Řízení nákladů na projekt: co potřebujete vědět a dělat

řízení nákladů na projekt často lidi odkládá. Je to komplikované a má mystický vzduch matematické magie a kouzel. Ale je tu jen málo sponzora projektu, váš klient, nebo jejich finanční ředitel se stará o více než váš rozpočet a jak úzce se ho můžete držet.

překročení nákladů projektu je běžné.

ale to není důvod k defeatistickému postoji.

č. Místo toho musíte jednat s odhodláním porozumět řízení nákladů projektu a implementovat všechny nástroje, které máte k dispozici, abyste mohli kontrolovat náklady a přinést své výdaje do rozpočtu.

pokud je řízení nákladů projektu nezbytné

, víme, že projekty mají různé priority – nejlépe pochopitelné prostřednictvím železného trojúhelníku času, nákladů a kvality. Některé projekty jsou o tom, jak dosáhnout absolutního souboru standardů kvality. A jiní mají naprosto pevný termín, díky kterému je plán jejich základní prioritou.

ale u některých projektů se kvalita může trochu ohýbat a časové lhůty mohou sklouznout, pokud musí. Co není obchodovatelné, je rozpočet. Jakmile je nastavena, musíte ji respektovat a doručit ji.

takže v tomto článku se podíváme na:

  • co je řízení nákladů projektu
  • váš „plán řízení nákladů projektu“
  • stanovení nákladů-procesy odhadu a rozpočtování
  • úvahy o správě nákladů projektu
  • monitorování a řízení výdajů projektu
  • přizpůsobení procesu řízení nákladů projektu

takže si nastavte. Musíme toho hodně pokrýt.

TL;Místo toho se podívejte na Video

co je řízení nákladů projektu?

řízení nákladů projektu

řízení nákladů projektu je proces, který má dvě základní složky:

  1. odhad a plánování nákladů a vytvoření rozpočtu projektu z nich
  2. monitorování a kontrola výdajů projektu, aby se dodržel váš rozpočet

tyto komponenty se objevují v jakékoli metodice nebo přístupu, který si vyberete pro svůj projekt. Rozsah, v jakém je použijete, se však může lišit. Například mnoho agilních přístupů k řízení projektů používá k odhadu a plánování nákladů velmi „lehký“ přístup.

všechny hlavní přístupy projektového řízení by měly řešit řízení nákladů projektu

Projektový management Institute (PMI) Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guide) má již dlouho řízení nákladů projektu jako jednu ze svých deseti oblastí znalostí (nebo KAs). Byl to jeden z původních 9 KAs v prvním vydání. To se může změnit zveřejněním 7. vydání příručky PMBOK.

7. vydání APM Body Of Knowledge je spíše ukazatelem toho, co se musíte naučit, než referenčním zdrojem. V oddíle 4.8.2 však najdeme plánování nákladů. APMBoK však do značné míry přeskočí celé téma kontroly nákladů – s výjimkou přechodného odkazu na správu získaných hodnot (EVM). Více o EVM později.

se silným zaměřením na řízení projektů považuji PRINCE2 za šokující a žalostně lehké na téma Řízení nákladů. Objevuje se v průvodci prvním ze 7 témat PRNCE2: obchodní případ. PRINCE2 však nemá co říci o tom, jak provádět finanční a nákladové řízení. To je dokonce do té míry, že chybí glosář!

existuje několik způsobů, jak si myslím, že průvodce PMBOK vyniká nad podobnými metodickými průvodci. To je však jedno. A doufám, že PMI najde způsob, jak si zachovat veškerý dobrý obsah, když se otočí k tomu, co očekávám, že bude radikálně odlišný PMBOK 7.

PMBOK 6 rozděluje řízení nákladů projektu do čtyř procesů

6. vydání příručky PMBOK má 4 procesy v oblasti znalostí řízení nákladů projektu.

  1. plán řízení nákladů
    na který se podíváme dále
  2. odhad nákladů
    na který se podíváme společně s…
  3. Určete rozpočet
  4. kontrolní náklady
    které ve skutečnosti pokrývají monitorování, řízení, vykazování a reakci na odchylky nákladů a problémy, které s nimi souvisejí

považuji řízení nákladů projektu za hlavní proces, který byste dokumentovali v tomto článku.plán řízení nákladů projektu. To stanoví „pravidla silničního provozu“ pro to, jak budete vytvářet a spravovat náklady na projekt. Je to jeden ze dvou primárních kontrolních dokumentů pro finanční aspekty vašeho projektu – vedle vašeho obchodního případu. Máme také velkého průvodce obchodním případem projektu.

váš plán řízení nákladů projektu

pokud váš projekt utratí značné množství peněz někoho jiného, musíte prokázat, že můžete:

  • dejte jim jasnou představu o tom, kolik potřebují, aby se zavázaly
  • kontrolovat, kolik z jejich peněz utratíte
  • účet pro tyto výdaje

váš plán řízení nákladů projektu stanoví vše, co se. Můžete to považovat buď za součást plánu řízení projektu, nebo za přidružený dokument. Ať tak či onak, musíte zajistit, aby se všechny aspekty dobře integrovaly a byly zcela konzistentní.

co zahrnout do plánu řízení nákladů projektu

zde jsou některé z věcí, které je třeba zahrnout:

rozpočtování a odhadování

výstup z tohoto plánu je nákladový plán. Toto je finanční doplněk vašeho plánu projektu.

  1. základní měřitelné veličiny, které budete používat k rozpočtu a sledování nákladů mezi ně patří:
    1. hotovost
    2. čas pro lidi
    3. váhy, délky, plochy a objemy pro materiály
  2. základ pro to, jak odhadnete různé aspekty nákladů. To musí zahrnovat:
    1. kolik přesnosti potřebujete
      viz část o přizpůsobení procesu řízení nákladů projektu níže)
    2. velikost vašich rozsahů odhadů
      jednobodové odhady jsou špatnou praxí u velkých projektů)
    3. úrovně spolehlivosti
      tyto budou odkazovat na to, jak široké jsou vaše rozsahy
    4. možná i úrovně přesnosti,s jakou vyjádříte své odhady.
  3. bankovní, výpůjční a devizové (forex) politiky a procesy
  4. jak bude projekt financován a mechanismus pro vyžádání a čerpání finančních prostředků

monitorování a kontrola

výstupem z toho je soubor procesů a postupů, jak se budete držet svého rozpočtu-nebo obnovit situaci v případě tlaku na váš rozpočet.

  1. jak budete sledovat své výdaje
  2. úroveň rozptylu (nebo odchylka od základního rozpočtu-příručka PMBOK označuje tyto hodnoty jako „kontrolní prahové hodnoty „nebo“ prahové hodnoty rozptylu“), které povolíte před:
    1. hlášení odchylky
    2. přijetí nápravných opatření
  3. jak plánujete měřit úrovně výkonu projektu
  4. váš proces podávání zpráv-kdy, jak často, komu a v jakém formátu

cokoli jiného …

budete také chtít přidat cokoli jiného vaše kancelář pro řízení projektů (PMO), vaše Projektová Rada nebo Váš sponzor projektu vás požádá o zahrnutí

stanovení vašich nákladů: odhad a rozpočtování

příručka PMBOK má dva procesy:

  1. odhad nákladů
  2. Určete rozpočet

ale ty jsou tak hluboce propletené, že je raději přemýšlím společně. Není vždy jasné, jak přidělit nástroj nebo metodu jednomu nebo druhému z těchto procesů.

šťastně, již jsme zveřejnili další z našich velkých průvodců o odhadu: je to velké a důležité téma. Podívejte se na to: odhad projektu: zvládněte Nástroje a techniky.

mohlo by se vám také líbit:

  • 3 způsoby, jak vytvořit svůj další rozpočet projektu
  • vše, co potřebujete vědět o projektu Business Case

a následující videa:

  • jak odhadnout náklady na projekt
  • tlak na snížení rozpočtu projektu
  • obchodní případ projektu: napište efektivní návrh projektu

proč potřebujete rozpočet

výsledkem odhadu a rozpočtování bude rozpočet, který stanoví vaše základní náklady. Použijete to jako základ pro:

  • dokončení vašeho obchodního případu a hodnocení investic
    (pro více informací viz odkazy v oranžovém rámečku výše)
  • určení vašeho požadavku na financování
  • získání schválení
  • rámování jakýchkoli smluvních jednání
  • řízení nákladů
  • podávání zpráv o řízení nákladů
  • stanovení úspěšnosti vašeho projektu Po dokončení

odhad a rozpočtování se nejlépe provádí úkol po úkolu. Pro každý úkol vytvořte odhad a poté rozpočet pro každou třídu nákladů.

takže budete potřebovat mřížku (tabulky jako Excel, čísla nebo Tabulky Google jsou perfektní) se seznamem úkolů po boku a seznamem kategorií nákladů nahoře.

orientační rozpočet projektu tabulka

podívejte se na náš článek: 3 způsoby, jak vytvořit svůj další rozpočet projektu.

úkoly

nejlepším zdrojem vašeho seznamu úkolů je struktura rozdělení práce* (WBS). Přidáním nákladů ke každému úkolu vytvoříte strukturu členění nákladů.

výhodou tohoto přístupu je, že jakmile se přesunete do fáze dodání, budete moci sledovat výdaje podle úkolu a porovnat je přímo s rozpočtem.

* Všimněte si, že jsem se naučil řízení projektů ve Velké Británii. Zde WBS obsahuje “ práci – – to jsou úkoly nebo činnosti. Například v USA WBS rozděluje práci na produkty. Tento přístup bude také fungovat jako základ vašeho rozpočtu, ale je složitější, protože často mnoho úkolů přispívá k dodání jednoho nebo více produktů. Tento přístup tedy často vyžaduje jak agregaci nákladů na úkol na úroveň produktu, tak rozdělení nahromaděných nákladů mezi více úkolů.

vztah produktů a úkolů

kategorie nákladů

mezi typické kategorie nákladů patří:

  • časové náklady na:
    • dodavatelé a konzultanti za hodinové sazby
    • zaměstnanci organizace, pokud to potřebujete vysvětlit (je moudré)
  • náklady na materiál
    obvykle se vyjadřují jako jednotkové náklady vynásobené počtem jednotek
  • náklady na pronájem a pronájem zařízení a někdy i zařízení
  • ostatní přímé náklady, jako například:
    • cestování
    • tisk
    • nákup zařízení
  • daně ze zboží a služeb, které nemusí být přímo nárokovatelné nebo u nichž může dojít k podstatnému zpoždění (například z jiných mezinárodních obchodních bloků)

nepřímé náklady

možná budete muset zahrnout i nepřímé náklady, které lze pouze částečně připsat konkrétnímu projektu. Mezi běžné zkoušky patří:

  • náklady na prostory
  • softwarové licence
  • kancelářské vybavení
  • telekomunikační poplatky
  • pojištění
  • bankovní náklady
  • obecné administrativní náklady

nejistoty při přípravě odhadů a rozpočtu bude spousta nejistot. Mezi důležité patří:

  • inflace a změny nákladů na materiály
    …zejména u mezinárodně obchodovaných komodit, jako je železo a ocel
  • devizové kurzy
    …pokud kupujete zboží a služby ze zahraničí
  • významná rizika
    …jako počasí, události, politické
  • Smlouvy o čase a materiálech (T&M) mají ve srovnání se smlouvami s pevnými náklady velké nejistoty. Podívejte se na naše krátké video: Smlouva o pevné ceně pro váš projekt: Klady a zápory

vaše odpověď na tyto typy nejistoty je přidat pohotovostní částky do vašeho rozpočtu. Průvodce PMBOK to nazývá „rezervami“.

zadávání zakázek na projekty

důležitým prvkem nákladů na projekt bude vždy nákup materiálů, aktiv, zaměstnanců a služeb. Takže úzce spjatá disciplína k řízení nákladů na projekt je řízení zakázek na projekt.

ve skutečnosti je to další z 10 znalostí Aress v 6. vydání průvodce PMBOK. Tak, samozřejmě, máme pro vás jednoho z našich velkých průvodců:

  • řízení zadávání zakázek na projekty

a podívejte se také na naše video, smlouvu s pevnou cenou pro váš projekt: klady a zápory.

Správa výdajů na projekt

příručka PMBOK PMI je v celém řízení slabá. Není tedy žádným překvapením, že nemá co (co najdu) říci o řízení nákladů projektu.

Ooops!

ale jako vždy má metodika PRINCE2 vlády Spojeného království klíčovou sílu a ukazuje nás správným směrem.

Finanční přehled

je zřejmé, že Vaše Projektová Rada a sponzor hrají klíčovou roli při dohledu nad vašimi výdaji. Mělo by být na stálém programu projektové Rady přezkoumávat rozpočtové výkaznictví, a já podporuji zajištění toho, aby jeden člen projektové Rady měl dostatečné finanční dovednosti, aby mohl kompetentně sledovat a radit kolegům z Rady o finanční situaci. Pro podstatný projekt (pokud jde o výdaje, profil nebo riziko) navrhuji, aby to byl někdo s finanční kvalifikací.

role Senior Financial Officer

některé britské vládní projekty jmenují Senior Finance Officer (SFO) k největším projektům. Ty vykonávají stejnou úroveň dohledu a mají stejnou úroveň odpovědnosti jako vedoucí odpovědný úředník (sro – obecně, sponzor), ale v oblasti financí projektu. V jiných modelech je SFO poradcem pro podporu SRO. Doporučuji, abyste tyto druhy modelu pečlivě zvážili. Zvláště pokud má váš projekt velké výdaje a významné riziko nebo profil.

Všimněte si, že role SFO není výslovně uvedena v publikacích PRINCE2.

Fáze Gates

dalším nesmírně cenným příspěvkem k finanční správě, který PRINCE2 pověřuje, je proces kontroly brány. To se také používá v projektech jiných než PRINCE2, takže stojí za zvážení.

zde můžete propojit proces Fáze brány přímo s uvolněním financování projektu. Tranše rozpočtovaného financování mohou být uvolněny pouze na výdaje na úspěšné dokončení kontroly fáze brány, a schválení kontrolním týmem nebo projektovou Radou. Zjistíte, že máme celovečerní článek o fázi projektu-proces brány-a proč z vás udělá lepšího projektového manažera.

monitorování a kontrola výdajů

Jedná se o vaše aktivity, které udržují váš projekt v rozpočtu.

monitorování

sledování skutečných výdajů proti vašemu rozpočtu. V ideálním případě to udělejte co nejblíže v reálném čase. Čím více váš projekt utrácí, tím častěji je třeba sledovat.

kontrola

přijetí nápravných opatření je výdaj vypadá, že překročí rozpočet, nebo již tak učinil.

monitorovací a kontrolní nástroje

pro většinu malých projektů, pokud jsem upřímný, bude tabulka dělat! Tento přístup je však plný rizik. Pokud vedete větší projekt, potřebujete nástroj vytvořený pro tuto práci.

tento typ nástroje se nazývá informační systém řízení projektů (nebo PMI-pozor, jak to říkáte!). Existuje mnoho odrůd.

  • samostatné nástroje pro finanční řízení, postavené pro prostředí projektu
  • doplňky pro správu projektů k nástrojům pro finanční řízení podniku (jako Oracle, Sage nebo SAP)
  • komplexní nástroje pro plánování a monitorování projektů, které zvládnou finanční výkaznictví projektu

co musí PMI udělat

je to cesta (cesta, cesta) nad rámec tohoto článku, aby přezkoumala možnosti tam. Ale pro řízení nákladů na projekt potřebujete nástroj, který může:

  • shromážděte
  • záznam
  • bezpečně uložte
  • srovnejte
  • analyzujte
  • současnost
  • připravte zprávy o

všechny vaše finanční údaje. V ideálním případě bude snadné použití a integrace s dalšími základními systémy a procesy řízení projektů, které používáte.

Earned Value Management (EVM)

dalším tématem, které je mimo rozsah tohoto článku, je Earned Value Management (EVM) – někdy známý jako EVA (Earned Value Analysis). Jedná se o výkonnou sadu nástrojů pro analýzu výkonu rozpočtu a plánu a jejich odchylek proti sobě. To také umožňuje promítat trendy a vypočítat prognózy k dokončení.

pro více podrobností o řízení vydělané hodnoty, jsme vás pokryli naším primerem vydělané hodnoty: základy EVM. To se vztahuje na praxi pomocí vydělané hodnoty analýzy (EVA) na projektu, a všechny matematické vzorce, které budete potřebovat vědět.

Tcpi

jedním zvláště široce používaným údajem je index dokončení výkonu (TCPI). Toto je měřítko toho, jak zbývající rozpočet ve srovnání s prací, kterou ještě musíte udělat. Číslo větší než 1 bude znamenat, že máte větší rozpočet, než jste očekávali, že budete potřebovat, když jste připravili svůj rozpočet. Pokud je menší než jedna, budete muset vytvořit úspory tím, že budete pracovat efektivněji nebo ekonomičtěji, než jste plánovali.

analýza trendů a prognóza dokončení

bez ohledu na metodiku, kterou používáte, možná budete muset připravit hodnocení svých výdajů v čase. To vám dá trend, ze kterého budete muset předpovídat out-turn výdaje. Pokud vaše odhadované náklady na dokončení překročí váš rozpočet, máte dvě možnosti:

  1. nápravná opatření k nápravě vašich nadměrných výdajů
  2. hledání souhlasu s prodloužením rozpočtu

co když vaše prognóza překročí rozpočet, ale je stále v pohotovosti?

proto potřebujete plán řízení nákladů projektu a řádnou správu věcí veřejných. Váš plán by vám měl dát odpověď na tuto otázku. Přinejmenším, vždy říkám, že pokud tomu tak je, musíte informovat svého sponzora a Radu.

hlášení

hlášení je klíčovým doplňkem vašeho monitoru a řídicího procesu. Musíte podat zprávu o:

  1. výkon rozpočtu (někdy pod klíčovými nadpisy nebo workstreams)
  2. předpovědi, které budou informovat rozhodování Rady

napsali jsme také článek o reportingu, který nastaví vaše rozpočtové vykazování v širším kontextu a ukáže, proč je tak důležité.

Shift Happens: reagovat na realitu

jako projektoví manažeři očekáváme, že vše půjde dokonale hladce!

Promiňte, napíšu to znovu …

jako zkušení projektoví manažeři nikdy neočekáváme, že vše půjde dokonale hladce!

takže budete muset provést řadu aktualizací projektové dokumentace a kontrolních nástrojů během celého životního cyklu projektu.

mezi běžné aktualizace, které vycházejí z monitorování nákladů na projekt, patří:

  • váš rozpočet, plán a základní linie
  • rizika, problémy a nepředvídané události
  • poučení

řízení změn

potřeba provést změny vytvoří potřebu upravit váš rozpočet a prognózy. Proces řízení změn se tedy bude muset plně integrovat do řízení nákladů projektu. Napsali jsme další z našich obřích průvodců o kontrole změn.

přizpůsobení procesu řízení nákladů projektu

konečně, jak začneme vyčerpávat místo (můžete to udělat na webové stránce? … Ed), chci se stručně zabývat potřebou přizpůsobit přístup k řízení nákladů projektu povaze vašeho konkrétního projektu.

jak velký je váš projekt?

vždy škálujte svůj proces řízení nákladů tak, aby odpovídal rozsahu a riziku vašeho projektu. Mnoho nástrojů a metod je pro malé projekty irelevantní. Ale stejně tak pro největší projekty budete potřebovat sofistikované softwarové nástroje, které vám poskytnou jakoukoli šanci sledovat výdaje na váš projekt. A budou muset být dostatečně robustní, aby poskytly kvalitu auditní stopy, kterou pověřuje vaše finanční oddělení.

jaký přístup ke svému projektu přistupujete?

většinu tohoto článku jsem napsal, abych předpokládal, že váš projekt bude mít prediktivní nebo plánovaný přístup. Ale co když potřebujete použít adaptivní (agilní) metodiku?

zde budete chtít proces odhadu lehkým dotykem. Nemůžete úplně opustit odhad. To by znemožnilo sponzorující organizaci učinit robustní rozhodnutí. Můžete však použít přístupy na vysoké úrovni k vytváření „řádových odhadů“ jako základ informovaného rozhodování.

později pak můžete provést podrobnější odhady při každé iteraci, abyste využili větší úrovně jistoty v horizontech krátkodobého plánování.

další informace o srovnání mezi tradičním prediktivním řízením projektů a víceadaptivními agilními přístupy naleznete v našem článku: Agile vs Waterfall: který z nich je pro váš projekt vhodný?. To také zahrnuje, když je každý vhodný.

jaké jsou vaše zkušenosti s řízením nákladů projektu?

dejte mi vědět své zkušenosti, své oblíbené nástroje nebo jakékoli dotazy, které máte. Budu reagovat na jakékoli komentáře níže.

více informací o souvisejících tématech

řízení nákladů projektu je jedním z matematicky intenzivnějších aspektů projektového řízení. Ať už studujete na formální zkoušku PM, nebo si jen chcete být jisti, že znáte všechny vzorce, které běžně používáme, podívejte se na:

  • PM vzorce: porozumění matematice projektového řízení

pokud chcete nějaké tipy na dobrou kontrolu nákladů PM, bude se vám líbit naše video:

  • finanční řízení projektu – 5 tipů pro dobrou kontrolu nákladů

a konečně existují dvě formy nákladů, na které se mě lidé často ptají. V těchto dvou videích odpovídám na otázku, Co je…

  • náklady na příležitost?
  • Potopené Náklady? …a potopený klam nákladů?
Jako Načítání…

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.