7 yksinkertaista vinkkiä, joilla voit purkaa toimistosi

monissa toimistoissa, mitä kiireisempi olet, sitä sekavammaksi ja vähemmän tuottavaksi työympäristösi muuttuu. Tehokkuuden parantamiseksi on tärkeää, että integroit järjestelmän, joka varmistaa, että toimistotilasi pysyy sotkuisena. Tämä saattaa tuntua yksinkertainen tehtävä, mutta kun olet toimistossa joka päivä voit tottua, ja lähes immuuni, sotkua. Tämä voi myöhemmin aiheuttaa organisatorisia ongelmia edes tajuamatta ryöstöä. Organisaatiojärjestelmien käytöllä voi olla suora korrelaatio tuottavuuteen, sovelletaanpa sitä sitten toimiston puhtaana pitämiseen tai täydellisen jakeluprosessin luomiseen.

miksi sinun pitäisi Declutter

joten sen lisäksi, että pidät toimiston puhtaana ja siistinä, mitä hyötyä on pitää toimistosi sotkuttomana?

Lisääntynyt tuottavuus – mitä vähemmän aikaa käytät esineiden ja tiettyjen dokumenttien etsimiseen, sitä enemmän aikaa voit käyttää työhösi keskittymiseen. Asiakirjojen etsiminen pilvestä voi myös antaa sinulle paremman hallinnan ja pääsyn asiakirjoihin samalla kun pidät toimistosi puhtaana.

mielenrauha ei vaikuta vain fyysiseen tilaan, vaan myös henkiseen tilaan. Toisin sanoen, kun mielesi on huolissaan virastosi tilasta, sinulla on taipumus olla hajamielinen eikä sinulla ole tarvittavaa keskittymiskykyä ja keskittymiskykyä. Sotkuisella toimistolla on taipumus edustaa työntekijän mielentilaa.

Brand Representation – jos kävelisit asiakkaan toimistoon ja huomaisit sen olevan epäjärjestyksessä, mitä ajattelisit? Todennäköisesti projisoisit sen ympäristön siihen, miten asiakas hoitaa asioita. Sama koskee omaa brändiä. Toimistotilan tai coworking-tilan pitäminen puhtaana ei ainoastaan anna parempaa edustusta, vaan se on myös tapa pysyä kunnioittavana tilaa ja muita ihmisiä kohtaan, jotka jakavat sen.

Tarkastellaanpa muutamia vinkkejä toimistotilan purkamiseen ja sitä kautta tuotteliaammaksi tulemiseen.

1. Säilytä vain tarvitsemasi
2. Järjestä toimistosi käytännöllisyyden mukaan
3. Lajittele säilytyksen, kierrätyksen/roskan mukaan ja kuuluu muualle
4. Hanki kaapelit hallintaan
5. Ota kuva
6. Digitoi muistiinpanosi ja asiakirjasi
7. Kehitä vahvempia organisointitapoja

pidä vain ne asiat, joita tarvitset

sen sijaan, että yrittäisit tehdä yksilöllisiä päätöksiä siitä, mitä säästät ja heität pois, joskus on parasta hankkiutua kaikesta eroon ja sitten lisätä asioita hitaasti takaisin tarpeen mukaan. Ajattele sitä tietokoneen työpöydällä. Mitä enemmän sovelluksia asennat, sitä enemmän pikakuvakkeita näkyy työpöydän taustalla. Vasta kun poistat kaikki nämä pikakuvakkeet, huomaat, kuinka harvoja niistä todella käytit.

sama periaate koskee toimistotilaa tai kotitoimistoa. On erittäin todennäköistä, että tilassasi on lukuisia kohteita, joita ei ole koskettu kuukausiin, ja silti ne vievät arvokkaita kiinteistöjä, kun ne eivät lisää mitään tuottavuuttasi. Hankkiutumalla eroon kaikesta ja lisäämällä sitten asioita takaisin tarpeen mukaan, voit tehokkaammin ja objektiivisesti pitää olennaiset toimistotarvikkeet. Vaikka tämä menetelmä on äärimmäinen, se on erinomainen tapa tunnistaa kohteita, jotka eivät palvele tarkoitusta tai haitata tuottavuutta (vaikka emme tuomitse sinua pitää muutamia kohteita tunnesyistä).

Katso järjestämiskonsultti Marie Kondon videolta, miten työpöytäsi järjestellään.

Järjestä toimistosi käytännöllisyyden mukaan

kun olet vähentänyt sotkua noudattamalla start from scratch-menetelmää, seuraava askel on järjestää loput tavarat työtilaasi sen mukaan, kuinka säännöllisesti käytät niitä. Saatat käyttää mustekynää päivittäin, mutta luultavasti tutustut Henkilöstöopas kerran puolessa vuodessa.

voit parantaa työnkulkuasi sijoittamalla useimmin käytetyt tavarat ylimpiin pöytälaatikoihin (kuten latureihin ja muistikirjoihin), joihin pääsy on nopeaa ja helppoa. Pidä kyniä ja lyijykyniä lähellä olevassa kupissa ja säilytä muita tarvikkeita (kuten kuulokkeita, niittejä, kuminauhoja) alemmissa laatikoissa. Järjestä loput toimistosta samalla tavalla niin, että vähiten käytetyt tavarasi ovat kauimpana. Tämä yksinkertainen järjestelmä lisää tuottavuutta ja varmistaa, että yleisimmin käytetyt asiat ovat aina lähellä, kun taas muut henkilökohtaiset tavarat voidaan piilottaa pois ja pois työpöydältä.

Lajittele mukaan pidä, kierrätä/roskaa, ja kuuluu muualle

jos haluat nopeamman prosessin tarvikkeiden ja tavaroiden järjestämiseksi, luo kolme laatikkoa tai pussia: säilytä, kierrätä tai hävitä, ja sijoita jonnekin muualle. Kaikelle pitäisi löytyä paikka. Nekin, jotka ovat tunteellisia ja pyrkivät pitämään kiinni tietyistä esineistä, voivat löytää tavaroilleen uuden paikan ja onnistuvat silti poistamaan sotkua toimistosta. Mieti myös, mitä esineitä voit kierrättää (papereita ja muoveja) ja mitä voit heittää pois (tyhjiä pulloja, lehtisiä ja lehtisiä).

Hanki kaapelit hallintaan

puhelimen ja kannettavan tietokoneen latureista HDMI-johtoihin ja kuulokkeiden dongleihin, kaapelien määrä jokaisessa toimistossa näyttää moninkertaistuvan eksponentiaalisesti. Olipa kaapelit ovat päällä, tai alla työpöydällesi, se voi olla loputon taistelu pitää nämä kaapelit hallinnassa. Jotkut ihmiset haluavat jättää tämän ongelman huomiotta, mutta kun jokin elektroniikkasi ongelma kehittyy, tämä organisaation puute voi aiheuttaa huomattavia viiveitä ongelman tunnistamisessa ja korjaamisessa.

erinomainen ratkaisu tähän ongelmaan on investoida Dymo-merkintäjärjestelmään ja merkitä sitten jokainen kaapeli, kun asennat sen toimistoosi. Seuraava askel on sitten investoida Cablox järjestelmä, joka voi nopeasti ja helposti järjestää kaapelit ja sitten ehkä, aivan yhtä tärkeää, varmistaa ne pysyvät järjestyksessä siisti ja siisti eteenpäin. Jos haluat olla luova ja säästää rahaa, Voit myös luoda tarroja ja organisointi laatikot käyttäen elokuva astiat, paperitelineet, kenkälaatikot, ja muita kodin kohteita.

Ota valokuva (saatat järkyttyä)

Oletko koskaan käynyt muissa toimistoissa ja huomannut sotkua, josta kollegasi on autuaan tietämätön? Sama pitää todennäköisesti paikkansa toimistostasi. Kävijät näkevät toimistosi tuoreesta näkökulmasta ja ovat tarkkaavaisempia sotkua toimistossa, että et ehkä edes huomaa.

hyvä tapa testata tätä synopsista on ottaa valokuva toimistostasi ovelta. Näin voit nähdä työympäristösi samassa valossa kuin vieraasi, jolloin tulos järkyttää sinua. Jos sinulla on vaikeuksia löytää sotkua, kokeile ottaa kuvia eri kulmista. Valokuvat tarjoavat täysin erilaisen näkökulman, ja mahdolliset ongelmat voivat pulpahtaa esiin, mikä auttaa sinua tunnistamaan nopeasti alueet, jotka on siivottava.

digitoi muistiinpanosi ja asiakirjasi

suurin osa sotkustasi on luultavasti paperipohjaista: asiakirjoja, käyntikortteja, muistilappuja, kokousmuistioita ja paljon muuta. Ongelmana on, että nämä eivät vain vie tilaa, mutta useimmat näistä asiakirjoista eivät ole jotain, jota katsot säännöllisesti. Sen sijaan pitää ne noin off-mahdollisuus saatat tarvita sitä jonain päivänä, digitoida asiakirjoja luomalla sähköisiä kopioita, joko skannaamalla ne tai kirjoittamalla ne sen sijaan.

älypuhelimeen on saatavilla lukuisia sovelluksia, jotka voivat skannata asiakirjoja nopeasti ja helposti ja tallentaa tarvittavat tiedot puhelimeesi. Ota kuvia olennaisista asiakirjoista, joita et voi menettää, ja hävitä tai kierrätä paperiversiot. Voit myös siirtyä muihin notetaking-sovelluksiin, kuten Evernote, Google Docs, Google Keep (a note) ja notes-Sovellukset iOS-ja Android-puhelimissa. Nämä sovellukset avulla voit paitsi digitoida muistiinpanoja, mutta synkronoida ne eri laitteiden kautta pilvi. Jos työpöydälläsi on satoja käyntikortteja, ota joko kuvia tai lisää Ihmiset yhteystietoina, heitä ne sitten pois. Yksi hyöty dokumenttien digitoinnista on se, että niitä voi etsiä nopeasti ja kätevästi.

kehitä vahvempia organisointitapoja

suurin muutos, jonka voit tehdä pysyäksesi sotkuttomana, on uuden siisteys-ja organisointitavan kehittäminen. Aina kun toimistoon tuodaan uusi esine, kuten posti tai uusi asiakirja, päätä, mitä aiot tehdä sillä sillä hetkellä tai viimeistään ennen päivän päättymistä. Tarkista pitää, roskakoriin/kierrättää, tai paikka muualla idea määrittää, mihin sijoittaa asiakirjan. Sotkujen estäminen on paras tapa pitää toimistosi puhtaana.

Novel Coworkingissa keskitymme tarjoamaan parhaat tilat, joiden avulla yritykset voivat kasvaa, laajentaa ja kehittää organisaatiotaan. Etsimme jatkuvasti ratkaisuja tehokkuuden lisäämiseksi ja tuottavuuden parantamiseksi. Jos olet päättänyt kasvattaa yritystäsi ja etsiä innovatiivisia ideoita, Pysy ajan tasalla blogistamme viikoittaisten yritysvinkkien & inspiraation saamiseksi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.