7 jednoduchých tipů, jak odmítnout vaši kancelář

v mnoha kancelářích, čím jste rušnější, tím je vaše pracovní prostředí přeplněné a méně produktivní. Pro zvýšení efektivity je důležité integrovat systém, který zajistí, že vaše kancelářské prostory zůstanou nepřehledné. Může se to zdát jako jednoduchý úkol, ale když jste každý den ve své kanceláři, můžete si zvyknout a téměř imunní na nepořádek. To může následně způsobit organizační problémy, aniž by si to uvědomilo. Použití organizačních systémů může mít přímou korelaci s produktivitou, ať už se týká udržování kanceláře v čistotě, nebo jako při vytváření dokonalého distribučního procesu.

proč byste měli odmítnout

takže kromě udržování kanceláře čisté a uklizené, jaké jsou výhody udržování vaší kanceláře bez nepořádku?

Zvýšená produktivita – čím méně času strávíte hledáním objektů a konkrétních dokumentů, tím více času můžete věnovat své práci. Vyhledávání dokumentů v cloudu vám také může poskytnout větší kontrolu a přístup k dokumentům při zachování čistoty vaší kanceláře.

klid mysli-nepořádek neovlivňuje jen váš fyzický prostor,ale také váš duševní prostor. Jinými slovy, když je vaše mysl znepokojena stavem vaší kanceláře, máte tendenci být rozptýleni a postrádat potřebné zaměření a soustředění. Přeplněná kancelář bývá reprezentativní pro stav mysli pracovníka.

zastoupení značky – pokud jste vešli do kanceláře klienta a zjistili, že je neuspořádaná, co byste si mysleli? Pravděpodobně byste toto prostředí promítli do toho, jak klient zachází s obchodem. Totéž platí pro vaši vlastní značku. Udržování čistého kancelářského prostoru nebo coworkingového prostoru poskytuje nejen lepší zastoupení, ale je to také způsob, jak zůstat ohleduplný k prostoru a ostatním lidem, kteří ho sdílejí.

podívejme se na několik tipů, jak odmítnout kancelářské prostory a v důsledku toho se stát produktivnějšími.

1. Uchovávejte pouze věci, které potřebujete
2. Uspořádejte svou kancelář na základě praktičnosti
3. Seřadit podle zachovat, recyklovat/koše, a patří jinde
4. Získejte kabely pod kontrolou
5. Vyfoťte
6. Digitalizujte své poznámky a dokumenty
7. Rozvíjejte silnější organizační návyky

udržujte pouze věci, které potřebujete

spíše než se snažit činit individuální rozhodnutí o tom, co zachránit a zahodit, někdy je nejlepší se všeho zbavit a pak pomalu přidávat věci zpět, jak je požadujete. Přemýšlejte o tom jako o ploše počítače. Čím více aplikací nainstalujete, tím více zkratek se zobrazí na pozadí plochy. Teprve když odstraníte všechny tyto zkratky, uvědomíte si, jak málo z nich jste skutečně použili.

stejný princip platí pro vaše kancelářské prostory nebo domácí kancelář. Je velmi pravděpodobné, že ve vašem prostoru je mnoho položek,které se nedotkly měsíce, a přesto zabírají cenné nemovitosti a nepřidávají nic k vaší produktivitě. Tím, že se zbavíte všeho a poté přidáte věci zpět podle potřeby, můžete efektivněji a objektivněji udržet základní kancelářské potřeby. I když je tato metoda extrémní, je to vynikající způsob, jak identifikovat položky, které neslouží účelu nebo nebrání vaší produktivitě (i když vás nebudeme soudit za to, že si ponecháte několik položek ze sentimentálních důvodů).

podívejte se na toto video od organizující konzultantky Marie Kondo o tom, jak uspořádat svůj stůl.

uspořádejte svou kancelář na základě praktičnosti

jakmile snížíte nepořádek podle metody start from scratch, dalším krokem je uspořádání zbývajících položek v pracovním prostoru podle toho, jak je pravidelně používáte. Můžete použít plnicí pero na denní bázi, ale pravděpodobně konzultovat lidské zdroje manuál jednou za šest měsíců.

Chcete-li zlepšit pracovní postup, umístěte nejčastěji používané položky do horních zásuvek (jako jsou nabíječky a notebooky), kde je přístup rychlý a snadný. Mějte pera a tužky v šálku poblíž a další zásoby (jako jsou sluchátka, sponky, gumové pásky) ukládejte do spodních zásuvek. Uspořádejte zbytek kanceláře podobně, aby vaše nejméně používané položky byly nejdále. Tento jednoduchý systém zvýší produktivitu a zajistí, že vaše nejčastěji používané věci jsou vždy blízko, zatímco vaše další osobní věci mohou být zastrčeny a mimo váš stůl.

Seřadit podle keep, recycle / trash, a patří jinam

Chcete-li rychlejší proces pro organizaci své zásoby a věci, vytvořit tři krabice nebo tašky: udržet, recyklovat nebo zlikvidovat, a umístit někam jinam. Měli byste být schopni najít místo pro všechno. Dokonce i ti, kteří jsou sentimentální a mají tendenci držet se určitých objektů, mohou najít nové místo pro své předměty a stále se jim podaří odstranit nepořádek z kanceláře. Zvažte také, které předměty můžete recyklovat (papíry a plasty) a které můžete zahodit (prázdné lahve, letáky a letáky).

získejte kabely pod kontrolou

z nabíječek telefonů a notebooků na kabely HDMI a hardwarové klíče pro sluchátka se počet kabelů v každé kanceláři exponenciálně násobí. Ať už jsou tyto kabely nahoře nebo pod stolem, může to být nekonečná bitva o udržení těchto kabelů pod kontrolou. Někteří lidé se rozhodnou tento problém ignorovat, ale když se objeví problém s některou z vaší elektroniky, tento nedostatek organizace může způsobit značné zpoždění při identifikaci a opravě problému.

vynikajícím řešením tohoto problému je investovat do systému označování Dymo a poté označit každý kabel při jeho instalaci ve vaší kanceláři. Dalším krokem je pak investovat do systému Cablox, který dokáže rychle a snadno uspořádat vaše kabely a pak možná, stejně důležité, zajistit, aby zůstaly organizované čisté a uklizené vpřed. Pokud chcete být kreativní a ušetřit peníze, můžete také vytvářet štítky a organizační boxy pomocí filmových obalů, držáků papíru, krabic od bot a dalších předmětů pro domácnost.

Pořiďte fotografii (můžete být šokováni)

už jste někdy navštívili jiné kanceláře a všimli jste si nepořádku, o kterém váš kolega blaženě neví? Totéž pravděpodobně platí o vaší kanceláři. Vaši návštěvníci vidí vaši kancelář s novou perspektivou a více pozorují nepořádek ve vaší kanceláři, který si možná ani nevšimnete.

skvělý způsob testování této synopse je pořídit fotografii vaší kanceláře ze dveří. To vám umožní vidět vaše pracovní prostředí ve stejném světle jako vaši hosté, takže vás výsledek šokuje. Pokud máte potíže s nalezením nepořádku, zkuste fotografovat z různých úhlů. Fotografie poskytují zcela jinou perspektivu, a potenciální problémy by mohly vyskočit z obrázku, což vám pomůže rychle identifikovat oblasti, které je třeba vyčistit.

digitalizujte své poznámky a dokumenty

většina vašich nepořádků je pravděpodobně papírová: dokumenty, vizitky, rychlé poznámky, poznámky ke schůzkám a další. Problém je v tom, že tyto nejen zabírají místo, ale většina z těchto dokumentů není něco, na co se pravidelně díváte. Místo toho, aby je kolem na off-šance budete potřebovat jeden den, digitalizovat dokumenty tím, že vytvoří elektronické kopie, a to buď jejich skenování nebo psaní ven místo.

na vašem smartphonu je k dispozici řada aplikací, které mohou rychle a snadno skenovat dokumenty a ukládat požadované údaje do telefonu. Pořiďte fotografie základních dokumentů, které nemůžete riskovat, a poté papírové verze zlikvidujte nebo recyklujte. Můžete také přepnout na jiné notetaking aplikace, jako je Evernote, Dokumenty Google, Google Keep (poznámka), a poznámky aplikace na iOS a Android telefony. Tyto aplikace umožňují nejen digitalizovat poznámky, ale synchronizovat je na více zařízeních prostřednictvím cloudu. Pokud máte na stole stovky vizitek, pořizujte fotografie nebo přidejte lidi jako kontakty,pak je vyhoďte. Jednou z výhod digitalizace dokumentů je, že je můžete rychle a pohodlně prohledávat.

rozvíjejte silnější organizační návyky

největší změnou, kterou můžete uzákonit, abyste zůstali bez nepořádku, je vyvinout nový zvyk čistoty a organizace. Kdykoli je do kanceláře zaveden nový objekt,například kus pošty nebo Nový dokument, rozhodněte se, co s ním plánujete v tu chvíli nebo alespoň před koncem dne. Znovu se podívejte na myšlenku keep, trash/recycle nebo place jinde a zjistěte, kam dokument umístit. Prevence nepořádku je nejlepší způsob, jak udržet vaši kancelář v čistotě.

ve společnosti Novel Coworking se zaměřujeme na poskytování nejlepších zařízení, která podnikům umožní růst, rozšiřovat a rozvíjet jejich organizaci. Neustále hledáme řešení pro zvýšení efektivity a zvýšení produktivity. Pokud jste odhodláni rozvíjet své podnikání a hledat inovativní nápady, Udržujte krok s naším blogem pro týdenní obchodní tipy & inspirace.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.