Projektomkostningsstyring: hvad du har brug for at vide og gøre

Projektomkostningsstyring afskrækker ofte folk. Det føles kompliceret og har den mystiske luft af matematisk magi og trylleri. Men der er lidt din projektsponsor, din klient eller deres økonomidirektør bekymrer sig om mere end dit budget, og hvor tæt du kan holde dig til det.

overkørsler af projektomkostninger er almindelige.

men dette er ikke en grund til en nederlagsindstilling.

nr. I stedet skal du handle med vilje til at forstå projektomkostningsstyring og implementere alle de værktøjer, du har til rådighed for at kontrollere omkostningerne og medbringe dine udgifter til budgettet.

når Projektomkostningsstyring er afgørende

ved vi, at projekter har forskellige prioriteter – bedst forstået gennem Jerntrekanten af tid, omkostninger og kvalitet. Nogle projekter handler om at levere dit omfang til et absolut sæt kvalitetsstandarder. Og andre har en absolut fast deadline, der gør tidsplan deres væsentlige prioritet.

men for nogle projekter kan kvaliteten bøjes lidt, og tidsskalaer kan glide, hvis de skal. Det, der ikke kan forhandles, er budgettet. Når du er indstillet, skal du respektere det og levere til det.

så i denne funktionsartikel vil vi se på:

  • hvad projektomkostningsstyring er
  • din ‘Projektomkostningsstyringsplan’
  • fastlæggelse af dine omkostninger – processerne til estimering og budgettering
  • styringsovervejelserne for projektomkostningsstyring
  • overvågning og kontrol af projektudgifter
  • skræddersy din projektomkostningsstyringsproces

så få sæt. Vi har meget at dække.

TL;DR SE en Video i stedet

Hvad er Project Cost Management?

Projektomkostningsstyring

Projektomkostningsstyring er en proces, der har to principkomponenter:

  1. estimering og planlægning af omkostninger og oprettelse af et projektbudget ud fra dem
  2. overvågning og kontrol af projektudgifter for at overholde dit budget

disse komponenter vises i den metode eller tilgang, du vælger til dit projekt. I hvilket omfang du vil anvende dem kan dog variere. For eksempel tager mange Agile projektstyringsmetoder en meget ‘let berøring’ tilgang til omkostningsestimering og planlægning.

alle større projektledelsesmetoder skal Tackle Projektomkostningsstyring

Projektledelsesinstituttets (PMI ‘ s) Projektledelsesorgan for viden (PMBOK-guiden) har længe haft Projektomkostningsstyring som et af sine ti vidensområder (eller KAs). Det var en af de originale 9 KAs i den første udgave. Det kan ændre sig med offentliggørelsen af den 7.udgave af PMBOK-guiden.

den 7.udgave af APM krop af viden er mere en pointer til, hvad du har brug for at lære, end en referencekilde. Men i afsnit 4.8.2 finder vi omkostningsplanlægning. APMBoK springer dog stort set over hele emnet omkostningskontrol – Gem til en forbipasserende henvisning til Earned Value Management (EVM). Mere om EVM senere.

med sit stærke fokus på projektstyring finder jeg PRINCE2 chokerende og beklageligt lys over emnet omkostningsstyring. Det fremgår af vejledningen til det første af de 7 prnce2 temaer: Business Case. PRINCE2 har dog lidt at sige om, hvordan man udfører økonomisk og omkostningsstyring. Dette er endda i omfanget af dets fravær fra ordlisten!

der er få måder, hvorpå jeg tror, at PMBOK-guiden udmærker sig over lignende metodeguider. Dette er dog en. Og jeg håber, at PMI finder en måde at bevare alt det gode indhold på, når det drejer sig om, hvad jeg forventer at være en radikalt anderledes PMBOK 7.

PMBOK 6 opdeler Projektomkostningsstyring i fire processer

den 6.udgave af PMBOK-guiden har 4 processer inden for videnområdet Projektomkostningsstyring.

  1. Planlæg omkostningsstyring
    som vi vil se på Næste
  2. anslå omkostninger
    som vi vil se på sammen med…
  3. Bestem Budget
  4. kontrolomkostninger
    som faktisk dækker overvågning, kontrol, rapportering og reaktion på omkostningsafvigelser og de problemer, der linker til dem

jeg ser projektomkostningsstyring som en Masterproces, som du ville dokumentere i din projektomkostningsstyringsplan. Dette beskriver ‘vejens regler’ for, hvordan du skal etablere og styre dine projektomkostninger. Det er et af to primære kontroldokumenter for de økonomiske aspekter af dit projekt – sammen med din Business Case. Vi har også en stor guide til projektet Business Case.

din Projektomkostningsplan

hvis dit projekt vil bruge betydelige mængder af andres penge, skal du demonstrere, at du kan:

  • giv dem en klar ide om, hvor meget de har brug for at begå
  • kontroller, hvor meget af deres penge du bruger
  • konto for disse udgifter

din Projektomkostningsplan angiver alt det. Du kan betragte det enten som en del af din projektstyringsplan eller som et tilknyttet dokument. Uanset hvad skal du sikre dig, at alle aspekter integreres godt og er helt konsistente.

Hvad skal du medtage i din Projektomkostningsplan

her er nogle af de ting, der skal medtages:

budgettering og estimering

output fra dette er en omkostningsplan. Dette er det økonomiske supplement til din projektplan.

  1. de grundlæggende målbare mængder, som du vil bruge til at budgettere og derefter spore omkostninger disse inkluderer:
    1. kontanter
    2. tid til mennesker
    3. vægte, længder, områder og volumener for materialer
  2. grundlaget for, hvordan du vil estimere forskellige aspekter af omkostningerne. Dette skal omfatte:
    1. hvor meget nøjagtighed du har brug for
      se afsnittet om at skræddersy din projektomkostningsstyringsproces nedenfor)
    2. størrelsen på dine estimater
      enkeltpunktsestimater er dårlig praksis på store projekter)
    3. konfidensniveauer
      disse vil linke til, hvor brede dine intervaller er
    4. måske endda de præcisionsniveauer, som du vil udtrykke dine estimater med.
  3. politikker og processer
  4. hvordan projektet finansieres og mekanismen til at anmode om og trække finansiering

overvågning og kontrol

output fra dette er et sæt processer og procedurer for, hvordan du holder dig til dit budget – eller gendanner situationen i tilfælde af pres på dit budget.

  1. Sådan overvåger du dine udgifter
  2. variansniveauet (eller afvigelse fra basisbudgettet – PMBOK Guide henviser til disse som ‘Kontroltærskler’ eller ‘Varianstærskler’), du tillader før:
    1. rapportering af variansen
    2. afhjælpning
  3. hvordan du planlægger at måle projektets præstationsniveauer
  4. din rapporteringsproces – hvornår, hvor ofte, til hvem og i hvilket format

alt andet…

du vil også tilføje i hvad ellers dit Projektledelseskontor (PMO), dit Projektbræt eller din projektsponsor beder dig om at medtage

oprettelse af dine omkostninger: estimering og budgettering

PMBOK-guiden har to processer:

  1. anslå omkostninger
  2. Bestem Budget

men disse er så dybt sammenflettet, at jeg foretrækker at tænke på dem sammen. Det er ikke altid klart, hvordan man tildeler et værktøj eller en metode til en eller anden af disse processer.

heldigvis har vi allerede offentliggjort en anden af vores store guider om estimering: det er et stort og vigtigt emne. Tag et kig på det: projekt estimering: mestre de værktøjer og teknikker.

du kan også lide:

  • 3 måder at producere dit næste projektbudget
  • alt hvad du behøver at vide om Project Business Case

og følgende videoer:

  • sådan estimeres projektomkostninger
  • pres for at reducere dit projektbudget
  • Project Business Case: Skriv et effektivt projektforslag

hvorfor du har brug for et Budget

resultatet af estimering og budgettering vil være et Budget, der angiver dine oprindelige omkostninger. Du vil bruge dette som grundlag for:

  • afslutning af din forretningssag og investeringsvurdering
    (for mere information, se linkene i den orange boks ovenfor)
  • bestemmelse af dit finansieringsbehov
  • vindende godkendelse
  • indramning af eventuelle kontraktforhandlinger
  • styring af omkostninger
  • rapportering om omkostningsstyring
  • bestemmelse af succesforanstaltninger for dit projekt efter afslutning

estimering og budgettering udføres bedst opgave for opgave. For hver opgave skal du oprette et skøn og derefter et budgettal for hver omkostningsklasse.

så du skal bruge et gitter (regneark som f.eks.

vejledende projekt Budget regneark

tag et kig på vores artikel: 3 måder at producere dit næste projekt Budget.

opgaver

den bedste kilde til din opgaveliste er din arbejdsopdelingsstruktur*. Ved at tilføje omkostninger til hver opgave opretter du en Omkostningsopdelingsstruktur.

fordelen ved denne tilgang er, at når du går ind i leveringsfasen, vil du være i stand til at spore udgifter efter opgave og sammenligne det direkte med budgettet.

* Bemærk, at jeg lærte min projektledelse i Storbritannien. Her indeholder et arbejdsprogram ‘arbejde’ – det vil sige opgaver eller aktiviteter. I USA, for eksempel, en VBS nedbryder arbejdet i produkter. Denne tilgang vil også fungere som grundlag for dit budget, men er mere kompleks, da mange opgaver ofte bidrager til levering af et eller flere produkter. Så denne tilgang kræver ofte både aggregering af opgaveomkostninger til produktniveau og opdeling af akkumulerede omkostninger mellem flere opgaver.

forholdet mellem produkter og opgaver

kategorier af omkostninger

typiske kategorier af omkostninger inkluderer:

  • tid omkostninger til:
    • entreprenører og konsulenter på timepriser
    • organisationens personale, hvis du har brug for at redegøre for det (det er klogt at)
  • materialeomkostninger
    disse udtrykkes normalt som en enhedsomkostning ganget med antallet af enheder
  • leje-og leasingomkostninger til udstyr og undertiden faciliteter
  • andre direkte omkostninger, såsom:
    • rejse
    • udskrivning
    • indkøb af udstyr
  • skatter på varer og tjenester, der muligvis ikke kan inddrives direkte, eller for hvilke der kan være en betydelig forsinkelse (f. eks. fra andre internationale handelsblokke)

indirekte omkostninger

du skal muligvis også medtage indirekte omkostninger, der kun delvist kan tilskrives et specifikt projekt. Almindelige eksempler inkluderer:

  • omkostninger til lokaler
  • programmellicenser
  • kontorudstyr
  • teleafgifter
  • forsikringer
  • bankomkostninger
  • generelle administrative omkostninger

usikkerheder at overveje

når du udarbejder dine estimater og budget, vil der være mange usikkerheder. Vigtige at huske inkluderer:

  • inflations-og materialeomkostningsændringer
    …især på internationalt handlede råvarer som jern og stål
  • valutakurser
    …hvis du køber varer og tjenester fra udlandet
  • væsentlige risici
    …som vejr, begivenheder, politiske
  • tid og materialer (T&M) kontrakter har store risici, og usikkerheder i forhold til kontrakter med faste omkostninger. Tag et kig på vores korte video: en fast pris kontrakt for dit projekt: Fordele og ulemper

dit svar på disse typer usikkerhed er at tilføje beredskabsbeløb til dit budget. PMBOK-guiden kalder dette ‘reserver’.

projektindkøb

et vigtigt element i projektomkostningerne kommer altid fra indkøbte materialer, aktiver, Personale og tjenester. Så en tæt allieret disciplin til Projektomkostningsstyring er Projektindkøbsstyring.

faktisk er dette en anden af de 10 viden Aress i den 6.udgave af PMBOK Guide. Så, selvfølgelig, vi har en af vores store guider til dig:

  • projekt Procurement Management

og tag også et kig på vores video, en fast pris kontrakt for dit projekt: fordele og ulemper.

styring af projektudgifter

PMI ‘ s PMBOK-Guide er svag med hensyn til styring overalt. Så det er ikke overraskende, at det ikke har noget (som jeg kan finde) at sige om styringen af Projektomkostningsstyring.

Ooops!

men som altid har den britiske regerings PRINCE2-metode regeringsførelse som en nøglestyrke og peger os i den rigtige retning.

finansiel gennemgang

det er klart, at din Projektbestyrelse og Sponsor har en afgørende rolle at spille i tilsynet med dine udgifter. Det bør være på Projektstyrelsens stående dagsorden at gennemgå budgetrapportering, og jeg går ind for at sikre, at et medlem af Projektstyrelsen har tilstrækkelige økonomiske færdigheder til kompetent at overvåge og rådgive bestyrelsesmedlemmer om den økonomiske situation. For et væsentligt projekt (hvad angår udgifter, profil eller risiko) foreslår jeg, at dette skal være en person med en økonomisk kvalifikation.

Senior Financial Officer rolle

nogle britiske regeringsprojekter udnævner en Senior Finance Officer (SFO) til de største projekter. Disse udfører det samme niveau af tilsyn og har samme niveau af ansvarlighed som den højtstående ansvarlige Officer (SRO – bredt, Sponsor), men inden for projektets økonomi. I andre modeller er SFO en rådgiver til støtte for SRO. Jeg anbefaler, at du nøje overvejer denne slags model. Især hvis dit projekt har en stor udgift og betydelig risiko eller profil.

Bemærk, at SFO-rollen ikke udtrykkeligt er nævnt i PRINCE2-publikationer.

Stage Gates

det andet enormt værdifulde bidrag til finansiel styring, som PRINCE2 mandater, er gennem Portens gennemgangsproces. Dette bruges også i ikke-PRINCE2-projekter, så det er værd at overveje.

her kan du linke Stage-Gate-processen direkte til frigivelse af finansiering til projektet. Trancher af budgetteret finansiering kan kun frigives til udgifter til vellykket gennemførelse af en stage-gate-gennemgang og godkendelse af gennemgangsteamet eller Projektstyrelsen. Du finder ud af, at vi har en artikel i fuld længde om projektfasen-Gate – processen-og hvorfor det vil gøre dig til en bedre projektleder.

overvågning og kontrol af udgifter

dette er dine aktiviteter for at holde dit projekt på budgettet.

overvågning

sporing faktiske udgifter mod dit budget. Ideelt set skal du gøre dette så tæt på realtid som muligt. Jo mere dit projekt bruger, jo oftere skal du overvåge.

kontrol

at foretage korrigerende handlinger er, at udgifterne ser ud til at overstige budgettet eller allerede har gjort det.

overvågnings-og kontrolværktøjer

for de fleste små projekter, hvis jeg er ærlig, vil et regneark gøre! Men denne tilgang er fyldt med risici. Hvis du leder et større projekt, har du brug for et værktøj bygget til jobbet.

denne type værktøj kaldes et Projektstyringsinformationssystem (eller PMIS – pas på, hvordan du siger det!). Der er mange sorter.

  • stand alone økonomistyringsværktøjer, bygget til projektmiljøet
  • projektledelsestillæg til enterprise financial management tools (som Oracle, Sage eller SAP)
  • omfattende Projektplanlægnings-og overvågningsværktøjer, der kan håndtere projektets økonomiske rapportering

hvad en PMI ‘ er skal gøre

det er måde (måde, måde) uden for rammerne af denne artikel for at gennemgå mulighederne derude. Men til projektomkostningsstyring har du brug for et værktøj, der kan:

  • Saml
  • Optag
  • Gem sikkert
  • collate
  • analyser
  • til stede
  • forbered rapporter om

alle dine økonomiske data. Og ideelt set vil det være let at bruge og integrere godt med andre vigtige projektstyringssystemer og processer, du bruger.

Earned Value Management (EVM)

et andet emne, der ligger uden for denne artikels anvendelsesområde, er Earned Value Management (EVM) – undertiden kendt som EVA (Earned Value Analysis). Dette er en kraftfuld værktøjskasse til at analysere budget og tidsplan ydeevne, og deres afvigelser mod hinanden. Det giver dig også mulighed for at projicere tendenser og beregne prognoser til færdiggørelse.

For flere detaljer om Earned Value management, har vi dig dækket med vores Earned Value Primer: det grundlæggende i EVM. Dette dækker praksis med at bruge Earned Value Analysis (EVA) på dit projekt og alle de matematiske formler, du skal vide.

TCPI

et særligt udbredt tal er det komplette præstationsindeks (TCPI). Dette er et mål for, hvordan det resterende budget i forhold til det arbejde, du stadig skal gøre. Et tal større end 1 betyder, at du har mere budget, end du forventede at have brug for, da du forberedte dit budget. Hvis det er mindre end en, skal du skabe besparelser ved at arbejde mere effektivt eller økonomisk, end du planlagde.

trendanalyse og prognoser til færdiggørelse

uanset hvilken metode du bruger, skal du muligvis udarbejde en vurdering af dine udgifter gennem tiden. Dette vil give dig en tendens, hvorfra du bliver nødt til at forudsige out-turn udgifter. Hvis dine anslåede omkostninger ved afslutningen overstiger dit budget, har du to valgmuligheder:

  1. afhjælpende foranstaltninger for at afhjælpe dit overforbrug
  2. søger godkendelse til en budgetforlængelse

hvad hvis din prognose overstiger budgettet, men stadig er inden for din beredskab?

derfor har du brug for en Projektomkostningsplan og god regeringsførelse. Din plan skal give dig svaret på dette spørgsmål. I det mindste siger jeg altid, at du skal underrette din sponsor og bestyrelse, hvis dette er tilfældet.

rapportering

rapportering er et vigtigt supplement til din skærm-og kontrolproces. Du skal rapportere om:

  1. budgetresultater (undertiden under nøgleoverskrifter eller arbejdsstrømme)
  2. prognoser, der informerer bestyrelsens beslutningstagning

vi har også skrevet en kronik om rapportering, der sætter din budgetrapportering i en bredere sammenhæng samt viser, hvorfor det er så vigtigt.

skift sker: at reagere på virkeligheden

som projektledere forventer vi, at alt går perfekt glat!

beklager, jeg skriver det igen…

som erfarne projektledere forventer vi aldrig, at alt går helt glat!

så du bliver nødt til at foretage en række opdateringer til projektdokumentation og kontrolværktøjer i hele projektets livscyklus.

almindelige opdateringer, der stammer fra overvågning af dine projektomkostninger, inkluderer:

  • dit budget, plan og basislinjer
  • Risici, problemer og uforudsete
  • erfaringer

Skift kontrol

behovet for at foretage ændringer vil skabe et behov for at justere dit budget og prognoser. Så din Ændringskontrolproces bliver nødt til at integrere fuldt ud med din projektomkostningskontrol. Vi har skrevet en anden af vores kæmpe guider om Forandringskontrol.

skræddersy din Projektomkostningsstyringsproces

endelig, når vi begynder at løbe tør for plads (kan du gøre det på en hjemmeside? … Ed), vil jeg kort tage fat på behovet for at skræddersy din projektomkostningsstyringsmetode til arten af dit specifikke projekt.

hvor stort er dit projekt?

skaler altid din omkostningsstyringsproces, så den passer til projektets omfang og risiko. Mange af værktøjerne og metoderne er irrelevante for små projekter. Men ligeledes, for de største projekter, skal du avancerede værktøjer til at give dig nogen chance for at holde styr på dit projekt udgifter. Og de bliver nødt til at være robuste nok til at give kvaliteten af revisionssporet, som dine finansafdelingsmandater har.

hvilken tilgang tager du til dit projekt?

jeg har skrevet meget af denne artikel for at antage, at dit projekt vil tage en forudsigelig eller planlagt tilgang. Men hvad nu hvis du skal bruge en adaptiv (smidig) metode?

her vil du have en mere lys-touch estimeringsproces. Du kan ikke opgive at estimere helt. Det ville gøre det umuligt for sponsororganisationen at træffe en robust beslutning. Men du kan bruge tilgange på højt niveau til at foretage ‘størrelsesordensestimater’ som grundlag for informeret beslutningstagning.

senere kan du derefter foretage mere detaljerede estimater ved hver iteration for at udnytte de større niveauer af sikkerhed over kortsigtede planlægningshorisonter.

For mere om sammenligningen mellem traditionel forudsigelig projektledelse og moreadaptive Agile tilgange, se vores artikel: Agile vs vandfald: hvilken er den rigtige til dit projekt?. Dette dækker også, når hver er passende.

Hvad er din oplevelse af Projektomkostningsstyring?

lad mig vide dine oplevelser, dine yndlingsværktøjer eller eventuelle spørgsmål, du har. Jeg vil svare på eventuelle kommentarer nedenfor.

mere Information om relaterede emner

Projektomkostningsstyring er et af de mere matematisk intense aspekter af Projektledelse. Uanset om du studerer til en formel PM-eksamen, eller bare vil være sikker på, at du kender alle de formler, vi ofte bruger, se på:

  • PM-formler: forstå matematikken i projektledelse

hvis du vil have nogle tip til god PM-omkostningskontrol, vil du kunne lide vores video:

  • Projektøkonomisk styring – 5 tip til god omkostningskontrol

og endelig er der to former for omkostninger, som folk ofte spørger mig om. I disse to videoer svarer jeg på spørgsmålet, Hvad er…

  • Mulighedsomkostninger?
  • Sunket Omkostninger? … og den sunkne Omkostningsfejl?
Ligesom Lastning…

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.