7 Semplici consigli per Declutter Il vostro ufficio

In molti uffici, il più occupato si è, il più ingombra e meno produttivo il vostro ambiente di lavoro diventa. Al fine di migliorare l’efficienza, è fondamentale che si integra un sistema che assicura il vostro spazio ufficio rimane de-ingombra. Questo potrebbe sembrare un compito semplice, ma quando sei nel tuo ufficio ogni giorno puoi abituarti, e quasi immune, al disordine. Ciò può successivamente causare problemi organizzativi senza nemmeno rendersi conto della rapina. L’uso di sistemi organizzativi può avere una correlazione diretta con la produttività, sia che si applichi a mantenere pulito l’ufficio, sia che si tratti di creare il processo di distribuzione perfetto.

Perché dovresti Declutter

Quindi, oltre a mantenere un ufficio pulito e ordinato, quali sono i vantaggi di mantenere il tuo ufficio senza disordine?

Aumento della produttività: meno tempo dedichi a cercare oggetti e documenti specifici, più tempo puoi dedicare a concentrarti sul tuo lavoro. La ricerca dei tuoi documenti nel cloud può anche darti un maggiore controllo e accesso ai documenti mantenendo pulito il tuo ufficio.

Pace della mente – Il disordine non influisce solo sul tuo spazio fisico, ma anche sul tuo spazio mentale. In altre parole, quando la tua mente è preoccupata per lo stato del tuo ufficio, tendi ad essere distratto e non hai la concentrazione e la concentrazione necessarie. Un ufficio disordinato tende ad essere rappresentativo dello stato mentale di un lavoratore.

Rappresentazione del marchio – Se entrassi nell’ufficio di un cliente e lo trovassi disorganizzato, cosa penseresti? Probabilmente si proietta quell’ambiente su come il client gestisce il business. Lo stesso vale per il tuo marchio. Mantenere il vostro spazio ufficio o spazio di coworking pulito non solo dà una migliore rappresentazione, ma è anche un modo di rimanere rispettoso dello spazio e le altre persone che lo condividono.

Esaminiamo alcuni suggerimenti per decluttering il vostro spazio ufficio e, di conseguenza, diventando più produttivi.

1. Mantieni solo le cose di cui hai bisogno
2. Organizza il tuo ufficio in base alla praticità
3. Ordina per conservare, riciclare / cestino e appartiene altrove
4. Ottenere i cavi sotto controllo
5. Scattare una fotografia
6. Digitalizza note e documenti
7. Sviluppa abitudini organizzative più forti

Mantieni solo le cose di cui hai bisogno

Piuttosto che cercare di prendere decisioni individuali su cosa salvare e scartare, a volte è meglio sbarazzarsi di tutto e poi aggiungere lentamente le cose come le richiedi. Pensate a come il desktop del computer. Più applicazioni si installano, più scorciatoie vengono visualizzate sullo sfondo del desktop. È solo quando rimuovi tutte quelle scorciatoie che ti rendi conto di quanto pochi di loro hai effettivamente usato.

Questo stesso principio si applica al vostro spazio ufficio o home office. È altamente probabile che ci siano numerosi elementi nel tuo spazio che non sono stati toccati per mesi, eppure occupano preziosi immobili mentre non aggiungono nulla alla tua produttività. Da sbarazzarsi di tutto e poi aggiungere le cose di nuovo come richiesto, è possibile in modo più efficace e oggettivamente mantenere le forniture per ufficio essenziali. Anche se questo metodo è estremo, è un ottimo modo per identificare gli elementi che non servono a uno scopo o ostacolare la produttività (anche se non vi giudicheremo per mantenere alcuni elementi per motivi sentimentali).

Guarda questo video dal consulente organizzativo Marie Kondo su come organizzare la tua scrivania.

Organizza il tuo ufficio in base alla praticità

Una volta ridotto il disordine seguendo il metodo start from scratch, il passo successivo è organizzare gli elementi rimanenti nel tuo spazio di lavoro in ordine di frequenza con cui li usi. Si potrebbe utilizzare la penna stilografica su base giornaliera, ma probabilmente consultare il manuale delle risorse umane una volta ogni sei mesi.

Per migliorare il flusso di lavoro, posizionare gli oggetti più utilizzati nei cassetti della scrivania superiore (come caricabatterie e notebook), dove l’accesso è semplice e veloce. Avere penne e matite in una tazza nelle vicinanze e conservare altre forniture (come cuffie, graffette, elastici) nei cassetti inferiori. Disporre il resto dell’ufficio in modo simile, in modo che i tuoi oggetti meno utilizzati siano più lontani. Questo semplice sistema aumenterà la produttività e garantire che le cose più utilizzate sono sempre nelle vicinanze, mentre gli altri oggetti personali possono essere nascosto e fuori dalla scrivania.

Ordina per conservare, riciclare/cestino e appartiene altrove

Se si desidera un processo più veloce per organizzare le forniture e gli effetti personali, creare tre scatole o borse: conservare, riciclare o scartare e posizionare da qualche altra parte. Dovresti essere in grado di trovare un posto per tutto. Anche coloro che sono sentimentali e tendono a aggrapparsi a determinati oggetti possono trovare un nuovo posto per i loro oggetti e riescono comunque a rimuovere il disordine dall’ufficio. Considera anche quali oggetti puoi riciclare (carta e plastica) e quali puoi buttare via (bottiglie vuote, volantini e volantini).

Prendi i cavi sotto controllo

Dai caricabatterie per telefoni e laptop ai cavi HDMI e ai dongle per cuffie, il numero di cavi in ogni ufficio sembra moltiplicarsi in modo esponenziale. Se quei cavi sono in cima, o sotto la scrivania, può essere una battaglia senza fine per mantenere quei cavi sotto controllo. Alcune persone scelgono di ignorare questo problema, ma quando un problema si sviluppa con qualsiasi elettronica, questa mancanza di organizzazione può causare notevoli ritardi nell’identificazione e correzione del problema.

Un’ottima soluzione a questo problema è investire in un sistema di etichettatura Dymo e quindi etichettare ogni cavo mentre lo si installa nel proprio ufficio. Il passo successivo è quindi quello di investire in un sistema Cablox che può rapidamente e facilmente organizzare i cavi e poi forse, altrettanto importante, assicurarsi che rimangano organizzati in ordine e in ordine andando avanti. Se vuoi essere creativo e risparmiare denaro, puoi anche creare etichette e scatole di organizzazione utilizzando contenitori di film, supporti di carta, scatole di scarpe e altri articoli per la casa.

Scatta una fotografia (potresti essere scioccato)

Hai mai visitato altri uffici e notato un disordine di cui il tuo collega è beatamente all’oscuro? Lo stesso è probabilmente vero per il vostro ufficio. I tuoi visitatori vedono il tuo ufficio con una nuova prospettiva e sono più attenti al disordine nel tuo ufficio che potresti anche non notare.

Un ottimo modo per testare questa sinossi è quello di scattare una fotografia del vostro ufficio dalla porta. Ciò ti consentirà di vedere il tuo ambiente di lavoro nella stessa luce dei tuoi ospiti, lasciandoti scioccato dal risultato. Se hai problemi a trovare il disordine, prova a scattare foto da diverse angolazioni. Le fotografie offrono una prospettiva completamente diversa e potenziali problemi potrebbero uscire dall’immagine, aiutandoti a identificare rapidamente le aree che devono essere ripulite.

Digitalizza note e documenti

La maggior parte del tuo disordine è probabilmente cartaceo: documenti, biglietti da visita, note adesive, note di riunione e altro ancora. Il problema è che questi non solo occupano spazio, ma la maggior parte di questi documenti non sono qualcosa che si guarda su base regolare. Invece di tenerli in giro sulla remota possibilità che potrebbe essere necessario un giorno, digitalizzare i documenti con la creazione di copie elettroniche, sia da loro scansione o digitandoli invece.

Ci sono numerose applicazioni disponibili sullo smartphone che può rapidamente e facilmente la scansione di documenti e memorizzare i dettagli richiesti sul telefono. Scatta foto di documenti essenziali che non puoi rischiare di perdere, quindi scartare o riciclare le versioni cartacee. Puoi anche passare ad altre app notetaking, come Evernote, Google Docs, Google Keep (una nota) e le app notes sui telefoni iOS e Android. Queste applicazioni consentono non solo di digitalizzare le note, ma sincronizzarli su più dispositivi attraverso il cloud. Se si dispone di centinaia di biglietti da visita sul vostro spazio sulla scrivania, o scattare foto o aggiungere le persone come contatti, poi buttarli via. Uno dei vantaggi della digitalizzazione dei documenti è che è possibile cercare attraverso di loro in modo rapido e conveniente.

Sviluppa abitudini organizzative più forti

Il più grande cambiamento che puoi attuare per rimanere senza disordine è sviluppare una nuova abitudine di pulizia e organizzazione. Ogni volta che un nuovo oggetto viene introdotto in ufficio, come un pezzo di posta o un nuovo documento, decidere cosa si prevede di fare con esso in quel momento, o almeno prima della fine della giornata. Rivisitare l’idea conserva, cestino / ricicla o posiziona altrove per determinare dove posizionare il documento. Prevenire l’ingombro è il modo migliore per mantenere pulito il tuo ufficio.

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