Gestión de Costos de Proyectos: Lo que necesita Saber y Hacer

La Gestión de Costos de proyectos a menudo desanima a las personas. Se siente complicado y tiene el aire místico de la magia matemática y la magia. Pero hay poco que al patrocinador de tu proyecto, a tu cliente o a su Director de Finanzas les importe más que tu presupuesto y lo cerca que puedes apegarte a él.

Los sobrecostes de los proyectos son Comunes.

Pero esto no es causa de una actitud derrotista.

No. En su lugar, debe actuar con determinación para comprender la gestión de costos del proyecto e implementar todas las herramientas a su disposición para controlar los costos y hacer que sus gastos se ajusten al presupuesto.

Cuando la Gestión de Costos del proyecto es esencial

, sabemos que los proyectos tienen diferentes prioridades, que se entienden mejor a través del Triángulo de hierro de tiempo, costo y calidad. Algunos proyectos tratan de entregar su alcance a un conjunto absoluto de estándares de calidad. Y otros tienen un plazo absolutamente firme que hace que la programación sea su prioridad esencial.

Pero, para algunos proyectos, la calidad puede flexionarse un poco, y las escalas de tiempo pueden deslizarse si es necesario. Lo que no es negociable es el presupuesto. Una vez establecido, debes respetarlo y entregarlo.

Por lo tanto, en este artículo de características, veremos:

  • Qué es la gestión de costos del proyecto
  • Su «Plan de Gestión de Costos del proyecto»
  • Establecer sus costos: los procesos de estimación y presupuestación
  • Las consideraciones de gobernanza para la gestión de costos del proyecto
  • Supervisar y controlar los gastos del proyecto
  • Así que, prepárense. Tenemos mucho que cubrir.

    TL;DR Ver un Vídeo en lugar

    ¿Qué es la Gestión de Costos del Proyecto?

    Gestión de Costes del Proyecto

    La gestión de costos de proyectos es un proceso que tiene dos componentes principales:

    1. Estimación y Planificación de costos y creación de un presupuesto de proyecto a partir de ellos
    2. Monitoreo y Control de los gastos del proyecto para cumplir con su presupuesto

    Estos componentes aparecen en cualquier metodología o enfoque que elija para su proyecto. Sin embargo, la medida en que los aplicará puede variar. Por ejemplo, muchos enfoques ágiles de Gestión de proyectos adoptan un enfoque muy «ligero» para la estimación y planificación de costos.

    Todos los Enfoques Principales de Gestión de Proyectos deben Abordar la Gestión de Costos de Proyectos

    El Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) (la Guía PMBOK) ha tenido durante mucho tiempo la Gestión de Costos de Proyectos como una de sus diez Áreas de Conocimiento (o KAs). Fue uno de los 9 KAs originales de la primera edición. Esto puede cambiar con la publicación de la 7a Edición de la Guía PMBOK.

    La 7a Edición del Cuerpo de conocimientos de APM es más un indicador de lo que necesita aprender que una fuente de referencia. Pero, en la Sección 4.8.2, encontramos la Planificación de Costos. Sin embargo, el APMBoK omite en gran medida todo el tema del control de costos, excepto una referencia pasada a la Gestión del Valor Ganado (EVM). Más sobre EVM más adelante.

    Con su fuerte enfoque en la Gobernanza del proyecto, encuentro a PRINCE2 sorprendentemente y lamentablemente ligero en el tema de la Gestión de costos. Aparece en la guía del primero de los 7 temas de PRNCE2: Business Case. Sin embargo, PRINCE2 tiene poco que decir sobre cómo llevar a cabo la gestión financiera y de costos. Esto es incluso en la medida de su ausencia en el glosario!

    Hay pocas maneras en las que creo que la Guía PMBOK sobresale sobre guías metodológicas similares. Esta, sin embargo, es una. Y espero que el PMI encuentre una manera de retener todo el contenido bueno, cuando pivote hacia lo que espero que sea un PMBOK 7 radicalmente diferente.

    PMBOK 6 divide la Gestión de Costes del Proyecto en Cuatro Procesos

    La 6a Edición de la Guía PMBOK tiene 4 procesos en el Área de Conocimiento de Gestión de Costes del Proyecto.

    1. Plan de Administración de costos
      que veremos a continuación
    2. Estimar costos
      que veremos junto con…
    3. Determinar el presupuesto
    4. Controlar costos
      que en realidad cubre el monitoreo, control, informes y respuesta a las variaciones de costos y los problemas que los vinculan

    Veo la gestión de costes del proyecto como un proceso maestro, que usted documentaría en su Plan de Gestión de Costes del Proyecto. Esto establece las «reglas de circulación» sobre cómo va a establecer y administrar los costos de su proyecto. Es uno de los dos documentos de control principales para los aspectos financieros de su proyecto, junto con su Caso de Negocio. También tenemos una guía grande para el Caso de Negocio del Proyecto.

    Su Plan de Gestión de Costos de proyecto

    Si su proyecto gastará cantidades significativas de dinero de otra persona, debe demostrar que puede:

    • dales una idea clara de cuánto necesitan comprometer
    • controla cuánto de su dinero gastas
    • contabiliza ese gasto

    El Plan de Gestión de Costos del proyecto establece todo eso. Puede considerarlo como parte de su plan de gestión de proyectos o como un documento asociado. De cualquier manera, debe asegurarse de que todos los aspectos se integren bien y sean completamente consistentes.

    Qué incluir en el Plan de Gestión de Costes de su Proyecto

    Estas son algunas de las cosas que debe incluir:

    Presupuesto y estimación

    El resultado de este es un Plan de costes. Este es el complemento financiero para el calendario de su proyecto.

    1. Las cantidades básicas mensurables que usará para presupuestar y luego rastrear los costos, incluyen:
      1. efectivo
      2. tiempo para personas
      3. pesos, longitudes, áreas y volúmenes para materiales
    2. La base de cómo calculará los diferentes aspectos del costo. Esto debe incluir:
      1. Cuánta precisión necesita
        Consulte la sección sobre cómo adaptar el proceso de gestión de costos de su proyecto, a continuación)
      2. El tamaño de sus rangos de estimaciones
        Las estimaciones de un solo punto son una práctica deficiente en proyectos grandes)
      3. Niveles de confianza
        Estos se vincularán a la amplitud de sus rangos
      4. estimaciones.
    3. Políticas y procesos bancarios, de préstamos y de divisas (forex)
    4. Cómo se financiará el proyecto y el mecanismo para solicitar y utilizar fondos

    Monitoreo y control

    El resultado de esto es un conjunto de procesos y procedimientos para ajustarse a su presupuesto, o recuperar la situación en caso de presión sobre su presupuesto.

    1. Cómo supervisará sus gastos
    2. El nivel de varianza (o desviación del presupuesto de referencia – la Guía PMBOK se refiere a estos como «Umbrales de Control» o «Umbrales de Varianza») que permitirá antes de:
      1. informar de la varianza
      2. tomar medidas correctivas
    3. Cómo planea medir los niveles de rendimiento del proyecto
    4. Su proceso de informes: cuándo, con qué frecuencia, a quién y en qué formato

    Cualquier otra cosa

    También querrá agregar cualquier otra cosa que su Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), su Tablero de Proyectos o su Patrocinador de Proyectos le pidan que incluya

    Establecer Sus Costos: Estimación y Presupuesto

    La Guía PMBOK tiene dos procesos:

    1. Estimar los costos
    2. Determinar el presupuesto

    Pero estos están tan profundamente entrelazados, que prefiero pensar en ellos juntos. No siempre está claro cómo asignar una herramienta o método a uno u otro de estos procesos.

    Afortunadamente, ya hemos publicado otra de nuestras grandes guías sobre Estimación: es un tema grande e importante. Échale un vistazo: Estimación de proyectos: Domina las Herramientas y Técnicas.

    también Te puede gustar:

    • 3 Formas de Producir Su Próximo Presupuesto de Proyecto
    • Todo lo que Necesita Saber sobre el Caso de Negocio del Proyecto

    Y los siguientes videos:

    • Cómo Estimar los Costos del Proyecto
    • Presión para Reducir El Presupuesto del Proyecto
    • Caso de Negocio del Proyecto: Escriba una Propuesta de Proyecto Efectiva

    Por qué necesita un Presupuesto

    El resultado de la estimación y el presupuesto será un Presupuesto que establezca sus costos de referencia. Usarás esto como la base para:

    • Completar su caso de negocio y evaluación de inversiones
      (para obtener más información, consulte los enlaces en el recuadro naranja, arriba)
    • Determinar su requisito de financiación
    • Aprobación ganadora
    • Enmarcar cualquier negociación de contrato
    • Controlar los costos
    • Determinar las medidas de éxito de su proyecto, al finalizar

    La estimación y el presupuesto se hacen mejor tarea por tarea. Para cada tarea, cree una estimación y luego una cifra de presupuesto para cada clase de costo.

    Por lo tanto, necesitará una cuadrícula (hojas de cálculo como Excel, Numbers u Hojas de Google son perfectas) con una lista de tareas en el lateral y una lista de categorías de costo en la parte superior.

    Hoja de Cálculo Indicativa del Presupuesto del Proyecto

    Eche un vistazo a nuestro artículo: 3 Maneras de Producir su Próximo Presupuesto de Proyecto.

    Tareas

    La mejor fuente de su lista de tareas es su Estructura de Desglose de trabajo* (WBS). Al agregar costos a cada tarea, creará una Estructura de Desglose de Costos.

    El beneficio de este enfoque es que, una vez que entre en la etapa de entrega, podrá realizar un seguimiento de los gastos por tarea y compararlos directamente con el presupuesto.

    * Tenga en cuenta que aprendí mi gestión de proyectos en el Reino Unido. Aquí, un WBS contiene ‘trabajo’, es decir, tareas o actividades. En los Estados Unidos, por ejemplo, un WBS divide el trabajo en productos. Este enfoque también funcionará como la base de su presupuesto, pero es más complejo, ya que a menudo muchas tareas contribuyen a la entrega de uno o más productos. Por lo tanto, este enfoque a menudo requiere tanto la agregación de los costos de las tareas a nivel de producto como la desagregación de los costos acumulados entre múltiples tareas.

    Relación de Productos y Tareas

    Categorías de Costo

    las categorías Típicas de costo incluyen:

    • los costos de Tiempo para:
      • Contratistas y consultores con tarifas por hora
      • El personal de la organización, si necesita tener en cuenta eso (es aconsejable)
    • Costos de materiales
      Generalmente se expresan como un costo unitario multiplicado por el número de unidades
    • Costos de alquiler y arrendamiento de equipo y, a veces, de instalaciones
    • Otros costos directos, como:
      • viajes
      • impresión
      • compra de equipos
    • Impuestos sobre bienes y servicios que pueden no ser reclamados directamente, o para los que puede haber un retraso sustancial (por ejemplo, de otros bloques comerciales internacionales)

    Costos indirectos

    También es posible que deba incluir costos indirectos que solo se puedan atribuir parcialmente a un proyecto específico. Los exámenes comunes incluyen:

    • gastos de locales
    • licencias de software
    • equipo de oficina
    • gastos de telecomunicaciones
    • seguros
    • gastos bancarios
    • gastos generales de administración

    Incertidumbres considere

    Al preparar sus estimaciones y presupuesto, habrá muchas incertidumbres. Los más importantes para recordar incluyen:

    • Inflación y cambios en los costos de los materiales
      particularly particularmente en productos comercializados internacionalmente como hierro y acero
    • Tipos de cambio de divisas
      if si está comprando bienes y servicios en el extranjero
    • Riesgos significativos
      like como clima, eventos, política
    • Tiempo y materiales (T&M) los contratos tienen grandes incertidumbres en comparación con los contratos de coste fijo. Eche un vistazo a nuestro video corto: Un Contrato de Precio Fijo para su Proyecto: Pros y contras

    Su respuesta a estos tipos de incertidumbre es agregar sumas de contingencia a su presupuesto. La Guía PMBOK llama a esto «reservas».

    Adquisición de proyectos

    Un elemento importante de los costos del proyecto siempre provendrá de materiales, activos, personal y servicios comprados. Por lo tanto, una disciplina estrechamente relacionada con la Gestión de Costos de Proyectos es la Gestión de Adquisiciones de Proyectos.

    De hecho, esta es otra de las 10 Áreas de conocimiento en la 6a edición de la Guía PMBOK. Así que, por supuesto, tenemos una de nuestras grandes guías para ti:

    • Gestión de Adquisiciones de Proyectos

    Y también eche un vistazo a nuestro video, Un Contrato de Precio Fijo para Su Proyecto: Pros y Contras.

    Gobernanza de los Gastos del Proyecto

    La Guía PMBOK del PMI es débil en cuanto a gobernanza en todo momento. Por lo tanto, no es sorprendente que no tenga nada (que pueda encontrar) que decir sobre la gobernanza de la Gestión de Costos del Proyecto.

    ¡Ooops!

    Pero, como siempre, la metodología PRINCE2 del Gobierno del Reino Unido tiene la gobernanza como una fortaleza clave y nos señala en la dirección correcta.

    Revisión financiera

    Claramente, su Junta Directiva del Proyecto y su Patrocinador tienen un papel crucial que desempeñar en la supervisión de sus gastos. Debería estar en la agenda permanente de la Junta del Proyecto revisar los informes del presupuesto, y estoy a favor de garantizar que un miembro de la Junta del Proyecto tenga suficientes habilidades financieras para monitorear y asesorar de manera competente a los colegas de la Junta sobre la situación financiera. Para un proyecto sustancial (en términos de gasto, perfil o riesgo), sugiero que sea alguien con una calificación financiera.

    La Función de Oficial Financiero Superior

    Algunos proyectos gubernamentales del Reino Unido nombran a un Oficial Financiero Superior (SFO) para los proyectos más grandes. Estos llevan a cabo el mismo nivel de supervisión y tienen el mismo nivel de rendición de cuentas que el Oficial Responsable Superior (en general, el Patrocinador), pero en el ámbito de las finanzas del proyecto. En otros modelos, el SFO es un asesor para soportar el SRO. Le recomiendo que considere cuidadosamente este tipo de modelos. Especialmente si su proyecto tiene un gran gasto y un riesgo o perfil significativo.

    Tenga en cuenta que el rol SFO no se menciona explícitamente en las publicaciones PRINCE2.

    Stage Gates

    La otra contribución enormemente valiosa a la gobernanza financiera que PRINCE2 exige es a través del proceso de revisión de Gateway. Esto también se usa en proyectos que no son PRINCE2, por lo que vale la pena considerarlo.

    Aquí, puede vincular el proceso de Etapa-Puerta directamente a la liberación de fondos para el proyecto. Los tramos de los fondos presupuestados solo se pueden liberar para gastarlos en la finalización exitosa de una revisión de la etapa inicial y la aprobación por el equipo de revisión o la Junta del Proyecto. Encontrará que tenemos un artículo completo sobre la Etapa del proyecto, el Proceso de la Puerta – y por qué lo convertirá en un mejor gerente de proyectos.

    Monitoreo y Control de Gastos

    Estas son sus actividades para mantener su proyecto dentro del presupuesto.

    Monitoreo

    Seguimiento de los gastos reales con respecto a su presupuesto. Idealmente, haga esto lo más cerca posible del tiempo real. Cuanto más gasta su proyecto, más frecuentemente necesita monitorear.

    Control

    Tomar medidas correctivas es un gasto que parece que excederá el presupuesto o que ya lo ha hecho.

    Herramientas de monitoreo y control

    Para la mayoría de los proyectos pequeños, si soy honesto, ¡una hoja de cálculo servirá! Pero este enfoque está plagado de riesgos. Si está dirigiendo un proyecto más grande, necesita una herramienta diseñada para el trabajo.

    Este tipo de herramienta se llama Sistema de Información de Gestión de Proyectos (o PMI, ¡cuidado con cómo lo dices!). Hay muchas variedades.

    • Herramientas de gestión financiera independientes, diseñadas para el entorno del proyecto
    • Complementos de gestión de proyectos para herramientas de gestión financiera empresarial (como Oracle, Sage o SAP)
    • Herramientas integrales de planificación y monitoreo de proyectos que pueden manejar informes financieros de proyectos

    Lo que un PMI debe hacer

    Es way (way, way, camino) más allá del alcance de este artículo para revisar las opciones que existen. Pero para la gestión de costos de proyectos, necesita una herramienta que pueda:

    • recopilar
    • registro
    • almacenar de forma segura
    • intercalar
    • analizar
    • presente
    • preparar informes sobre

    todos sus datos financieros. E idealmente, será fácil de usar e integrarse bien con otros sistemas y procesos de gestión de proyectos esenciales que utilice.

    Gestión del Valor Ganado (EVM)

    Otro tema que está fuera del alcance de este artículo es la Gestión del Valor Ganado (EVM), a veces conocida como EVA (Análisis del valor ganado). Este es un potente kit de herramientas para analizar el rendimiento del presupuesto y la programación, y sus variaciones entre sí. También le permite proyectar tendencias y calcular previsiones hasta su finalización.

    Para obtener más detalles sobre la gestión del Valor ganado, lo tenemos cubierto con nuestra Cartilla de Valor ganado: Los conceptos básicos de EVM. Esto cubre la práctica de usar el Análisis de Valor Ganado (EVA) en su proyecto, y todas las fórmulas matemáticas que necesitará saber.

    El IPTC

    Una cifra particularmente utilizada es el Índice de Rendimiento Completo (IPTC). Esta es una medida de cómo el presupuesto restante se compara con el trabajo que aún necesita hacer. Un número mayor que 1 significará que tiene más presupuesto del que esperaba necesitar, cuando preparó su presupuesto. Si es más pequeño que uno, tendrá que ahorrar trabajando de manera más eficiente o económica de lo que planeó.

    Análisis de tendencias y Previsión hasta su finalización

    Sea cual sea la metodología que utilice, es posible que deba preparar una evaluación de su gasto a lo largo del tiempo. Esto te dará una tendencia, a partir de la cual necesitarás pronosticar el gasto de resultados. Si su costo estimado al finalizar excede su presupuesto, tiene dos opciones:

    1. Medidas correctivas para compensar su gasto excesivo
    2. Solicitar la aprobación de una extensión del presupuesto

    ¿Qué pasa si Su Pronóstico Excede el Presupuesto pero sigue dentro de Su Contingencia?

    Esta es la razón por la que necesita un Plan de Gestión de Costos del Proyecto y un buen gobierno. Su plan debe darle la respuesta a esta pregunta. Por lo menos, siempre digo que debe notificar a su patrocinador y a la Junta si este es el caso.

    Informes

    Los informes son un complemento clave de su proceso de monitoreo y control. Necesitas informar sobre:

    1. Rendimiento del presupuesto (a veces bajo encabezados clave o flujos de trabajo)
    2. Previsiones que informarán la toma de decisiones de la junta

    También hemos escrito un artículo sobre Informes que establecerá sus informes de presupuesto en un contexto más amplio, además de mostrar por qué es tan importante.

    El cambio sucede: Respondiendo a la Realidad

    Como gerentes de proyecto, esperamos que todo vaya perfectamente sin problemas.

    Lo siento, lo escribiré de nuevo

    Como gerentes de proyectos experimentados, ¡nunca esperamos que todo salga perfectamente sin problemas!

    Por lo que tendrá que realizar una serie de actualizaciones de la documentación del proyecto y las herramientas de control a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

    Las actualizaciones comunes que se derivarán del monitoreo de los costos de su proyecto incluyen:

    • Su presupuesto, plan y líneas de base
    • Riesgos, problemas y contingencias
    • Lecciones aprendidas

    Control de cambios

    La necesidad de realizar cambios creará la necesidad de ajustar su presupuesto y pronósticos. Por lo tanto, su proceso de Control de cambios deberá integrarse completamente con el control de costos de su proyecto. Hemos escrito otra de nuestras guías gigantes sobre el Control de Cambios.

    Adaptar el Proceso de Gestión de Costes de su Proyecto

    Finalmente, a medida que empezamos a quedarnos sin espacio (¿puede hacerlo en una página web? Ed Ed), quiero abordar brevemente la necesidad de adaptar el enfoque de gestión de costos de su proyecto a la naturaleza de su proyecto específico.

    ¿Qué tan grande es su proyecto?

    Siempre escale su proceso de gestión de costos para que coincida con la escala y el riesgo de su proyecto. Muchas de las herramientas y métodos son irrelevantes para proyectos pequeños. Pero del mismo modo, para los proyectos más grandes, necesitará herramientas de software sofisticadas que le den la oportunidad de realizar un seguimiento de los gastos de su proyecto. Y tendrán que ser lo suficientemente robustos para proporcionar la calidad de la pista de auditoría que exige su departamento de finanzas.

    ¿Qué enfoque está tomando para su proyecto?

    He escrito gran parte de este artículo para asumir que tu proyecto tendrá un enfoque predictivo o planificado. Pero, ¿qué pasa si necesita utilizar una metodología adaptativa (Ágil)?

    Aquí, querrá un proceso de estimación más ligero. No puedes abandonar la estimación por completo. Ello haría imposible que la organización patrocinadora adoptara una decisión firme. Pero puede usar enfoques de alto nivel para hacer «estimaciones de orden de magnitud» como base para tomar decisiones informadas.

    Más adelante, puede hacer estimaciones más detalladas en cada iteración, para aprovechar los mayores niveles de certeza en los horizontes de planificación a corto plazo.

    Para obtener más información sobre la comparación entre la gestión de proyectos predictiva tradicional y los enfoques ágiles más adaptativos, consulte nuestro artículo: Agile vs Waterfall: ¿Cuál es el adecuado para su proyecto?. Esto también cubre cuando cada uno es apropiado.

    ¿Cuál es su Experiencia en la Gestión de Costos de Proyectos?

    Hazme saber tus experiencias, tus herramientas favoritas o cualquier pregunta que tengas. Responderé a cualquier comentario a continuación.

    Más Información sobre Temas Relacionados

    La gestión de costos de proyectos es uno de los aspectos más intensos matemáticamente de la Gestión de Proyectos. Ya sea que esté estudiando para un examen formal de PM, o simplemente quiera asegurarse de conocer todas las fórmulas que usamos comúnmente, eche un vistazo a:

    • Fórmulas de PM: Comprender las matemáticas de la Gestión de proyectos

    Si desea algunos consejos sobre un buen control de costos de PM, le gustará nuestro video:

    • Gestión Financiera de proyectos: 5 Consejos para un Buen Control de costos

    Y, finalmente, hay dos formas de costo que la gente a menudo me pregunta. En estos dos videos, respondo a la pregunta, ¿Qué es…

    • ¿Costo de Oportunidad?
    • ¿Coste hundido? …y la Falacia del Costo Hundido?
    Como Cargar…

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