Content Services

Was sind Content Services?

Content Services erfassen Informationen intelligent und effizient und senden sie über digitale Kanäle, in der Regel über die Cloud, an die richtige Person, Abteilung oder den richtigen Prozess. Da Content Services in der Cloud basieren, stellen sie sicher, dass Ihr Unternehmen die sich ändernden Compliance-Vorschriften erfüllt und gleichzeitig kostengünstig und skalierbar bleibt. Sie bieten eine breite Palette von Funktionen zur Verwaltung von Inhalten, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen, die sich durch einen modularen, ergebnisorientierten Ansatz auszeichnen. Das führende Forschungs- und Analyseunternehmen Gartner prägte den Begriff 2017 und definierte ihn als „eine Reihe von Diensten und Mikrodiensten, die entweder als integrierte Produktsuite oder als separate Anwendungen mit gemeinsamen APIs und Repositorys ausgeführt werden, um verschiedene Inhaltstypen zu nutzen und mehrere Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu bedienen.“

Der Begriff ersetzt Enterprise Content Management (ECM), das Branchenführer für unzureichend hielten, um die sich entwickelnde Marktdynamik und die organisatorischen Anforderungen zu beschreiben. Content Services erweitern die ECM-Ideologie und erweitern den Fokus auf den Zugriff auf Informationen, die Zusammenarbeit und den Austausch.

Neue Wege zur Bewältigung neuer Herausforderungen

Geschäftsprozesse existieren nicht isoliert, sie tragen zu einer komplexen Wertschöpfungskette bei. Ihre Leistung kann daran gemessen werden, wie effizient sich Inhalte über Prozesse, Abteilungen und Organisationen hinweg bewegen. Die effektive Aufnahme und Einbindung von Rohdaten in Geschäftsanwendungen ist eine große Hürde im Wettlauf um intelligente Automatisierung. Traditionelle ECM-Lösungen, die den Schwerpunkt auf dokumentenintensive Prozesse legen, können neuen, drängenden Herausforderungen der Datennutzung nicht gerecht werden. Content Services zielen darauf ab, die Bedrohung durch Informationschaos zu mindern und den sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen des Content Managements gerecht zu werden.

Mit der zunehmenden Verlagerung in die Cloud spielen Content-Services eine immer wichtigere Rolle im digitalen Geschäft und am Arbeitsplatz. Dies erfordert jedoch keinen totalen Umbruch der ECM-Systeme. Content Services sind ein strategischerer Ansatz, der Inhalte an die Geschäftsziele anpasst. Aus dieser Perspektive bestimmen die organisatorischen Bedürfnisse und Ziele (und nicht die IT-Vorgaben) das Content Management.

Facetten von Content Services

Content Services ist ein Oberbegriff für eine Verflechtung von Plattformen, Anwendungen und Komponenten, die Inhalte verwalten.

Content-Service-Plattformen

Content-Service-Plattformen erweitern ECM-Lösungen. Wenn ECM ein monolithisches, einzelnes Repository umfasst, verfügen diese Plattformen über ein primäres Repository und sind mit anderen Repositorys verknüpft, um den unternehmensweiten Zugriff auf Informationen, Governance und Lebenszyklusmanagement zu erleichtern.

Content Services Applications

Content Services applications bieten Lösungen für spezifische Anwendungen im gesamten Unternehmen. Content-fähige Anwendungen umfassen auch vertikal ausgerichtete Anwendungen, z. B. für Engineering, Buchhaltung, Personalwesen oder das Underwriting von Lebensversicherungen. Content Services-Anwendungen haben eine fokussiertere Gruppierung inhaltsbezogener Dienste als ECM-Plattformen. Beispiele hierfür sind:

  • Vertragsmanagement
  • Kreditorenrechnungsmanagement
  • Fall- und Schadenmanagement
  • Mitarbeiterinformationsmanagement

Content Services-Komponenten

Content Services-Komponenten sind dienstprogrammbasierte Dienste, die die Funktionalität bestehender Anwendungen erweitern. Sie werden normalerweise von APIs und nicht vom Endbenutzer verwendet. Beispiele hierfür sind:

  • Dokumentenerfassung
  • Rechnungsverarbeitung
  • Verwalten von Mitarbeiterdatensätzen
  • Dienstprogramme für die externe Dateifreigabe
  • Sprachübersetzung
  • Automatisierte Lesezeichen

Der Begriff ECM wird immer noch verwendet, aber das Konzept hat sich weiterentwickelt in Content Services, mit denen Unternehmen neue Funktionen in ihre aktuellen ECM-Lösungen integrieren können, um die Automatisierung, den Informationsaustausch und andere wichtige Funktionen zu verbessern. Mit der Content-Services-Technologie können Unternehmen auf dem immensen Wissen und den bereits verfügbaren Kapitalinvestitionen aufbauen. Es bietet lediglich einen anderen Ansatz für den Umgang mit Informationen.

Vorteile von Content Services

Mit Content Services können Unternehmen den Wert der ihnen zur Verfügung stehenden Daten und Inhalte optimieren. Anstatt Inhalte in einem separaten Repository zu trennen, auf das nur schwer zugegriffen werden kann, verbinden Content Services Menschen, Inhalte und Prozesse unternehmensübergreifend sowie mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

Befähigung von Wissensarbeitern

Content Services-Anwendungen ermöglichen es den richtigen Benutzern, die benötigten Inhalte zu erhalten und mit ihnen zu arbeiten. Plattformen ermöglichen die No- oder Low-Code-Entwicklung von Plug-Ins. Dies ermöglicht eine Verbesserung der Benutzererfahrung ohne Änderungen am primären Inhaltsrepository. Benutzer haben Zugriff auf dynamische Inhalte, die in den Kontext der von ihnen verwendeten Anwendungen gebracht werden. Ausgestattet mit personalisierten Informationen können Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich auf gewinnbringende Aufgaben konzentrieren.

Cloud-Kompatibilität

Content Services sind webbasiert, sodass sie einfach bereitgestellt und skalierbar sind. Benutzer können von jedem Ort aus auf jedem Gerät darauf zugreifen. Content-Service-Plattformen ermöglichen es Benutzern, neue Content-Services mit bestehenden ECM-Systemen zu verknüpfen, um einzigartige hybride Content-Services zu erstellen.

Verbesserter Informationszugriff und -austausch

Durch die automatisierte und intelligente Indizierung und Kategorisierung können Benutzer Inhalte von der Erstellung bis zur Entfernung besser verwalten. Überall dort, wo Inhalte untergebracht sind, können sie schnell und mühelos gesucht und abgerufen werden. Content-Services-Plattformen helfen Ihnen dabei, den Fluss von Inhalten innerhalb und zwischen Abteilungen, externen Partnern und Kunden zu automatisieren und zu steuern, um Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verstärkte Information Governance und Compliance

Content Services-Plattformen können eine einzige, zuverlässige Quelle für integrierte Datensatzverwaltung, Versionskontrolle und Suchfunktionen für Geschäftsdaten bereitstellen, unabhängig davon, ob diese innerhalb der Plattform oder in anderen Repositorys wie ERPs, Buchhaltungssystemen, SharePoint und Salesforce gespeichert sind. Durch das Erstellen eines einzigen Ursprungs für jeden Inhalt wird sichergestellt, dass alle Inhaltsaktivitäten internen, externen und behördlichen Verfahren und Richtlinien entsprechen.

Repository-agnostisch

Organisationen haben häufig Informationen in mehreren verschiedenen Archiven gespeichert. Während ECM die Identifizierung, Erfassung und Zentralisierung der Daten erfordern würde, behält eine Content-Services-Plattform die Inhalte dort, wo sie entstanden sind, und ermöglicht gleichzeitig einen einfachen Zugriff und eine ordnungsgemäße Governance. Eine cloud-agnostische Plattform kann private, öffentliche und hybride Cloud-Speicher unterstützen. Mit einer besseren Kontrolle über alle Inhalte, die im gesamten Unternehmen verteilt sind, können Wissensarbeiter und Führungskräfte erweiterte Analysen anwenden, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Worauf Sie bei Content-Services-Technologien achten sollten

Der Markt für Content-Services gibt der Cloud, Intelligenz, Benutzererfahrung und Konfigurierbarkeit weiterhin eine zunehmende Bedeutung. Es ist wichtig, über das Marketing hinaus zu recherchieren und differenzierende Aspekte zu betrachten. Einige wichtige Unterschiede haben mit kommerziellen Begriffen, zugrunde liegenden Strukturen, unterstützten Funktionen und Release-Zyklen zu tun. Gartner berät Führungskräfte, die für die Beschaffung von Content-Service-Technologien verantwortlich sind:

  • Recherchieren Sie Details zur Parität zwischen Cloud-Funktionen und lokalen Sets sowie zum Zugriff auf Produkt-Upgrades
  • Stellen Sie sicher, dass die KI-Architektur des Anbieters zur KI-Implementierungsstrategie des Unternehmens passt
  • Fordern Sie zumindest Demonstrationen an, die deutlich zeigen, wie die Dienste in bestimmten Geschäftsszenarien ablaufen

Verwendung von Informationen im Vergleich zum Speicherort

Im Wesentlichen bietet ECM eine zentralisierte Methodik operative Ziele zu erreichen. Content Services nutzen mehrere Tools und Strategien, um die Effizienz zu steigern. ECM konzentriert sich beispielsweise darauf, wie Papierdokumente zur Verbreitung in digitale Informationen umgewandelt werden können. Content Services konzentrieren sich mehr darauf, wer diese Informationen benötigt, und analysieren die Daten so, dass Endbenutzer genau das erhalten, was sie zur Ausführung von Aufgaben und zum Erreichen von Zielen benötigen.

Seit den Tagen der ECM-Repositories sind die Geschäftsanforderungen gewachsen und haben sich drastisch verändert. Die Erwartungen von Wissensarbeitern und Arbeitgebern, der Lieferkette, Kunden und Compliance-Behörden erfordern eine größere Flexibilität beim Zugriff auf und bei der Bereitstellung von Informationen. Die ECM-Grundlagen für Zugriff, Aggregation und Governance bilden weiterhin die Grundlage für ein erfolgreiches Informationsmanagement, aber Content Services bieten immer effizientere und effektivere Lösungen für Endbenutzer.

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