Servicios De Contenido

¿Qué Son Los Servicios De Contenido?

Los servicios de contenido capturan información de forma inteligente y eficiente y la envían a la persona, el departamento o el proceso adecuados mediante canales digitales, generalmente a través de la nube. Debido a que los Servicios de contenido se basan en la nube, garantizan que su empresa cumpla con las cambiantes regulaciones de cumplimiento, al tiempo que siguen siendo rentables y escalables. Proporcionan un amplio conjunto de capacidades para administrar contenido para satisfacer necesidades empresariales específicas que se caracterizan por un enfoque modular orientado a los resultados. La empresa líder de investigación y análisis Gartner acuñó el término en 2017, definiéndolo como » un conjunto de servicios y microservicios, incorporados como un conjunto de productos integrado o como aplicaciones separadas que comparten API y repositorios comunes, para explotar diversos tipos de contenido y servir a múltiples grupos de usuarios y numerosos casos de uso en toda una organización.»

El término reemplaza a la gestión de contenido empresarial (ECM), que los líderes de la industria consideraron inadecuada para describir la dinámica del mercado en desarrollo y las necesidades de la organización. Los servicios de contenido aumentan la ideología de ECM, ampliando el enfoque para abarcar el acceso a la información, la colaboración y el intercambio.

Nueva forma de afrontar nuevos desafíos

Los procesos de negocio no existen de forma aislada, sino que contribuyen a una cadena de valor compleja. Su rendimiento se puede medir por la eficiencia con la que el contenido se mueve en los procesos, departamentos y organizaciones. Incorporar e incorporar datos sin procesar a las aplicaciones empresariales de manera efectiva es un obstáculo importante en la carrera hacia la automatización inteligente. Las soluciones tradicionales de gestión de contenidos institucionales, que hacen hincapié en los procesos de uso intensivo de documentos, no pueden adaptarse a los nuevos y apremiantes desafíos de la utilización de datos. Los servicios de contenido tienen como objetivo mitigar la amenaza del caos de la información y satisfacer las demandas en constante evolución de la gestión de contenidos.

Con un cambio creciente hacia la nube, los servicios de contenido están desempeñando un papel cada vez más integral en el negocio y el lugar de trabajo digitales. Sin embargo, esto no requiere una agitación total de los sistemas de ECM. Los servicios de contenido son un enfoque más estratégico que adapta el contenido a los objetivos empresariales. Con esta perspectiva, las necesidades y los objetivos de la organización (en lugar de los mandatos de TI) impulsan la gestión de contenidos.

Facetas de Servicios de contenido

Servicios de contenido es un término general para una interconexión de plataformas, aplicaciones y componentes que administran contenido.

Plataformas de servicios de contenido

Las plataformas de servicios de contenido se expanden en las soluciones de ECM. Cuando la gestión de contenidos institucionales comprende un repositorio monolítico y único, estas plataformas tienen un repositorio primario y se vinculan con otros repositorios para facilitar el acceso a la información, la gobernanza y la gestión del ciclo de vida en toda la empresa.

Aplicaciones de Servicios de contenido

Las aplicaciones de servicios de contenido suministran soluciones para usos específicos en toda la empresa. Las aplicaciones habilitadas para contenido también incluyen aplicaciones centradas verticalmente, como las de ingeniería, contabilidad, recursos humanos o suscripción de seguros de vida. Las aplicaciones de servicios de contenido tienen una agrupación de servicios relacionados con el contenido más enfocada que las plataformas de ECM. Los ejemplos incluyen:

  • Gestión de contratos
  • Gestión de facturas de proveedores
  • Gestión de casos y reclamaciones
  • Gestión de información de empleados

Componentes de Servicios de contenido

Los componentes de servicios de contenido son servicios basados en utilidades que amplían la funcionalidad de las aplicaciones existentes. Por lo general, son utilizadas por las API en lugar del usuario final. Los ejemplos incluyen:

  • Captura de documentos
  • Procesamiento de facturas
  • Gestión de registros de empleados
  • Utilidades externas para compartir archivos
  • Traducción de idiomas
  • Marcadores automatizados

El término ECM sigue en uso, pero el concepto se convirtió en servicios de contenido que permiten a las empresas integrar nuevas capacidades en sus soluciones de ECM actuales para mejorar la automatización, el intercambio de información y otras funciones vitales. La tecnología de servicios de contenido permite a las organizaciones aprovechar el inmenso conocimiento y la inversión de capital que ya están disponibles. Simplemente ofrece un enfoque diferente para manejar la información.

Beneficios de los servicios de contenido

Los servicios de contenido permiten a las empresas optimizar el valor de los datos y el contenido disponibles para ellas. En lugar de separar el contenido en un repositorio separado al que es difícil acceder, los servicios de contenido hacen más para conectar a las personas, el contenido y los procesos en todas las organizaciones y con clientes, socios comerciales y proveedores.

Las ventajas clave incluyen:

Empoderamiento de los Trabajadores del conocimiento

Las aplicaciones de servicios de contenido permiten a los usuarios adecuados obtener y trabajar con el contenido que necesitan. Las plataformas permiten el desarrollo de plug-ins sin código o con poco código. Esto permite mejorar la experiencia del usuario sin cambios en el repositorio de contenido principal. Los usuarios tienen acceso a contenido dinámico en el contexto de las aplicaciones que utilizan. Equipados con información personalizada, los empleados pueden trabajar de manera más eficiente y centrarse en tareas de generación de ganancias.

Compatibilidad con la nube

Los servicios de contenido están basados en la web, por lo que son fácilmente desplegables y escalables. Los usuarios pueden acceder a ellos en cualquier dispositivo desde cualquier ubicación. Las plataformas de servicios de contenido permiten a los usuarios combinar nuevos servicios de contenido con sistemas de ECM existentes para crear servicios de contenido híbrido únicos.

Acceso y uso compartido de información mejorado

El potencial de indexación y categorización automatizado e inteligente permite a los usuarios administrar mejor cualquier contenido desde la creación hasta la eliminación. Dondequiera que se aloje el contenido, se puede buscar y recuperar de forma rápida y sin esfuerzo. Las plataformas de servicios de contenido le ayudan a automatizar y controlar el flujo de contenido dentro y entre departamentos, socios externos y clientes para satisfacer sus necesidades empresariales particulares.

Gobernanza de la información reforzada y Cumplimiento Normativo

Las plataformas de servicios de contenido pueden proporcionar una fuente única y fiable de gestión integrada de registros, control de versiones y funciones de búsqueda de datos empresariales, ya sea que se almacenen dentro de la plataforma o en otros repositorios, como ERPs, sistemas de contabilidad, SharePoint y Salesforce. Crear un origen único para cualquier contenido ayuda a garantizar que toda la actividad de contenido se ajuste a los procedimientos y políticas internos, externos y gubernamentales.

Las organizaciones independientes del repositorio

a menudo tienen información almacenada en varios archivos diferentes. Si bien el ECM requeriría identificar, capturar y centralizar los datos, una plataforma de servicios de contenido mantiene el contenido donde se originó al tiempo que permite un acceso fácil y un gobierno adecuado. Una plataforma independiente de la nube puede admitir almacenamiento en la nube privado, público e híbrido. Con un mayor control de todo el contenido distribuido por toda la organización, los trabajadores del conocimiento y los líderes pueden aplicar análisis avanzados para mejorar la toma de decisiones.

Qué buscar en las tecnologías de Servicios de contenido

El mercado de servicios de contenido sigue dando cada vez más importancia a la nube, la inteligencia, la experiencia del usuario y la capacidad de configuración. Es importante investigar más allá de la verborrea de marketing y mirar los aspectos diferenciadores. Algunas distinciones importantes tienen que ver con términos comerciales, estructuras subyacentes, características compatibles y ciclos de lanzamiento. Gartner asesora a los líderes responsables de la adquisición de tecnologías de servicios de contenido para:

  • Investigue detalles sobre la paridad entre las características de la nube y los conjuntos locales, así como el acceso a actualizaciones de productos
  • Verifique que la arquitectura de IA del proveedor se ajuste a la estrategia de implementación de IA de la organización
  • Como mínimo, solicite demostraciones que muestren claramente cómo juegan los servicios en ciertos escenarios comerciales

Cómo usar la información vs.Dónde almacenarla

Esencialmente, ECM ofrece una metodología centralizada para lograr objetivos operativos. Los servicios de contenido se basan en múltiples herramientas y estrategias para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, el ECM se centra en cómo convertir documentos en papel en información digital para su difusión. Los servicios de contenido se centran más en quién necesita esa información, diseccionando los datos para que los usuarios finales obtengan exactamente y solo lo que necesitan para ejecutar tareas y cumplir objetivos.

Las necesidades de negocio han crecido y cambiado drásticamente desde los días de los repositorios de ECM. Las expectativas de los trabajadores del conocimiento y los empleadores, la cadena de suministro, los clientes y las autoridades de cumplimiento exigen una mayor flexibilidad con el acceso a la información y la entrega. Los fundamentos de acceso, agregación y gobernanza de ECM continúan sustentando la gestión exitosa de la información, pero los servicios de contenido proporcionan soluciones cada vez más eficientes y efectivas para los usuarios finales.

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