais le concept a évolué vers des services de contenu qui permettent aux entreprises d’intégrer de nouvelles capacités dans leurs solutions ECM actuelles pour améliorer l’automatisation, le partage d’informations et d’autres fonctions vitales. La technologie des services de contenu permet aux organisations de tirer parti des immenses connaissances et des investissements en capital déjà disponibles. Il offre simplement une approche différente du traitement de l’information.

Avantages des services de contenu

Les services de contenu permettent aux entreprises d’optimiser la valeur des données et du contenu à leur disposition. Au lieu de séparer le contenu dans un référentiel séparé difficile d’accès, les services de contenu font davantage pour connecter les personnes, le contenu et les processus entre les organisations et avec les clients, les partenaires commerciaux et les fournisseurs.

Les principaux avantages incluent:

Autonomisation des travailleurs du savoir

Les applications de services de contenu permettent aux bons utilisateurs d’obtenir et de travailler avec le contenu dont ils ont besoin. Les plates-formes permettent le développement sans ou à faible code de plug-ins. Cela permet d’améliorer l’expérience utilisateur sans modifier le référentiel de contenu principal. Les utilisateurs ont accès à du contenu dynamique mis en contexte des applications qu’ils utilisent. Dotés d’informations personnalisées, les employés peuvent travailler plus efficacement et se concentrer sur des tâches de création de bénéfices.

Compatibilité avec le Cloud

Les services de contenu sont basés sur le Web, ils sont donc facilement déployables et évolutifs. Les utilisateurs peuvent y accéder sur n’importe quel appareil depuis n’importe quel emplacement. Les plateformes de services de contenu permettent aux utilisateurs de mailler de nouveaux services de contenu avec des systèmes ECM existants pour créer des services de contenu hybrides uniques.

Accès et partage améliorés de l’information

Le potentiel d’indexation et de catégorisation automatisé et intelligent permet aux utilisateurs de mieux gérer tout contenu, de la création à la suppression. Partout où le contenu est hébergé, il peut être rapidement et sans effort recherché et récupéré. Les plateformes de services de contenu vous aident à automatiser et à contrôler le flux de contenu au sein et entre les départements, les partenaires externes et les clients pour répondre à vos besoins commerciaux particuliers.

Gouvernance et conformité renforcées de l’information

Les plateformes de services de contenu peuvent fournir une source unique et fiable de gestion intégrée des enregistrements, de contrôle de version et de capacités de recherche sur les données métier, qu’elles soient stockées sur la plate-forme ou dans d’autres référentiels tels que les ERP, les systèmes comptables, SharePoint et Salesforce. La création d’une origine unique pour tout contenu permet de s’assurer que toute activité de contenu respecte les procédures et politiques internes, externes et gouvernementales.

Indépendant du référentiel

Les organisations ont souvent des informations stockées dans plusieurs archives différentes. Alors que l’ECM nécessiterait d’identifier, de capturer et de centraliser les données, une plate-forme de services de contenu conserve le contenu là où il provient tout en permettant un accès facile et une gouvernance appropriée. Une plate-forme indépendante du cloud peut prendre en charge le stockage cloud privé, public et hybride. Grâce à un meilleur contrôle de l’ensemble du contenu diffusé dans toute l’organisation, les travailleurs du savoir et les dirigeants peuvent appliquer des analyses avancées pour affiner la prise de décision.

Ce qu’il faut rechercher dans les technologies de services de contenu

Le marché des services de contenu continue d’accorder une importance croissante au cloud, à l’intelligence, à l’expérience utilisateur et à la configurabilité. Il est important de faire des recherches au-delà du verbiage marketing et d’examiner les aspects différenciants. Certaines distinctions majeures concernent les termes commerciaux, les structures sous-jacentes, les fonctionnalités prises en charge et les cycles de publication. Gartner conseille aux dirigeants responsables de l’acquisition de technologies de services de contenu de ::

  • Rechercher des détails sur la parité entre les fonctionnalités cloud et les ensembles sur site, ainsi que l’accès aux mises à niveau des produits
  • Vérifier que l’architecture d’IA du fournisseur correspond à la stratégie de mise en œuvre de l’IA de l’organisation
  • Au moins, demandez des démonstrations qui montrent clairement comment les services jouent dans certains scénarios métier

Comment utiliser les informations par rapport à l’endroit où les stocker

Essentiellement, ECM propose une méthodologie centralisée pour atteindre les objectifs opérationnels. Les services de contenu s’appuient sur de multiples outils et stratégies pour améliorer leur efficacité. Par exemple, ECM se concentre sur la façon de convertir des documents papier en informations numériques pour diffusion. Les services de contenu se concentrent davantage sur qui a besoin de ces informations, disséquant les données afin que les utilisateurs finaux obtiennent exactement et uniquement ce dont ils ont besoin pour exécuter des tâches et atteindre leurs objectifs.

Les besoins de l’entreprise ont considérablement augmenté et changé depuis l’époque des dépôts ECM. Les attentes des travailleurs du savoir et des employeurs, de la chaîne d’approvisionnement, des clients et des autorités de conformité exigent une plus grande flexibilité en matière d’accès et de livraison des informations. Les principes fondamentaux de l’accès, de l’agrégation et de la gouvernance d’ECM continuent de soutenir une gestion réussie de l’information, mais les services de contenu fournissent des solutions de plus en plus efficientes et efficaces aux utilisateurs finaux.

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