7 Conseils simples pour Désencombrer votre bureau

Dans de nombreux bureaux, plus vous êtes occupé, plus votre environnement de travail devient encombré et moins productif. Afin d’améliorer l’efficacité, il est essentiel que vous intégriez un système qui veille à ce que votre espace de bureau reste désencombré. Cela peut sembler une tâche simple, mais lorsque vous êtes dans votre bureau tous les jours, vous pouvez vous habituer, et presque immunisé, à l’encombrement. Cela peut ensuite causer des problèmes d’organisation sans même réaliser le hold-up. L’utilisation de systèmes organisationnels peut avoir une corrélation directe avec la productivité, qu’elle s’applique à la propreté du bureau ou à la création d’un processus de distribution parfait.

Pourquoi vous devriez Désencombrer

Donc, en plus de garder un bureau propre et bien rangé, quels sont les avantages de garder votre bureau sans encombrement?

Productivité accrue – Moins vous passez de temps à essayer de trouver des objets et des documents spécifiques, plus vous pouvez consacrer de temps à votre travail. La recherche de vos documents dans le cloud peut également vous donner un meilleur contrôle et un meilleur accès aux documents tout en gardant votre bureau propre.

Tranquillité d’esprit – L’encombrement n’affecte pas seulement votre espace physique, mais également votre espace mental. En d’autres termes, lorsque votre esprit est préoccupé par l’état de votre bureau, vous avez tendance à être distrait et à manquer de concentration et de concentration nécessaires. Un bureau encombré a tendance à être représentatif de l’état d’esprit d’un travailleur.

Représentation de la marque – Si vous êtes entré dans le bureau d’un client et que vous le trouviez désorganisé, qu’en penseriez-vous? Vous projeteriez probablement cet environnement sur la façon dont le client gère les affaires. Il en va de même pour votre propre marque. Garder votre espace de bureau ou de coworking propre donne non seulement une meilleure représentation, mais c’est aussi un moyen de rester respectueux de l’espace et des autres personnes qui le partagent.

Examinons quelques conseils pour désencombrer votre espace de bureau et, par conséquent, devenir plus productif.

1. Ne gardez que les choses dont vous avez besoin
2. Organisez votre bureau en fonction de l’aspect pratique
3. Trier par conserver, recycler/ corbeille, et appartient ailleurs
4. Contrôlez vos câbles
5. Prendre une photo
6. Numérisez vos notes et documents
7. Développez des habitudes organisationnelles plus fortes

Ne conservez que les choses dont vous avez besoin

Plutôt que d’essayer de prendre des décisions individuelles sur ce qu’il faut sauvegarder et jeter, il est parfois préférable de tout éliminer, puis d’ajouter lentement les choses selon vos besoins. Considérez-le comme votre ordinateur de bureau. Plus vous installez d’applications, plus les raccourcis s’affichent sur l’arrière-plan du bureau. Ce n’est que lorsque vous supprimez tous ces raccourcis que vous réalisez à quel point vous en avez utilisé peu.

Ce même principe s’applique à votre espace de bureau ou à votre bureau à domicile. Il est fort probable qu’il y ait de nombreux objets dans votre espace qui n’ont pas été touchés depuis des mois, et pourtant ils occupent des biens immobiliers de valeur tout en n’ajoutant rien à votre productivité. En vous débarrassant de tout, puis en ajoutant des choses au besoin, vous pouvez conserver plus efficacement et objectivement les fournitures de bureau essentielles. Bien que cette méthode soit extrême, c’est un excellent moyen d’identifier les articles qui ne servent à rien ou qui entravent votre productivité (bien que nous ne vous jugerons pas pour avoir gardé quelques articles pour des raisons sentimentales).

Regardez cette vidéo de la consultante en organisation Marie Kondo sur la façon d’organiser votre bureau.

Organisez votre bureau en fonction de l’aspect pratique

Une fois que vous avez réduit l’encombrement en suivant la méthode de départ à partir de zéro, l’étape suivante consiste à organiser les éléments restants dans votre espace de travail en fonction de la fréquence à laquelle vous les utilisez. Vous pouvez utiliser votre stylo-plume quotidiennement, mais vous consultez probablement votre manuel des ressources humaines une fois tous les six mois.

Pour améliorer votre flux de travail, placez vos articles les plus fréquemment utilisés dans les tiroirs supérieurs du bureau (tels que les chargeurs et les ordinateurs portables), où l’accès est rapide et facile. Ayez des stylos et des crayons dans une tasse à proximité et rangez d’autres fournitures (comme des écouteurs, des agrafes, des élastiques) dans les tiroirs inférieurs. Disposez le reste du bureau de la même manière, de sorte que vos articles les moins utilisés soient les plus éloignés. Ce système simple augmentera la productivité et garantira que vos objets les plus fréquemment utilisés sont toujours à proximité, tandis que vos autres objets personnels peuvent être rangés et retirés de votre bureau.

Trier par conserver, recycler / corbeille et appartenir ailleurs

Si vous souhaitez un processus plus rapide d’organisation de vos fournitures et effets personnels, créez trois boîtes ou sacs: conserver, recycler ou jeter et placer ailleurs. Vous devriez pouvoir trouver une place pour tout. Même ceux qui sont sentimentaux et qui ont tendance à s’accrocher à certains objets peuvent trouver une nouvelle place pour leurs objets tout en parvenant à éliminer l’encombrement du bureau. Pensez également aux objets que vous pouvez recycler (papiers et plastiques) et à ceux que vous pouvez jeter (bouteilles vides, flyers et dépliants).

Maîtrisez vos câbles

Des chargeurs de téléphone et d’ordinateur portable aux cordons HDMI et aux dongles pour écouteurs, le nombre de câbles dans chaque bureau semble se multiplier de manière exponentielle. Que ces câbles soient au-dessus ou sous votre bureau, il peut être une bataille sans fin pour garder ces câbles sous contrôle. Certaines personnes choisissent d’ignorer ce problème, mais lorsqu’un problème se développe avec l’un de vos appareils électroniques, ce manque d’organisation peut entraîner des retards considérables dans l’identification et la correction du problème.

Une excellente solution à ce problème consiste à investir dans un système d’étiquetage Dymo, puis à étiqueter chaque câble lorsque vous l’installez dans votre bureau. L’étape suivante consiste ensuite à investir dans un système Cablox qui peut organiser rapidement et facilement vos câbles et peut-être, tout aussi important, s’assurer qu’ils restent bien organisés et bien rangés. Si vous voulez faire preuve de créativité et économiser de l’argent, vous pouvez également créer des étiquettes et des boîtes d’organisation à l’aide de contenants de film, de porte-papier, de boîtes à chaussures et d’autres articles ménagers.

Prenez une photo (vous pourriez être choqué)

Avez-vous déjà visité d’autres bureaux et avez-vous remarqué un encombrement dont votre collègue n’est absolument pas au courant? La même chose est probablement vraie pour votre bureau. Vos visiteurs voient votre bureau avec une nouvelle perspective et observent davantage l’encombrement de votre bureau que vous ne remarquerez peut-être même pas.

Une excellente façon de tester ce synopsis est de prendre une photo de votre bureau depuis la porte. Cela vous permettra de voir votre environnement de travail sous le même jour que vos invités, vous laissant choqué par le résultat. Si vous avez du mal à trouver l’encombrement, essayez de prendre des photos sous différents angles. Les photographies offrent une perspective entièrement différente, et des problèmes potentiels pourraient surgir de l’image, vous aidant à identifier rapidement les zones à nettoyer.

Numérisez vos notes et documents

La plupart de vos encombrements sont probablement sur papier: documents, cartes de visite, notes autocollantes, notes de réunion, etc. Le problème est que non seulement ceux-ci prennent de la place, mais la plupart de ces documents ne sont pas quelque chose que vous regardez régulièrement. Au lieu de les garder au hasard, vous en aurez peut-être besoin un jour, numérisez vos documents en créant des copies électroniques, soit en les numérisant, soit en les tapant à la place.

Il existe de nombreuses applications disponibles sur votre smartphone qui peuvent numériser rapidement et facilement des documents et stocker les détails requis sur votre téléphone. Prenez des photos des documents essentiels que vous ne risquez pas de perdre, puis jetez ou recyclez les versions papier. Vous pouvez également passer à d’autres applications de prise de notes, telles que Evernote, Google Docs, Google Keep (une note) et les applications notes sur les téléphones iOS et Android. Ces applications vous permettent non seulement de numériser des notes, mais aussi de les synchroniser sur plusieurs appareils via le cloud. Si vous avez des centaines de cartes de visite sur votre bureau, prenez des photos ou ajoutez les personnes comme contacts, puis jetez-les. L’un des avantages de la numérisation de vos documents est que vous pouvez les rechercher rapidement et facilement.

Développer des habitudes organisationnelles plus fortes

Le plus grand changement que vous pouvez adopter pour rester sans encombrement est de développer une nouvelle habitude de propreté et d’organisation. Chaque fois qu’un nouvel objet est introduit dans le bureau, comme un courrier ou un nouveau document, décidez ce que vous comptez en faire à ce moment-là, ou du moins avant la fin de la journée. Revisitez l’idée garder, corbeille / recycler ou placer ailleurs pour déterminer où placer le document. Prévenir l’encombrement est le meilleur moyen de garder votre bureau propre.

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