Gestion des coûts de projet: Ce que vous devez savoir et faire

La gestion des coûts de projet rebute souvent les gens. Il se sent compliqué et a l’air mystique de la magie mathématique et de la magie. Mais votre parrain de projet, votre client ou leur directeur financier ne se soucient guère de votre budget et de la manière dont vous pouvez vous y tenir.

Les dépassements de coûts du projet sont courants.

Mais ce n’est pas une cause d’attitude défaitiste.

Non. Au lieu de cela, vous devez agir avec détermination pour comprendre la gestion des coûts du projet et mettre en œuvre tous les outils à votre disposition pour contrôler les coûts et faire rentrer vos dépenses dans le budget.

Lorsque la gestion des coûts d’un projet est essentielle

Nous savons que les projets ont des priorités différentes – mieux comprises à travers le triangle de fer du temps, du coût et de la qualité. Certains projets visent à fournir votre portée à un ensemble absolu de normes de qualité. Et d’autres ont un délai absolument ferme qui fait de la planification leur priorité essentielle.

Mais, pour certains projets, la qualité peut fléchir un peu et les délais peuvent glisser s’ils le doivent. Ce qui n’est pas négociable, c’est le budget. Une fois réglé, vous devez le respecter et le livrer.

Donc, dans cet article de fond, nous allons examiner:

  • Qu’est–ce que la gestion des coûts du projet
  • Votre « Plan de gestion des coûts du projet »
  • Établir vos coûts – les processus d’estimation et de budgétisation
  • Les considérations de gouvernance pour la gestion des coûts du projet
  • Suivi et contrôle des dépenses du projet
  • Adapter votre processus de gestion des coûts du projet

Alors, préparez-vous. Nous avons beaucoup à couvrir.

L;DR Regardez plutôt une vidéo

Qu’est-ce que la Gestion des coûts de projet ?

Gestion Des Coûts De Projet

La gestion des coûts de projet est un processus qui comporte deux composantes principales:

  1. Estimation et planification des coûts et création d’un budget de projet à partir de ceux-ci
  2. Suivi et contrôle des dépenses du projet pour respecter votre budget

Ces composants apparaissent dans la méthodologie ou l’approche que vous choisissez pour votre projet. Cependant, la mesure dans laquelle vous les appliquerez peut varier. Par exemple, de nombreuses approches de gestion de projet Agiles adoptent une approche très « légère » pour l’estimation et la planification des coûts.

Toutes les Grandes Approches de Gestion de Projet devraient aborder la Gestion des Coûts de Projet

Le Corpus de Connaissances de Gestion de Projet de l’Institut de Gestion de Projet (PMI) (le Guide PMBOK) a longtemps eu la Gestion des Coûts de projet comme l’un de ses dix Domaines de Connaissances (ou KAS). C’était l’un des 9 KAs originaux de la première édition. Cela pourrait changer avec la publication de la 7ème édition du Guide PMBOK.

La 7e édition du Corpus de connaissances de l’APM est davantage un pointeur sur ce que vous devez apprendre qu’une source de référence. Mais, à la section 4.8.2, nous trouvons la planification des coûts. Cependant, l’APMBoK ignore largement tout le sujet du contrôle des coûts – sauf pour une référence passagère à la Gestion de la valeur gagnée (EVM). Plus d’informations sur EVM plus tard.

En mettant l’accent sur la gouvernance des projets, je trouve PRINCE2 choquant et lamentablement léger sur le thème de la gestion des coûts. Il figure dans le guide du premier des 7 thèmes du PRNCE2 : Analyse de rentabilisation. Cependant, PRINCE2 a peu à dire sur la façon de mener à bien la gestion financière et des coûts. C’est même dans la mesure de son absence du glossaire !

Je pense que le guide PMBOK excelle par rapport aux guides de méthodologie similaires. Ceci, cependant, en est un. Et j’espère que le PMI trouvera un moyen de conserver tout le bon contenu, lorsqu’il pivote vers ce que je m’attends à être un PMBOK 7 radicalement différent.

PMBOK 6 divise la Gestion des Coûts du Projet en Quatre Processus

La 6e Édition du Guide PMBOK comprend 4 processus dans le Domaine de la connaissance de la gestion des coûts du projet.

  1. Planifier la gestion des coûts
    que nous examinerons ensuite
  2. Estimer les coûts
    que nous examinerons avec…
  3. Déterminer le budget
  4. Contrôler les coûts
    qui couvre en fait la surveillance, le contrôle, le reporting et la réponse aux écarts de coûts et aux problèmes qui y sont liés

Je considère la gestion des coûts du projet comme un processus maître, que vous documenteriez dans votre Plan de gestion des coûts du projet. Cela définit les « règles de la route » pour la façon dont vous allez établir et gérer les coûts de votre projet. Il s’agit de l’un des deux documents de contrôle principaux pour les aspects financiers de votre projet – à côté de votre analyse de rentabilisation. Nous avons également un grand guide sur l’analyse de rentabilisation du projet.

Votre Plan de gestion des coûts du projet

Si votre projet dépensera des sommes importantes de l’argent de quelqu’un d’autre, vous devez démontrer que vous pouvez:

  • donnez-leur une idée claire de combien ils doivent engager
  • contrôlez la quantité d’argent que vous dépensez
  • qui représente cette dépense

Votre Plan de gestion des coûts du projet définit tout cela. Vous pouvez le considérer soit comme faisant partie de votre plan de gestion de projet, soit comme un document associé. De toute façon, vous devez vous assurer que tous les aspects s’intègrent bien et sont entièrement cohérents.

Ce qu’il faut inclure dans votre Plan de gestion des coûts du Projet

Voici quelques éléments à inclure:

Budgétisation et estimation

Le résultat de ce Plan est un Plan de coûts. C’est le complément financier de votre calendrier de projet.

  1. Les quantités mesurables de base que vous utiliserez pour budgétiser puis suivre les coûts comprennent:
    1. espèces
    2. temps pour les personnes
    3. poids, longueurs, surfaces et volumes pour les matériaux
  2. La base de la façon dont vous estimerez les différents aspects du coût. Cela doit inclure:
    1. La précision dont vous avez besoin
      Voir la section sur l’adaptation du processus de gestion des coûts de votre projet, ci-dessous)
    2. La taille de vos fourchettes d’estimations
      Les estimations ponctuelles sont une mauvaise pratique sur les grands projets)
    3. Niveaux de confiance
      Ceux-ci seront liés à la largeur de vos fourchettes
    4. Peut-être même les niveaux de précision avec lesquels vous exprimerez votre estimations.
  3. Politiques et processus bancaires, d’emprunt et de change (forex)
  4. Comment le projet sera financé et le mécanisme de demande et de prélèvement de financement

Surveillance et contrôle

Le résultat de ceci est un ensemble de processus et de procédures permettant de respecter votre budget – ou de récupérer la situation en cas de pression sur votre budget.

  1. Comment vous surveillerez vos dépenses
  2. Le niveau de variance (ou d’écart par rapport au budget de référence – le Guide PMBOK les appelle « Seuils de contrôle » ou « Seuils de variance ») que vous autoriserez avant:
    1. déclaration de la variance
    2. prise de mesures correctives
  3. Comment vous envisagez de mesurer les niveaux de performance du projet
  4. Votre processus de reporting – quand, à quelle fréquence, à qui et sous quel format

Autre chose

Vous voudrez également ajouter tout ce que votre Bureau de gestion de projet (PMO), votre Comité de projet ou votre Parrain de projet vous demande d’inclure

Établir Vos coûts: Estimation et budgétisation

Le Guide PMBOK comporte deux processus:

  1. Estimer les coûts
  2. Déterminer le budget

Mais ceux-ci sont si profondément liés que je préfère les penser ensemble. Il n’est pas toujours clair comment allouer un outil ou une méthode à l’un ou l’autre de ces processus.

Heureusement, nous avons déjà publié un autre de nos grands guides sur l’estimation: c’est un sujet important et important. Jetez-y un coup d’œil : Estimation de projet: Maîtrisez les Outils et les Techniques.

Vous pourriez aussi aimer:

  • 3 Façons de produire Votre Prochain Budget de projet
  • Tout ce que Vous devez Savoir sur L’Analyse de rentabilisation du projet

Et les vidéos suivantes:

  • Comment Estimer les Coûts du Projet
  • Pression pour Réduire Le Budget de Votre Projet
  • Analyse de Rentabilisation du Projet: Rédiger une Proposition de Projet efficace

Pourquoi avez-vous besoin d’un budget

Le résultat de l’estimation et de la budgétisation sera un budget qui définit vos coûts de base. Vous utiliserez cela comme base pour:

  • Compléter votre Analyse de rentabilisation et votre évaluation de l’investissement
    (pour plus d’informations, voir les liens dans l’encadré orange ci-dessus)
  • Déterminer vos besoins de financement
  • Obtenir l’approbation
  • Encadrer toute négociation de contrat
  • Contrôler les coûts
  • Reporting sur la gestion des coûts
  • Déterminer les mesures de réussite de votre projet, une fois terminé

Il est préférable d’estimer et de budgétiser tâche par tâche. Pour chaque tâche, créez une estimation, puis un chiffre budgétaire, pour chaque classe de coût.

Vous aurez donc besoin d’une grille (les feuilles de calcul comme Excel, Numbers ou Google Sheets sont parfaites) avec une liste de tâches sur le côté et une liste de catégories de coûts en haut.

Feuille de calcul Indicative du Budget du Projet

Jetez un coup d’œil à notre article: 3 Façons de Produire votre Prochain Budget de Projet.

Tâches

La meilleure source de votre liste de tâches est votre Structure de répartition du travail* (WBS). En ajoutant des coûts à chaque tâche, vous créerez une structure de ventilation des coûts.

L’avantage de cette approche est qu’une fois que vous passerez à l’étape de la livraison, vous pourrez suivre les dépenses par tâche et les comparer directement au budget.

* Notez que j’ai appris ma gestion de projet au Royaume-Uni. Ici, un WBS contient un « travail », c’est–à-dire des tâches ou des activités. Aux États-Unis, par exemple, un WBS décompose le travail en produits. Cette approche servira également de base à votre budget, mais elle est plus complexe, car de nombreuses tâches contribuent souvent à la livraison d’un ou plusieurs produits. Cette approche nécessite donc souvent à la fois l’agrégation des coûts des tâches au niveau du produit et la désagrégation des coûts accumulés entre plusieurs tâches.

Relation des produits et des tâches

Catégories de coûts

Les catégories de coûts typiques comprennent:

  • Coûts de temps pour:
    • Entrepreneurs et consultants aux taux horaires
    • Le personnel de l’organisation, si vous devez en tenir compte (il est sage de)
  • Coûts des matériaux
    Ceux-ci sont généralement exprimés en un coût unitaire multiplié par le nombre d’unités
  • Coûts de location et de location d’équipements et parfois d’installations
  • Autres coûts directs, tels que:
    • voyage
    • impression
    • achat d’équipement
  • Taxes sur les biens et services qui peuvent ne pas être directement recouvrables, ou pour lesquels il peut y avoir un retard important (comme d’autres blocs commerciaux internationaux)

Coûts indirects

Vous devrez peut-être également inclure des coûts indirects qui ne peuvent être que partiellement attribués à un projet spécifique. Les exemples courants incluent:

  • frais de locaux
  • licences logicielles
  • matériel de bureau
  • frais de télécommunications
  • assurances
  • frais bancaires
  • frais généraux administratifs

Incertitudes à considérer

Lors de la préparation de vos estimations et de votre budget, il y aura beaucoup d’incertitudes. Parmi les éléments importants à retenir, citons:

  • Inflation et variations des coûts des matériaux
    particularlyen particulier sur les produits de base négociés à l’étranger comme le fer et l’acier
  • Taux de change
    ifsi vous achetez des biens et des services à l’étranger
  • Risques importants
    likecomme la météo, les événements, la politique
  • Temps et matériaux (T &M) Les contrats comportent de grandes incertitudes par rapport aux contrats à coûts fixes. Jetez un coup d’œil à notre courte vidéo : Un Contrat à Prix Fixe pour votre Projet: Avantages et inconvénients

Votre réponse à ces types d’incertitude est d’ajouter des sommes pour imprévus à votre budget. Le guide PMBOK appelle cela des « réserves ».

L’approvisionnement du projet

Un élément important des coûts du projet proviendra toujours des matériaux, des actifs, du personnel et des services achetés. Ainsi, une discipline étroitement liée à la Gestion des coûts de projet est la Gestion des achats de projet.

En effet, c’est une autre des 10 connaissances de la 6ème édition du Guide PMBOK. Alors, bien sûr, nous avons l’un de nos grands guides pour vous:

  • Gestion des Achats de Projets

Et jetez également un œil à notre vidéo, Un Contrat à Prix Fixe pour Votre Projet: Avantages et inconvénients.

Gouvernance des dépenses de projet

Le Guide PMBOK du PMI est faible en matière de gouvernance. Il n’est donc pas surprenant qu’il n’ait rien (que je puisse trouver) à dire sur la gouvernance de la Gestion des coûts des projets.

Ooops!

Mais, comme toujours, la méthodologie PRINCE2 du gouvernement britannique a la gouvernance comme force clé et nous oriente dans la bonne direction.

Revue financière

Il est clair que votre Conseil d’administration et votre Parrain de projet ont un rôle crucial à jouer dans la surveillance de vos dépenses. Il devrait être à l’ordre du jour permanent du Conseil de projet d’examiner les rapports budgétaires, et je suis favorable à ce qu’un membre du Conseil de projet ait des compétences financières suffisantes pour surveiller et conseiller avec compétence les collègues du Conseil sur la situation financière. Pour un projet substantiel (en termes de dépenses, de profil ou de risque), je suggère que ce doit être quelqu’un avec une qualification financière.

Le Rôle d’Agent Financier supérieur

Certains projets gouvernementaux britanniques nomment un Agent Financier supérieur (SFO) pour les plus grands projets. Ceux–ci exercent le même niveau de surveillance et ont le même niveau de responsabilité que l’agent responsable principal (OAR – en général, le Parrain), mais dans le domaine des finances du projet. Dans d’autres modèles, l’OFS est un conseiller pour soutenir l’OAR. Je vous recommande d’examiner attentivement ces types de modèles. Surtout si votre projet a une dépense importante et un risque ou un profil important.

Notez que le rôle de SFO n’est pas explicitement mentionné dans les publications PRINCE2.

Portes d’étape

L’autre contribution extrêmement précieuse à la gouvernance financière mandatée par PRINCE2 est le processus de révision des passerelles. Ceci est également utilisé dans des projets non-PRINCE2, il vaut donc la peine d’être considéré.

Ici, vous pouvez lier directement le processus de porte d’étape à la libération du financement du projet. Les tranches de financement budgétisées ne peuvent être libérées que pour les dépenses liées à la réussite d’un examen à la porte d’étape et à l’approbation par l’équipe d’examen ou le Conseil de projet. Vous trouverez que nous avons un article complet sur l’étape du projet – Processus de porte – et pourquoi cela fera de vous un meilleur chef de projet.

Suivi et contrôle des dépenses

Ce sont vos activités pour maintenir votre projet dans le budget.

Suivi

Suivi des dépenses réelles par rapport à votre budget. Idéalement, faites-le aussi près que possible du temps réel. Plus votre projet dépense, plus vous devez surveiller fréquemment.

Contrôle

Prendre des mesures correctives si les dépenses semblent dépasser le budget ou l’ont déjà fait.

Outils de surveillance et de contrôle

Pour la plupart des petits projets, si je suis honnête, une feuille de calcul fera l’affaire! Mais cette approche comporte de nombreux risques. Si vous dirigez un projet plus vaste, vous avez besoin d’un outil conçu pour le travail.

Ce type d’outil s’appelle un Système d’Information de Gestion de Projet –ou PMI – attention à la façon dont vous le dites!). Il existe de nombreuses variétés.

  • Outils de gestion financière autonomes, conçus pour l’environnement de projet
  • Modules complémentaires de gestion de projet aux outils de gestion financière d’entreprise (comme Oracle, Sage ou SAP)
  • Outils complets de planification et de suivi de projet pouvant gérer les rapports financiers de projet

Ce qu’un SIGP doit faire

C’est un moyen (moyen, moyen, manière) au-delà de la portée de cet article pour examiner les options disponibles. Mais pour la gestion des coûts de projet, vous avez besoin d’un outil qui peut:

  • rassembler
  • enregistrer
  • stocker en toute sécurité
  • rassembler
  • analyser
  • présenter
  • préparer des rapports sur

toutes vos données financières. Et idéalement, il sera facile à utiliser et s’intégrera bien aux autres systèmes et processus de gestion de projet essentiels que vous utilisez.

Gestion de la Valeur Gagnée (EVM)

Un autre sujet qui sort du cadre de cet article est la Gestion de la Valeur gagnée (EVM), parfois appelée EVA (Analyse de la Valeur gagnée). Il s’agit d’une puissante boîte à outils pour analyser les performances du budget et du calendrier, ainsi que leurs écarts les uns par rapport aux autres. Il vous permet également de projeter les tendances et de calculer les prévisions jusqu’à la fin.

Pour plus de détails sur la gestion de la Valeur gagnée, nous vous avons couvert avec notre Base de données sur la Valeur gagnée: Les bases de la gestion de la valeur gagnée. Cela couvre la pratique de l’utilisation de l’analyse de la valeur acquise (EVA) sur votre projet, et toutes les formules mathématiques que vous devrez connaître.

Le TCPI

Un chiffre particulièrement largement utilisé est l’Indice de performance à compléter (TCPI). Il s’agit d’une mesure de la façon dont le budget restant par rapport au travail que vous devez encore faire. Un nombre supérieur à 1 signifie que vous avez plus de budget que ce dont vous vous attendiez à avoir besoin, lorsque vous avez préparé votre budget. S’il est plus petit qu’un, vous devrez réaliser des économies en travaillant plus efficacement ou économiquement que prévu.

Analyse des tendances et prévision jusqu’à la fin

Quelle que soit la méthodologie que vous utilisez, vous devrez peut-être préparer une évaluation de vos dépenses au fil du temps. Cela vous donnera une tendance, à partir de laquelle vous devrez prévoir les dépenses en retour. Si votre coût estimé à l’achèvement dépasse votre budget, vous avez deux choix:

  1. Mesures correctives pour corriger vos dépenses excessives
  2. Demander l’approbation d’une prolongation du budget

Que se passe-t-il si Vos prévisions Dépassent le budget mais sont toujours dans les limites de Votre Éventualité?

C’est pourquoi vous avez besoin d’un Plan de Gestion des Coûts du Projet et d’une bonne gouvernance. Votre plan devrait vous donner la réponse à cette question. À tout le moins, je dis toujours que vous devez informer votre sponsor et votre conseil si tel est le cas.

Reporting

Le reporting est un complément clé à votre processus de surveillance et de contrôle. Vous devez faire rapport sur:

  1. Performance budgétaire (parfois sous des rubriques ou des axes de travail clés)
  2. Prévisions qui informeront la prise de décision du conseil

Nous avons également rédigé un article de fond sur le reporting qui définira votre reporting budgétaire dans un contexte plus large, tout en montrant pourquoi il est si important.

Shift Happens: Répondre à la réalité

En tant que chefs de projet, nous nous attendons à ce que tout se passe parfaitement bien!

Désolé, je vais encore l’écrire

En tant que chefs de projet expérimentés, nous ne nous attendons jamais à ce que tout se passe parfaitement bien!

Vous devrez donc effectuer un certain nombre de mises à jour de la documentation du projet et des outils de contrôle tout au long du cycle de vie de votre projet.

Les mises à jour courantes qui découleront du suivi des coûts de votre projet incluent:

  • Votre budget, votre plan et vos lignes de base
  • Risques, problèmes et éventualités
  • Leçons apprises

Contrôle des changements

La nécessité d’apporter des modifications entraînera un besoin d’ajuster votre budget et vos prévisions. Votre processus de contrôle des modifications devra donc s’intégrer pleinement au contrôle des coûts de votre projet. Nous avons écrit un autre de nos guides géants sur le contrôle du changement.

Adapter votre Processus de gestion des coûts de projet

Enfin, alors que nous commençons à manquer d’espace (pouvez-vous le faire sur une page Web? EdEd), je souhaite aborder brièvement la nécessité d’adapter votre approche de gestion des coûts de projet à la nature de votre projet spécifique.

Quelle est la taille de votre projet?

Adaptez toujours votre processus de gestion des coûts à l’échelle et au risque de votre projet. Beaucoup d’outils et de méthodes ne sont pas pertinents pour les petits projets. Mais de même, pour les plus grands projets, vous aurez besoin d’outils logiciels sophistiqués pour vous donner une chance de suivre vos dépenses de projet. Et ils devront être suffisamment robustes pour fournir la qualité de la piste d’audit que votre service financier mandate.

Quelle approche adoptez-vous pour votre projet ?

J’ai écrit une grande partie de cet article pour supposer que votre projet adoptera une approche prédictive ou planifiée. Mais que se passe-t-il si vous devez utiliser une méthodologie adaptative (Agile)?

Ici, vous voudrez un processus d’estimation plus léger. Vous ne pouvez pas abandonner complètement l’estimation. Cela rendrait impossible pour l’organisation parrainante de prendre une décision solide. Mais vous pouvez utiliser des approches de haut niveau pour faire des « estimations d’ordre de grandeur » comme base d’une prise de décision éclairée.

Plus tard, vous pouvez ensuite faire des estimations plus détaillées à chaque itération, afin d’exploiter les plus grands niveaux de certitude sur les horizons de planification à court terme.

Pour en savoir plus sur la comparaison entre la gestion de projet prédictive traditionnelle et les approches Agiles plus adaptatives, consultez notre article : Agile vs Waterfall : Laquelle convient à votre Projet ?. Cela couvre également le moment où chacun est approprié.

Quelle est votre expérience de la Gestion des coûts de projet?

Faites-moi part de vos expériences, de vos outils préférés ou de toutes vos questions. Je répondrai à tous les commentaires ci-dessous.

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