Projektikustannusten hallinta: mitä sinun tarvitsee tietää ja tehdä

Projektikustannusten hallinta usein saa ihmiset pois. Se tuntuu monimutkaiselta ja siinä on matemaattisen magian ja taikuuden mystistä ilmaa. Mutta projektisi sponsori, asiakkaasi tai heidän Rahoitusjohtajansa eivät juuri välitä muusta kuin budjetistasi ja siitä, kuinka tiiviisti voit pitää siitä kiinni.

hankkeen kustannusten ylitykset ovat yleisiä.

, mutta tämä ei anna aihetta tappiomielialaan.

Ei. Sen sijaan sinun on toimittava määrätietoisesti ymmärtääksesi hankkeen kustannusten hallintaa ja otettava käyttöön kaikki käytössäsi olevat välineet kustannusten hallitsemiseksi ja menojen kirjaamiseksi talousarvioon.

kun Projektikustannusten hallinta on oleellista

, tiedämme, että hankkeilla on erilaisia prioriteetteja – ne ymmärretään parhaiten ajan, kustannusten ja laadun Rautakolmion kautta. Joissakin projekteissa on kyse siitä, että sinun on täytettävä ehdottomat laatustandardit. Ja toisilla on ehdottoman tiukka määräaika, joka tekee aikataulusta heidän ensisijaisen tavoitteensa.

mutta joissakin hankkeissa laatu voi hieman joustaa,ja aikataulut voivat tarvittaessa lipsua. Talousarviosta ei voida neuvotella. Kun se on asetettu, sinun täytyy kunnioittaa sitä, ja toimittaa sille.

tässä feature-artikkelissa tarkastellaan:

  • mitä hankekustannusten hallinta on
  • hankekustannusten hallintasuunnitelma
  • kulujen arviointi – ja budjetointiprosessit
  • hankekustannusten hallinnan hallintonäkökohdat
  • hankekustannusten seuranta ja valvonta
  • hankekustannusten hallintaprosessin räätälöinti

so, get set. Meillä on paljon tehtävää.

TL;Katso Video sen sijaan

mitä on hankkeen kustannusten hallinta?

hankkeen kustannusten hallinta

hankkeen kustannusten hallinta on prosessi, jossa on kaksi periaatteellista komponenttia:

  1. kustannusten arvioiminen ja suunnitteleminen sekä hankkeen budjetin laatiminen niistä
  2. hankkeen menojen seuranta ja valvonta budjettisi noudattamiseksi

nämä osatekijät ilmenevät missä tahansa menetelmässä tai lähestymistavassa, jonka valitset projektillesi. Kuitenkin, missä määrin voit soveltaa niitä voi vaihdella. Esimerkiksi monet ketterät Projektinhallintatavat suhtautuvat kustannusten arviointiin ja suunnitteluun hyvin ”kevyesti”.

kaikissa merkittävissä Hankejohtamisen lähestymistavoissa tulisi käsitellä hankekustannusten hallintaa

Project Management Instituten (PMI) Hankejohtoelin of Knowledge (PMBOK Guide) on jo pitkään ollut hankekustannusten hallinta yhtenä kymmenestä Osaamisalueestaan (tai KAs). Se oli yksi alkuperäisen 9 KAs ensipainoksen. Tämä saattaa muuttua PMBOK-oppaan 7. painoksen julkaisemisen myötä.

APM Body of Knowledge-laitoksen 7. painos on pikemminkin osoitin siihen, mitä sinun tarvitsee oppia, kuin lähdelähde. Mutta kohdasta 4.8.2 löydämme Kustannussuunnittelun. Kuitenkin, APMBoK ei suurelta osin ohittaa koko aihe kustannusten hallinta-paitsi ohimennen viittaus answered Value Management (EVM). Lisää EVM myöhemmin.

projektihallintaan vahvasti keskittyvänä pidän PRINCE2: ta järkyttävänä ja valitettavan kevyenä kustannusten hallintaan liittyvänä asiana. Se näkyy oppaassa ensimmäinen 7 PRNCE2 teemoja: Business Case. PRINCE2: lla on kuitenkin vain vähän sanottavaa siitä, miten talous-ja kustannushallinta hoidetaan. Tämä on jopa siinä määrin, että se puuttuu sanastosta!

on muutamia tapoja, joilla PMBOK-opas mielestäni yltää vastaaviin metodioppaisiin. Tämä on kuitenkin yksi niistä. Ja toivon, että PMI löytää tapa säilyttää kaikki hyvä sisältö, kun se kääntyy mitä odotan olevan radikaalisti erilainen PMBOK 7.

PMBOK 6 jakaa Projektikustannusten hallinnan neljään prosessiin

PMBOK-oppaan 6.painoksessa on 4 prosessia Projektikustannusten hallinnan osaamisalueella.

  1. Plan Cost Management
    which we ’ll look at next
  2. Estimate Costs
    which we’ ll look at the next
  3. determine Budget
  4. Control Costs
    which actually kata monitoring, controling, reporting, and responsing to cost variances and the issues that link to them
  5. pidän projektikustannusten hallintaa Master-prosessina, jonka dokumentoit projektikustannusten hallintasuunnitelmaasi. Tässä esitetään ”liikennesäännöt” siitä, miten aiotte määrittää ja hallita hankkeen kustannuksia. Se on toinen kahdesta ensisijaisesta ohjausdokumentista projektisi taloudellisiin näkökohtiin – liiketoimintasi ohella. Meillä on myös laaja opas Projektiliiketoimintaan.

    hankkeen Kustannushallintasuunnitelmasi

    jos hankkeesi käyttää merkittäviä määriä jonkun muun rahaa, sinun on osoitettava, että voit:

  • anna heille selkeä käsitys siitä, kuinka paljon heidän on sitouduttava
  • valvo, kuinka paljon heidän rahoistaan käytät
  • ota huomioon nämä menot

hankkeen Kustannushallintasuunnitelmassasi esitetään kaikki tämä. Voit tarkastella sitä joko osana projektinhallintasuunnitelmaasi tai siihen liittyvänä asiakirjana. Teidän on joka tapauksessa varmistettava, että kaikki näkökohdat integroidaan hyvin ja että ne ovat täysin johdonmukaisia.

mitä sisällyttää projektin Kustannushallintasuunnitelmaan

tässä on joitakin asioita, jotka tulee sisällyttää:

budjetointi ja arvio

tämän tuotos on kustannussuunnitelma. Tämä on hankkeen aikataulun taloudellinen täydennys.

  1. mitattavissa olevat perusmäärät, joita käytetään budjetointiin ja sen jälkeen kulujen seurantaan näitä ovat:
    1. kassa
    2. aika ihmisille
    3. painot, pituudet, pinta-alat ja määrät materiaaleille
  2. perusta sille, miten arvioit eri kustannustekijöitä. Tähän on sisällyttävä:
    1. kuinka paljon tarkkuutta tarvitset
      katso osio projektikustannusten hallinnointiprosessin räätälöinnistä alla)
    2. arvioalueidesi koko
      yhden pisteen arviot ovat huono käytäntö suurissa hankkeissa)
    3. luottamustasot
      nämä liittyvät siihen, kuinka laajoja vaihteluvälisi ovat
    4. ehkä jopa tarkkuustasot, joilla ilmaiset arviot.
  3. Pankki–, lainanotto-ja valuuttapolitiikat ja-prosessit
  4. miten hanke rahoitetaan ja mekanismi rahoituksen pyytämiseksi ja nostamiseksi

seuranta ja valvonta

tämän tuotos on joukko prosesseja ja menettelyjä, miten pysyt budjetissasi-tai palautat tilanteen, jos budjettiin kohdistuu paineita.

  1. kuinka seuraat menojasi
  2. varianssi (tai poikkeama perusbudjetista – PMBOK-oppaassa näitä kutsutaan ”Valvontakynnyksiksi” tai ”varianssi Kynnyksiksi”), jonka sallit ennen:
    1. varianssin ilmoittaminen
    2. korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen
  3. miten aiot mitata projektin suoritustasoa
  4. raportointiprosessisi – milloin, kuinka usein, kenelle ja missä muodossa

mitään muuta…

haluat myös lisätä mihin tahansa muuhun Projektinhallintatoimistosi (PMO), Projektihallituksesi tai projektin tukijasi pyytää sinua sisällyttämään

kustannusten määrittely: arviointi ja budjetointi

PMBOK-oppaassa on kaksi prosessia:

  1. kustannusarvio
  2. Määritä budjetti

mutta nämä kietoutuvat niin syvälle toisiinsa, että ajattelen niitä mieluummin yhdessä. Ei ole aina selvää, miten jakaa työkalu tai menetelmä yhteen tai toiseen näistä prosesseista.

onneksi olemme jo julkaisseet toisen ison oppaamme arvioinnista: se on iso ja tärkeä aihe. Älä katsomaan sitä: projektin estimointi: hallita työkaluja ja tekniikoita.

Voit myös pitää:

  • 3 tapoja tuottaa seuraava Projektibudjetti
  • kaikki mitä sinun tarvitsee tietää Projektibudjetista

ja seuraavista videoista:

  • kuinka arvioida hankkeen kustannuksia
  • paine pienentää hankkeen budjettia
  • hankkeen Liiketoimintatapaus: Kirjoita tehokas hanke-ehdotus

miksi tarvitset budjetin

arvioinnin ja budjetoinnin tulos on budjetti, jossa esitetään peruskustannukset. Käytät tätä perustana:

  • Liiketoimintatapauksen ja investointien arvioinnin loppuun saattaminen
    (lisätietoja yllä olevan oranssin laatikon linkeistä)
  • rahoitustarpeen määrittäminen
  • hyväksynnän saaminen
  • sopimusneuvottelujen laatiminen
  • kulujen valvonta
  • kustannushallinnan raportointi
  • hankkeen onnistumistoimenpiteiden määrittäminen, valmistumisen jälkeen

arviointi ja budjetointi on parasta tehdä tehtävä kerrallaan. Luo kullekin tehtävälle arvio ja sitten budjettiluku kullekin kustannusluokalle.

joten tarvitset ruudukon (taulukkolaskenta, kuten Excel, numerot tai Google Sheets ovat täydellisiä), jossa on lista tehtävistä alaspäin, ja luettelo kustannusluokista yläreunassa.

ohjeellinen Projektibudjettilaskelma

tutustu artikkeliimme: 3 tapaa tuottaa seuraava Projektibudjettisi.

tehtävät

tehtäväluettelon paras lähde on työnjakorakenne* (WBS). Lisäämällä kustannuksia jokaiseen tehtävään, voit luoda kustannuserittely rakenne.

tämän lähestymistavan etuna on se, että kun siirrytte toteutusvaiheeseen, voitte seurata menoja tehtävittäin ja verrata niitä suoraan talousarvioon.

* huomaa, että opin projektinhallinnan Isossa-Britanniassa. Tässä WBS sisältää ’työtä’ – eli tehtäviä tai toimintoja. Esimerkiksi Yhdysvalloissa a WBS pilkkoo teoksen tuotteiksi. Tämä lähestymistapa toimii myös budjetin perustana, mutta on monimutkaisempi, koska usein monet tehtävät edistävät yhden tai useamman tuotteen toimitusta. Tämä lähestymistapa edellyttää usein sekä tehtävien kustannusten yhdistämistä tuotetasolle että kertyneiden kustannusten jaottelua useiden tehtävien kesken.

tuotteiden ja tehtävien suhde

kustannusluokat

tyypillisiä kustannusluokkia ovat:

  • aikakustannukset:
    • urakoitsijat ja tuntipalkkaiset konsultit
    • organisaation henkilöstö, jos se on tarpeen (on viisasta)
  • materiaalikustannukset
    nämä ilmoitetaan yleensä yksikkökustannuksina kerrottuna yksikkömäärällä
  • laitteiden ja joskus tilojen vuokraus-ja leasingkustannukset
  • muut välittömät kustannukset, kuten:
    • matka
    • painaminen
    • laitteiden hankinta
  • sellaisten tavaroiden ja palvelujen verot, joita ei voida suoraan periä takaisin tai joiden osalta verotus voi viivästyä huomattavasti (esimerkiksi muista kansainvälisistä kaupparyhmittymistä perittävät verot))

välilliset kustannukset

voi olla tarpeen sisällyttää myös välilliset kustannukset, jotka voidaan kohdistaa vain osittain tiettyyn hankkeeseen. Yleisiä esimerkkejä ovat:

  • toimitilakustannukset
  • ohjelmistoluvat
  • toimistotarvikkeet
  • televiestintäkulut
  • vakuutukset
  • pankkikulut
  • yleiset hallintokulut

epävarmuustekijät kun ottaa huomioon

ennakkoarviota ja budjettia laadittaessa, tulee paljon epävarmuustekijöitä. Tärkeitä muistettavia ovat muun muassa:

  • inflaatio ja materiaalikustannusten muutokset
    …erityisesti kansainvälisesti kaupatuissa hyödykkeissä, kuten rauta ja teräs
  • valuuttakurssit
    …jos ostat tavaroita ja palveluja ulkomailta
  • merkittäviä riskejä
    …kuten sää, tapahtumat, poliittiset
  • aika ja materiaalit (T&M) sopimuksilla on suuri epävarmuustekijöitä kiinteisiin hankintoihin verrattuna. Katso lyhyt videomme: kiinteähintainen sopimus projektillesi: Hyvät ja huonot puolet

vastaat tällaisiin epävarmuustekijöihin lisäämällä ennakoimattomia summia budjettiin. PMBOK-oppaassa tätä kutsutaan ”reserveiksi”.

hankinnat

tärkeä osa hankkeen kustannuksista tulee aina ostetuista materiaaleista, omaisuudesta, henkilöstöstä ja palveluista. Niin, läheisesti liittyvä kurinalaisuutta hankkeen kustannusten hallinta on hankintojen hallinta.

tämä on todellakin toinen PMBOK-oppaan 6. painoksen 10 Tietoaressista. Joten, tietenkin, meillä on yksi iso oppaamme sinulle:

  • projektien Hankintahallinto

ja katso myös videomme, kiinteä Hintasopimus projektillesi: hyvät ja huonot puolet.

hankkeiden menojen hallinnointi

YSV: n PMBOK-opas on puutteellinen koko hallintotavan osalta. Joten se ei ole yllätys, että sillä ei ole mitään (että löydän) sanottavaa hallinnasta hankkeen kustannusten hallintaa.

Ooops!

mutta kuten aina, Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen PRINCE2-metodologia on keskeinen vahvuus, ja se ohjaa meitä oikeaan suuntaan.

Taloudellinen katsaus

selvästi Projektihallituksellasi ja Sponsorillasi on ratkaiseva rooli rahankäyttösi valvonnassa. Budjettiraportoinnin tarkistaminen pitäisi olla Projektihallituksen pysyvällä asialistalla, ja kannatan sen varmistamista, että yhdellä Projektihallituksen jäsenellä on riittävät taloudelliset taidot Hallituskollegoiden taloudellisen tilanteen asiantuntevaan seurantaan ja neuvontaan. Jos kyseessä on merkittävä hanke (menojen, profiilin tai riskin suhteen), ehdotan, että kyseessä on joku, jolla on taloudellinen pätevyys.

vanhempi Rahoitusvastaava

jotkut Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen hankkeet nimittävät suurimpiin hankkeisiin Senior Finance Officerin (SFO). Ne suorittavat samantasoista valvontaa ja niillä on sama vastuuvelvollisuuden taso kuin Senior Responsible Officerilla (SRO – laveasti rahoittaja), mutta hankkeen rahoituksen alalla. Muissa malleissa SFO toimii neuvonantajana SRO: n tukena. Suosittelen harkitsemaan näitä malleja tarkkaan. Varsinkin, jos projekti on suuri menot ja merkittävä riski tai profiilin.

huomaa, että SFO: n roolia ei mainita nimenomaisesti PRINCE2: n julkaisuissa.

Stage Gates

toinen PRINCE2: n valtuuttama valtavan arvokas panos varainhoidon hallinnointiin on Gateway Review-prosessin kautta. Tätä käytetään myös muissa kuin PRINCE2-projekteissa,joten kannattaa harkita.

Täällä voit linkittää Stage-Gate-prosessin suoraan hankkeen rahoituksen julkistamiseen. Budjetoidun rahoituksen eriä voidaan vapauttaa vain lavaporttikatselmuksen onnistuneeseen päätökseen ja arviointiryhmän tai Projektihallituksen hyväksyntään. Löydät meillä on täyspitkä artikkeli projektin vaihe-Gate prosessi-ja miksi se tekee sinusta paremman projektipäällikkö.

seuranta-ja Valvontamenot

näillä toimilla pyrit pitämään hankkeesi budjetissa.

seuranta

todellisten menojen seuranta omaan talousarvioon nähden. Ihannetapauksessa tee tämä niin lähellä reaaliaikaista kuin voit. Mitä enemmän projekti kuluttaa, sitä useammin sinun täytyy seurata.

valvonta

korjaavien toimien toteuttaminen näyttää siltä, että menot ylittävät budjetin tai ovat jo ylittäneet sen.

seuranta-ja valvontatyökalut

useimmille pienille projekteille, jos olen rehellinen, taulukkolaskenta kelpaa! Mutta tämä lähestymistapa on täynnä riskejä. Jos johdat isompaa projektia, tarvitset tehtävään rakennetun työkalun.

tämän tyyppistä työkalua kutsutaan projektinhallinnan tietojärjestelmäksi (tai pmis – varo, miten sanot sen!). Lajikkeita on monia.

  • Stand alone financial management tools, built for the project environment
  • Project Management add-ons to enterprise financial management tools (like Oracle, Sage tai SAP)
  • Comprehensive Project Planning and Monitoring tools that can handle project financial reporting

What a PMIS needs to do

It is way (way, WAY) soveltamisalan ulkopuolella tämän artikkelin tarkastella vaihtoehtoja siellä. Mutta hankkeen kustannusten hallinta, tarvitset työkalun, joka voi:

  • kerää
  • Tallenna
  • kerää
  • kerää
  • analysoi
  • läsnä
  • valmista raportit

kaikki taloudelliset tietosi. Ja ihannetapauksessa, se on helppo käyttää ja integroida hyvin muiden olennaisten projektinhallintajärjestelmät ja prosessit käytät.

Earned Value Management (EVM)

toinen tämän artikkelin ulkopuolelle jäävä aihe on Earned Value Management (EVM), joka joskus tunnetaan nimellä EVA (Earned Value Analysis). Tämä on tehokas työkalupakki budjetin ja aikataulun suorituskyvyn analysointiin ja niiden variansseihin toisiaan vastaan. Sen avulla voi myös projisoida trendejä ja laskea ennusteita loppuun asti.

lisätietoja Ansaittu arvo hallinta, meillä on sinulle kuulu meidän Earned Value Primer: perusteet EVM. Tämä kattaa käytännön käyttää Earned Value Analysis (EVA) projektissa, ja kaikki matemaattiset kaavat sinun täytyy tietää.

TCPI

yksi erityisen laajalti käytetty luku on to-Complete Performance Index (Tcpi). Tämä on mitta siitä, miten jäljellä oleva budjetti verrattuna työhön, jota sinun on vielä tehtävä. Numero suurempi kuin 1 tarkoittaa, että sinulla on enemmän budjettia kuin odotit tarvitsevasi, kun olet valmistellut budjetin. Jos se on pienempi kuin yksi, sinun täytyy luoda säästöjä työskentelemällä tehokkaammin tai taloudellisesti kuin olet suunnitellut.

trendianalyysi ja-ennuste toteutumiseen

käyttämäsi menetelmät huomioon ottaen sinun on ehkä laadittava arvio menoistasi ajallisesti. Tämä antaa sinulle trendi, josta sinun täytyy ennustaa toteutuneet menot. Jos arvioidut kustannukset valmistumisen jälkeen ylittää budjetin, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

  1. korjaavat toimet, joilla korjataan yli meneviä menoja
  2. hakemalla hyväksyntää talousarvion jatkamiselle

entä jos ennuste ylittää budjetin, mutta on edelleen Varautumistilanteessa?

tämän vuoksi tarvitset hankkeen Kustannushallintasuunnitelman ja hyvän hallintotavan. Suunnitelmasi pitäisi antaa sinulle vastaus tähän kysymykseen. Vähintäänkin sanon aina, että sinun täytyy ilmoittaa sponsorillesi ja hallitukselle, jos näin on.

raportointi

raportointi on keskeinen monitori-ja kontrolliprosessin liitännäinen. Sinun täytyy raportoida:

  1. talousarvion toteutuminen (joskus keskeisten otsakkeiden tai työvaiheiden alla)
  2. ennusteet, jotka antavat tietoa johtokunnan päätöksenteosta

olemme myös kirjoittaneet raportoinnista erikoisartikkelin, joka asettaa budjettiraportointisi laajempaan yhteyteen ja osoittaa, miksi se on niin tärkeää.

Shift Happens: vastaa todellisuutta

projektipäällikköinä odotamme kaiken sujuvan täydellisesti!

Sori, kirjoitan että taas…

kokeneina projektipäällikköinä emme koskaan odota kaiken sujuvan täydellisesti!

joten sinun on tehtävä useita päivityksiä projektin dokumentaatioon ja hallintatyökaluihin koko projektin elinkaaren ajan.

yleisiä päivityksiä, jotka johtuvat projektikustannusten seurannasta ovat:

  • talousarvio, suunnitelma ja lähtökohdat
  • riskit, ongelmat ja ennakoimattomat asiat
  • saadut kokemukset

muutosten hallinta

muutosten tarve aiheuttaa tarpeen muuttaa budjettia ja ennusteita. Joten Muutoshallintaprosessi on integroitava täysin projektin kustannusten hallintaan. Olemme kirjoittaneet jälleen yhden Jättioppaamme Muutosohjauksesta.

Projektikustannusten hallintaprosessin räätälöinti

vihdoin, kun tila alkaa loppua (voitko tehdä sen verkkosivulla? … Ed), haluan lyhyesti käsitellä tarvetta räätälöidä hankkeen kustannusten hallinta lähestymistapa luonteen Oman hankkeen.

kuinka suuri on projektisi?

skaalaa aina kustannushallintaprosessisi vastaamaan projektisi mittakaavaa ja riskiä. Monet työkalut ja menetelmät ovat merkityksettömiä pienissä hankkeissa. Mutta samoin, suurimpien hankkeiden, tarvitset kehittyneitä ohjelmistotyökaluja antaa sinulle mitään mahdollisuutta pitää kirjaa projektin menoja. Ja ne on oltava riittävän vankka tarjota laatua kirjausketjun taloushallinnon toimeksiantoja.

miten suhtaudut hankkeeseesi?

olen kirjoittanut paljon tästä artikkelista olettaakseni, että projektisi tulee ottamaan ennakoivan eli suunnitellun lähestymistavan. Mutta mitä jos sinun täytyy käyttää mukautuva (Ketterä) menetelmä?

tässä kannattaa käyttää kevyempää estimointiprosessia. Arvioinnista ei voi luopua kokonaan. Silloin sponsorointiorganisaation olisi mahdotonta tehdä järeää päätöstä. Mutta voit käyttää korkean tason lähestymistapoja tehdä ”suuruusarvioita” perustana tietoon perustuvan päätöksenteon.

myöhemmin kussakin iteraatiossa voidaan tehdä tarkempia arvioita, jotta voidaan valjastaa suurempi varmuus lyhyen aikavälin suunnitteluhorisonttien yli.

lisää perinteisen ennakoivan projektinhallinnan ja Adaptive Agile-lähestymistapojen vertailusta löytyy artikkelistamme: Agile vs Waterfall: Which one is Right for Your Project?. Tämä kattaa myös sen, milloin kukin on sopiva.

millaisia kokemuksia sinulla on hankkeen kustannusten hallinnasta?

kerro minulle kokemuksesi, lempityökalusi tai mahdolliset kysymyksesi. Vastaan alla oleviin kommentteihin.

lisätietoa aiheeseen liittyvistä aiheista

Projektikustannusten hallinta on yksi projektinhallinnan matemaattisimmista osa-alueista. Olitpa opiskelemassa virallista PM tentti, tai vain haluat olla varma, että tiedät kaikki kaavat käytämme yleisesti, katsomaan:

  • PM Formulat: Understanding the Math of Project Management

If you want some tips on good PM cost control, you will like our video:

  • projektien taloushallinto – 5 vinkkiä hyvään kulujen hallintaan

ja lopuksi, on kaksi kustannusmuotoa, joita minulta usein kysytään. Näissä kahdessa videossa vastaan kysymykseen, Mikä on…

  • vaihtoehtokustannukset?
  • Uponneet Kustannukset? … ja uponnut Hinta harhaluulo?
Kuten Lastaus…

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.