7 Einfache Tipps zum Aufräumen Ihres Büros

Je geschäftiger Sie sind, desto unübersichtlicher und weniger produktiv wird Ihre Arbeitsumgebung in vielen Büros. Um die Effizienz zu verbessern, ist es wichtig, dass Sie ein System integrieren, das sicherstellt, dass Ihre Büroräume übersichtlich bleiben. Dies mag wie eine einfache Aufgabe erscheinen, aber wenn Sie jeden Tag in Ihrem Büro sind, können Sie sich an die Unordnung gewöhnen und fast immun sein. Dies kann anschließend zu organisatorischen Problemen führen, ohne den Überfall zu bemerken. Die Verwendung von Organisationssystemen kann eine direkte Korrelation zur Produktivität haben, sei es, um das Büro sauber zu halten oder um den perfekten Verteilungsprozess zu schaffen.

Warum Sie aufräumen sollten

Was sind die Vorteile, wenn Sie Ihr Büro nicht nur sauber und ordentlich halten, sondern auch übersichtlich halten?

Gesteigerte Produktivität – Je weniger Zeit Sie damit verbringen, Objekte und bestimmte Dokumente zu finden, desto mehr Zeit können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. Die Suche nach Ihren Dokumenten in der Cloud kann Ihnen auch mehr Kontrolle und Zugriff auf Dokumente geben und gleichzeitig Ihr Büro sauber halten.

Seelenfrieden – Unordnung wirkt sich nicht nur auf Ihren physischen Raum aus, sondern auch auf Ihren mentalen Raum. Mit anderen Worten, wenn Ihr Geist über den Zustand Ihres Büros besorgt ist, neigen Sie dazu, abgelenkt zu sein und es fehlt Ihnen an Fokus und Konzentration. Ein überfülltes Büro ist in der Regel repräsentativ für den Geisteszustand eines Arbeitnehmers.

Markenrepräsentanz – Wenn Sie das Büro eines Kunden betreten und es unorganisiert finden würden, was würden Sie denken? Wahrscheinlich würden Sie diese Umgebung darauf projizieren, wie der Kunde mit dem Geschäft umgeht. Das gleiche gilt für Ihre eigene Marke. Wenn Sie Ihre Büroräume oder Coworking-Räume sauber halten, erhalten Sie nicht nur eine bessere Darstellung, sondern können auch den Raum und die anderen Personen, die ihn teilen, respektieren.

Lassen Sie uns einige Tipps untersuchen, wie Sie Ihre Büroräume entrümpeln und folglich produktiver werden können.

1. Behalte nur die Dinge, die du brauchst
2. Organisieren Sie Ihr Büro basierend auf Praktikabilität
3. Sortieren nach keep, recycle/trash und belongs elsewhere
4. Bringen Sie Ihre Kabel unter Kontrolle
5. Machen Sie ein Foto
6. Digitalisieren Sie Ihre Notizen und Dokumente
7. Entwickle stärkere organisatorische Gewohnheiten

Behalte nur die Dinge, die du brauchst

Anstatt zu versuchen, individuelle Entscheidungen darüber zu treffen, was gespeichert und verworfen werden soll, ist es manchmal am besten, alles loszuwerden und dann langsam Dinge wieder hinzuzufügen, wie Sie sie benötigen. Betrachten Sie es als Ihren Computer-Desktop. Je mehr Anwendungen Sie installieren, desto mehr Verknüpfungen werden auf dem Desktop-Hintergrund angezeigt. Nur wenn Sie all diese Verknüpfungen entfernen, stellen Sie fest, wie wenige Sie tatsächlich verwendet haben.

Das gleiche Prinzip gilt für Ihre Büroräume oder Ihr Home-Office. Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich in Ihrem Raum zahlreiche Gegenstände befinden, die seit Monaten nicht mehr berührt wurden, und dennoch wertvolle Immobilien beanspruchen, während Sie Ihrer Produktivität nichts hinzufügen. Indem Sie alles loswerden und dann die Dinge nach Bedarf wieder hinzufügen, können Sie die wesentlichen Büromaterialien effektiver und objektiver behalten. Obwohl diese Methode extrem ist, ist sie eine hervorragende Möglichkeit, Elemente zu identifizieren, die keinem Zweck dienen oder Ihre Produktivität beeinträchtigen (obwohl wir Sie nicht dafür verurteilen, einige Elemente aus sentimentalen Gründen aufzubewahren).

Schauen Sie sich dieses Video von der Organisationsberaterin Marie Kondo an, wie Sie Ihren Schreibtisch organisieren.

Organisieren Sie Ihr Büro nach Praktikabilität

Sobald Sie die Unordnung durch Befolgen der Methode von vorne beginnen reduziert haben, besteht der nächste Schritt darin, die verbleibenden Elemente in Ihrem Arbeitsbereich in der Reihenfolge Ihrer regelmäßigen Verwendung anzuordnen. Sie könnten Ihren Füllfederhalter täglich benutzen, aber Sie konsultieren wahrscheinlich alle sechs Monate Ihr Personalhandbuch.

Um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern, legen Sie Ihre am häufigsten verwendeten Gegenstände in die oberen Schreibtischschubladen (z. B. Ladegeräte und Notebooks), wo Sie schnell und einfach darauf zugreifen können. Halten Sie Stifte und Bleistifte in einer Tasse in der Nähe und lagern Sie andere Vorräte (wie Kopfhörer, Heftklammern, Gummibänder) in unteren Schubladen. Ordnen Sie den Rest des Büros ähnlich an, so dass Ihre am wenigsten verwendeten Gegenstände am weitesten entfernt sind. Dieses einfache System erhöht die Produktivität und stellt sicher, dass Ihre am häufigsten verwendeten Dinge immer in der Nähe sind, während Ihre anderen persönlichen Gegenstände verstaut und von Ihrem Schreibtisch entfernt werden können.

Sortieren nach Aufbewahrung, Recycling / Müll und woanders hingehören

Wenn Sie Ihre Vorräte und Habseligkeiten schneller organisieren möchten, erstellen Sie drei Kisten oder Beutel: Aufbewahren, recyceln oder entsorgen und woanders ablegen. Sie sollten in der Lage sein, für alles einen Platz zu finden. Selbst diejenigen, die sentimental sind und dazu neigen, sich an bestimmten Objekten festzuhalten, können einen neuen Platz für ihre Gegenstände finden und trotzdem die Unordnung aus dem Büro entfernen. Überlegen Sie auch, welche Gegenstände Sie recyceln können (Papiere und Kunststoffe) und welche Sie wegwerfen können (leere Flaschen, Flyer und Flugblätter).

Kontrollieren Sie Ihre Kabel

Von Ladegeräten für Telefone und Laptops bis hin zu HDMI-Kabeln und Kopfhörer-Dongles scheint sich die Anzahl der Kabel in jedem Büro exponentiell zu vervielfachen. Unabhängig davon, ob sich diese Kabel oben oder unter Ihrem Schreibtisch befinden, kann es ein endloser Kampf sein, diese Kabel unter Kontrolle zu halten. Einige Leute ignorieren dieses Problem, aber wenn sich ein Problem mit Ihrer Elektronik entwickelt, kann dieser Mangel an Organisation zu erheblichen Verzögerungen bei der Identifizierung und Behebung des Problems führen.

Eine hervorragende Lösung für dieses Problem besteht darin, in ein Dymo-Etikettiersystem zu investieren und dann jedes Kabel bei der Installation in Ihrem Büro zu kennzeichnen. Der nächste Schritt ist dann, in ein Cablox-System zu investieren, das Ihre Kabel schnell und einfach anordnen und dann vielleicht, genauso wichtig, sicherstellen kann, dass sie in Zukunft sauber und ordentlich organisiert bleiben. Wenn Sie kreativ sein und Geld sparen möchten, können Sie auch Etiketten und Organisationsboxen mit Folienbehältern, Papierhaltern, Schuhkartons und anderen Haushaltsgegenständen erstellen.

Machen Sie ein Foto (Sie könnten schockiert sein)

Haben Sie jemals andere Büros besucht und Unordnung bemerkt, von der Ihr Kollege nichts weiß? Das gleiche gilt wahrscheinlich für Ihr Büro. Ihre Besucher sehen Ihr Büro aus einer neuen Perspektive und beobachten die Unordnung in Ihrem Büro, die Sie möglicherweise nicht einmal bemerken.

Eine großartige Möglichkeit, diese Zusammenfassung zu testen, besteht darin, ein Foto Ihres Büros von der Tür aus zu machen. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsumgebung im gleichen Licht sehen wie Ihre Gäste und sind vom Ergebnis schockiert. Wenn Sie Probleme haben, Unordnung zu finden, versuchen Sie, Fotos aus verschiedenen Blickwinkeln aufzunehmen. Fotos bieten eine völlig andere Perspektive, und potenzielle Probleme können aus dem Bild herausspringen, sodass Sie schnell die Bereiche identifizieren können, die bereinigt werden müssen.

Digitalisieren Sie Ihre Notizen und Dokumente

Der größte Teil Ihrer Unordnung basiert wahrscheinlich auf Papier: Dokumente, Visitenkarten, Haftnotizen, Besprechungsnotizen und mehr. Das Problem ist, dass diese nicht nur Platz beanspruchen, sondern die meisten dieser Dokumente nicht regelmäßig angezeigt werden. Anstatt sie für den unwahrscheinlichen Fall aufzubewahren, dass Sie sie eines Tages benötigen, digitalisieren Sie Ihre Dokumente, indem Sie elektronische Kopien erstellen, indem Sie sie entweder scannen oder stattdessen eingeben.

Auf Ihrem Smartphone stehen zahlreiche Apps zur Verfügung, mit denen Sie Dokumente schnell und einfach scannen und die erforderlichen Details auf Ihrem Telefon speichern können. Machen Sie Fotos von wichtigen Dokumenten, die Sie nicht verlieren können, und entsorgen oder recyceln Sie die Papierversionen. Sie können auch zu anderen Notiz-Apps wie Evernote, Google Docs, Google Keep (eine Notiz) und den Notizen-Apps auf iOS- und Android-Handys wechseln. Mit diesen Apps können Sie Notizen nicht nur digitalisieren, sondern auch über mehrere Geräte über die Cloud synchronisieren. Wenn Sie Hunderte von Visitenkarten auf Ihrem Schreibtisch haben, machen Sie entweder Fotos oder fügen Sie die Personen als Kontakte hinzu und werfen Sie sie dann weg. Ein Vorteil der Digitalisierung Ihrer Dokumente ist, dass Sie diese schnell und bequem durchsuchen können.

Stärkere Organisationsgewohnheiten entwickeln

Die größte Änderung, die Sie vornehmen können, um übersichtlich zu bleiben, besteht darin, eine neue Gewohnheit der Sauberkeit und Organisation zu entwickeln. Wenn ein neues Objekt in das Büro eingeführt wird, z. B. eine E-Mail oder ein neues Dokument, entscheiden Sie, was Sie in diesem Moment oder zumindest vor Ende des Tages damit tun möchten. Überprüfen Sie die Idee Aufbewahren, Papierkorb / Recycling oder an anderer Stelle platzieren, um zu bestimmen, wo das Dokument abgelegt werden soll. Das Verhindern von Unordnung ist der beste Weg, um Ihr Büro sauber zu halten.

Bei Novel Coworking konzentrieren wir uns darauf, die besten Einrichtungen bereitzustellen, damit Unternehmen wachsen, expandieren und ihre Organisation weiterentwickeln können. Wir sind ständig auf der Suche nach Lösungen, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu verbessern. Wenn Sie entschlossen sind, Ihr Geschäft auszubauen und nach innovativen Ideen zu suchen, bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Blog für wöchentliche Geschäftstipps & Inspiration.

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