Nettoyage des données dans Excel 101, Partie 2: Comment diviser des colonnes dans Excel. – Inciter

Nettoyage des données dans Excel 101, Partie 2: Comment diviser les colonnes dans Excel.

Posté le 21 avril 2020
par Kristen Halsey et Jacob Joseph

Disposer des bonnes données dans les bonnes colonnes pour répondre aux exigences spécifiques de votre analyse joue un rôle majeur dans le processus de nettoyage des données. Au cours des 3 prochaines parties de notre série Nettoyage des données dans Excel, nous vous montrerons comment résoudre les problèmes courants en utilisant à la fois le puissant raccourci « Remplissage Flash » standard et Excel. La partie 2 se concentre sur la division des données d’une cellule à plusieurs cellules. La partie 3 couvre le contraire: combiner les données de plusieurs colonnes en une seule colonne. La partie 4 présente des choses incroyablement utiles et économes en temps que vous pouvez faire avec les pouvoirs mystiques de la fonction « Flash Fill » d’Excel.

Méthodes classiques et Introduction au Raccourci magique de Lecture de l’Esprit d’Excel « Flash Fill »

Lors du redressement des ensembles de données, vous pouvez rencontrer des cellules contenant des chaînes de texte de données qui doivent être organisées en plusieurs cellules différentes ou réorganisées entièrement. Par exemple, votre système peut exporter les noms complets de votre donneur dans une seule cellule, mais les noms et prénoms doivent être séparés pour fusionner correctement avec un autre système de données. Comment pouvez-vous séparer les noms et prénoms d’une cellule et appliquer la modification à des colonnes entières? Essayez ces:

Méthode #1: « Texte en colonnes »

Divisez une cellule en plusieurs en indiquant à Excel que vous souhaitez séparer le contenu par un délimiteur spécifié, tel qu’une virgule ou un espace vide.

1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez convertir.

2. Sous l’onglet Données, cliquez sur Texte en colonnes.

3. Dans la fenêtre « Convertir du texte en colonnes Assistant Étape 1 sur 3 » qui apparaît, sélectionnez Délimité. Cliquez sur Suivant.

4. Dans la fenêtre de l’étape 2 sur 3, cochez « Espace » comme délimiteur. Cliquez sur Suivant.

5. Dans la fenêtre Étape 3 sur 3, assurez-vous que le format de données de colonne « général » est sélectionné. Cliquez sur la case « Destination » pour changer la destination de vos nouvelles données en la plage de cellules immédiatement à droite de votre plage de données actuelle.

6. Mettez en surbrillance la nouvelle plage avec votre curseur. Appuyez sur Entrée.

7. Cliquez sur Terminer. Vos données résultantes devraient ressembler à ceci.

Méthode #2: Remplissage flash

Jetons un coup d’œil à un exemple qui semble être un peu plus complexe. Ici, non seulement nous avons nos noms dans une cellule, mais nous les avons au format: (1) nom de famille, (2) une virgule et (3) prénom. Bien qu’il soit absolument possible de les transformer en utilisant « Text to Column », « Flash Fill » est simple et flexible. « Flash Fill » remplit une série sans formule. Vous tapez l’apparence de vos données dans la cellule adjacente, Excel remarque une tendance dans votre saisie de données, puis poursuit ce modèle pour vous.

1. Dans la colonne à côté de la plage que vous souhaitez modifier, tapez le prénom du donateur dans les deux premières lignes. Vous devez taper deux entrées pour qu’Excel puisse reconnaître que vous créez un modèle.

2. Mettez en surbrillance la plage dans la colonne où vous avez tapé vos nouvelles valeurs. Sous l’onglet Données, cliquez sur la fonction de remplissage et sélectionnez « Remplissage flash » dans le menu déroulant.

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour votre colonne « Nom de famille ».

C’est tout! Vous pourriez déjà penser à d’autres fonctions pour le « remplissage flash ». Cela fonctionnerait exactement de la même manière si nos donateurs avaient une initiale intermédiaire, un titre tel que « Mme » avant ou « , Ph.D. » après leur nom, à condition que nous tapions suffisamment de valeurs, et que nous tapions des valeurs pour des cas particuliers, pour montrer nos tendances.

C’est assez intuitif, alors n’ayez pas peur d’expérimenter de nouveaux modèles. Assurez-vous simplement d’appliquer uniquement le « remplissage flash » aux cellules adjacentes et répétez votre tendance pour montrer à Excel ce que vous voulez.

Restez à l’écoute pour les parties 3 et 4:
Partie 3: Combiner des données de plusieurs cellules en une seule colonne
Partie 4: Encore plus d’applications pour gagner du temps pour le « Remplissage flash »

Nous espérons que ces méthodes vous aideront à nettoyer vos données! Veuillez nous faire savoir s’il existe d’autres sujets ou problèmes de nettoyage de données que vous souhaitez que nous abordions en envoyant un e-mail [email protected]

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